Pomen standardov v poslovanju

Danes se podjetja, bolj kot kadarkoli poprej, srečujejo s temeljnimi spremembami v načinu dela. Digitalna preobrazba, big data, umetna inteligenca (AI) ter internet stvari (IoT) so samo nekatera nova področja, ki razširjajo obstoječe relativno dobro znane sisteme ERP, CRM, DMS , CMS idr.

 

Poslovne prakse in teorije vedno znova ocenjujejo in napovedujejo, kako naj podjetja preživijo na trgu, povečajo tržni delež, zmanjšajo stroške, izboljšajo kakovost izdelkov ali dosežejo konkurenčno prednost.

 

Svetovno gospodarstvo postaja realnost, izzivi standardizacije pa postajajo vedno bolj zapleteni. Standardi so ključni za preživetje v globalnem (digitalnem) gospodarstvu. Mednarodne pogodbe predstavljajo izziv globalnim igralcem. Standardizacija je lahko način za zmanjšanje trgovinskih ovir in uspešno konkuriranje z globalnimi akterji.

 

V tem uvodnem besedilu o standardih se bomo dotaknili njihove pomembnosti ter navedli, kateri in kako lahko pomagajo organizacijam.

Standardi. Odlična stvar. Vsak bi moral imeti svoje.

Kaj je standard?

 

Standard je bistven dokument, ki opisuje proces in način izvajanja določene poslovne dejavnosti (poslovni proces), osnovne značilnosti procesa in pričakovane rezultate le-tega.

Kateri standardi obstajajo?

 

V poslovanju je mnogo standardov. Standardi obstajajo za skoraj vsako dejavnost; lahko so notranji in zunanji.

Notranji standardi predstavljajo ustaljene delovne metode v podjetju, ki temeljijo na izkušnjah tega podjetja.

Zunanji standardi so tisti, ki jih določajo organizacije in neodvisni strokovnjaki na lokalni, nacionalni ali mednarodni ravni. Najbolj znana mednarodna organizacija za zunanje standarde je nedvomno ISO (www.iso.org).

 

Pomembni so notranji in zunanji standardi, v najslabšem primeru pa jih sploh ni

 

Nekatere standarde zagotovo poznate, delimo pa jih na:

• standarde, ki se nanašajo na izdelke in storitve (deklaracije, specifikacije proizvajalca, recepti, norme itd.);
• standarde upravljanja (upravljanje kakovosti ISO 9000, upravljanje neprekinjenega poslovanja itd.);
• varnostne standarde (ISO 27000 ipd.);
• osebni standardi in certifikati (certifikati PANTHEON ipd.);
• standarde gradnje za stavbe in sisteme, ki so vgrajeni v hiše, zgradbe ali druge gradbene objekte;
• ter mnoge druge.

 

Zakaj imamo standarde in na kakšen način pomagajo podjetjem?

Standardi služijo za opis, dokumentiranje, razlago in navedbo načinov, rezultatov in dejavnosti poslovnih dejavnosti. Standarde imamo tudi zato, da vsakemu novemu (ali trenutnemu) zaposlenemu pojasnijo, kako potekajo procesi v podjetju. Standardi služijo tudi pri določanju parametrov učinkovitosti (KPI) poslovnih procesov in produktov za spremljanje učinkovitosti procesa.

Standardi omogočajo vzpostavitev, spremljanje in optimizacijo poslovnih procesov. Podjetja imajo pogosto svoje notranje standarde, ki so še strožji od zunanjih mednarodnih ali nacionalnih standardov.

Standardi pomagajo izboljšati upravljanje podjetja, nadzirati kakovost (ISO 9000) in povečati varnost (ISO 27000).

 

Vloga informacijskega sistema v standardih?

Ko govorimo o standardih, govorimo o dokumentiranih, merljivih in obvladljivih poslovnih procesih. To pomeni, da potrebujem opis postopkov, podatke in informacije, poročila in meritve ter enostaven postopek odločanja, ki temelji na prej omenjenih elementih poslovanja.

Informacijski sistem kategorije ERP, kot je PANTHEON, pomaga podjetjem pri natančnem opredeljevanju, spremljanju in merjenju poslovnih procesov. Pomaga tudi pri shranjevanju podatkov in informacij na enem mestu ter poročanju in meritvah na podlagi teh podatkov.

Denimo, da je proces naročanja v našem podjetju standardiziran na naslednji način: naročnik pošlje povpraševanje ali zahtevek za ponudbo, nato prodajalec preveri razpoložljivost in cene ter pošlje predlog ponudbe kupcu, nakar kupec sprejme ponudbo za plačilo dogovorjenega zneska. Potem prodajalec pošlje dostavo v skladišče za dobavo blaga in blago se dostavi kupcu. Vse te dokumente (naročila, ponudbe, dobavnica, račun) lahko vključimo v proces naročanja in dobave ter jih zajamemo s poslovnim informacijskim sistemom. Dodatno pa smo naredili analizo oz. poročilo o naročilih in dostavi. Če standard (notranji ali zunanji) določa, da kupec ne sme čakati več kot en dan od zahteve za ponudbo, dokler ponudba ni predložena, lahko preko informacijskega sistema preverimo, ali se je to res zgodilo. Kadar stranka čaka več kot en dan, imamo neskladnost s standardom in lahko uvedemo korektivne ukrepe za odpravo te neskladnosti in izboljšanje učinkovitosti. Poleg tega je stranka, ki prejme ponudbo v manj kot enem dnevu, precej srečnejša in bolj zadovoljna kot tista, ki na ponudbo čaka več dni. Predstavljajte si, da ste v vlogi kupca in strinjali se boste, da čakanje na ponudbo ni preveč razburljiv del nakupa

 

Splošno uspešnost podjetja lahko precej povečamo z vnaprej definiranimi procesi, parametri učinkovitosti, meritvami in analitiko, s čimer lahko sprejemamo hitrejše in boljše poslovne odločitve.

Videti je, da je informacijski sistem zasnovan na podlagi standardov, kajne?

ERP pomaga pri “pretakanju” in “shranjevanju” znanja, ki je ponotranjeno pri ljudeh, ki vsakodnevno uporabljajo program. Standardi seveda dopolnjujejo in opisujejo, kar je že v ERP. In obratno – kar je v standardu, pripomore veliko, da ERP deluje na pravi način.

Razmislite o tem: ali res želite ohraniti vse procese, informacije in podatke zgolj na najbolj varnem mestu, v vaši glavi?

 

Ali res potrebujemo standarde?

Odgovor tukaj je precej preprost: da, seveda. Standardi so potrebni za vsako podjetje. Tudi za mikro podjetja. Vnaprej določen, dokumentiran način prihrani čas (in denar), tudi če se na prvi pogled ne zdi tako. Zapomnite si, koliko časa prihranimo, ko namesto pojasnila, kako je bilo nekaj storjeno, pošljemo dokument, v katerem je opisano vse.

In to seveda ni vse. Standardi povečujejo splošno uspešnost podjetja, povečajo zadovoljstvo strank, prihranijo čas in denar ter v končni fazi pomagajo učinkovitejše upravljanje družb.

Zaključna točka je preprosta: ali vaše podjetje lahko deluje brez ustaljenih postopkov poslovanja? Če je odgovor ne, je čas za standardizacijo.