Zakonsko skladna hramba poslovne dokumentacije

Podjetja pri poslovanju ustvarijo precej dokumentacije, pri čemer je treba posebno pozornost nameniti tudi njeni hrambi. Ali veste, da obstaja več različnih vrst dokumentacije ter da zakoni in predpisi narekujejo, koliko časa je treba hraniti določeno dokumentacijo?

Katero dokumentacijo je treba shranjevati in koliko časa predpisujejo naslednji zakoni:

• Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1);
• Pravilnik o izvajanju zakona na dodano vrednost;
• Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2);
• Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1);
• Slovenski računovodski standardi (SRS);
• Zakon o računovodstvu (ZR);

 

Poslovno in računovodsko dokumentacijo med letom običajno shranjuje računovodski servis, ki jo ob koncu obračunskega obdobja vrne podjetniku. Zato je pomembno, da vsak podjetnik ve in razume, koliko časa mora hraniti posamezno vrsto dokumentov.

Podjetja pri svojem poslovanju ustvarijo in prejmejo velike količine razne dokumentacije. Dokumenti se zbirajo na različnih mestih in zavzemajo nepotreben prostor v podjetju. Z njihovim iskanjem in hranjenjem pogosto porabimo preveč dragocenega časa in tvegamo izgubo podatkov. PANTHEON eDokumentacija je skladišče vse dokumentacije, ki se uporablja v podjetju. V dokumentacijo shranjujemo:

• prejeto in izdano pošto (skupaj s poštno knjigo),
• vso računovodsko dokumentacijo (kontne izpiske, zaključke let, opomine …),
• komercialno dokumentacijo (npr. pogodbe, anekse …),
• tehnično dokumentacijo (npr. navodila za uporabo, garancijske liste …).

Skratka, vanjo shranjujemo VSE dokumente, ki smo jih vlagali v fascikle ali pa so krožili po podjetju.

Celoten življenjski cikel dokumenta

Življenjski cikel dokumenta je zaporedje korakov, skozi katere gre dokument od nastanka do njegovega morebitnega arhiviranja ali uničenja. Življenjski cikel dokumenta se začne z nastankom dokumenta, ki ga moramo ustrezno zajeti v elektronsko obliko in hraniti v elektronski hrambi do njegovega konca. Življenjski cikel dokumenta se konča z uničenjem po preteku roka hrambe.

Ustrezni postopki v celotnem življenjskem ciklu dokumenta so pomemben del poslovanja, ki podjetju na najučinkovitejši možni način pomagajo pridobiti, organizirati, shraniti in dostaviti informacije, ki so ključne za poslovanje. Življenjski cikel dokumenta je pomemben tudi za upravljanje dokumentov podjetja ter za nadzor papirnih in elektronskih dokumentov, zato da jih je mogoče enostavno pridobiti v primeru revizije. Elektronska hramba vsebuje pravila, kako dolgo je treba dokumente hraniti, kje jih je treba shraniti, kako je mogoče slediti spremembam in kako jih je mogoče obnoviti v primeru katastrofe.

Prednosti eDokumentacije

Optimizacija poslovnih procesov

Enotno vodenje in uporaba eDokumentacije omogoča enkratni vnos dokumentov, njihovo klasifikacijo in urejanje po lastnostih in tipih ter nastavitve, kdo lahko dostopa do določenih dokumentov ter dokument tudi potrdi ali digitalno podpiše.

Večja preglednost in dostopnost

eDokumentacija je lahko dostopna kjerkoli in kadarkoli, kar je zlasti pomembno, kadar delate od doma ali kadar do enega dokumenta dostopa več zaposlenih.

Znižanje stroškov operativnega poslovanja

Elektronska hramba odpravlja veliko ročnega dela pri zajemu, iskanju in hrambi eDokumentov. Manj časa porabimo za iskanje dokumentov, odpravimo potrebo po fizičnem arhivu in posebnih prostorih, porabimo manj papirja.

Vse na enem mestu

V podjetjih se zaradi poslovanja skladišči ogromno dokumentacije, ki se hrani v različnih papirnih fasciklih ali elektronskih arhivih.

Večja varnost podatkov

Dokumente hranimo v zelo varnem podatkovnem centru, zato so dostopni kjerkoli in kadarkoli. Zagotovljene so podvojene varnostne lokacije ter fizična in informacijska varnost.

Zakonska skladnost

Zagotovljeno je nadzorovano hranjenje in uničenje skladno z internimi pravili. Omogočeno je izročanje dokumentov, vključno z revizijskimi sledmi, skladno s standardi in priporočili stroke.

Tipi eDokumentacije