Je računovodska programska oprema pomembna za mala podjetja?

Začetek na poti samostojnega podjetnika lahko predstavlja velik izziv za posameznika in zahteva tudi nekaj znanja. Vodenje majhnega podjetja pogosto pomeni opravljanje različnih del – ne le komunikacijo s strankami in skrb za dovolj posla ampak tudi plačevanje dobaviteljev, izdajanje računov, spremljanje delovnih procesov in pripravo finančnih poročil. Nekatere od glavnih ovir, na katere lahko naleti podjetnik, so nepredvideni stroški in/ali davki ter izzivi pri upravljanju plač in denarnih tokov. Vse to so opravila, za katera je treba skrbeti poleg dejanskega dela, ki ga podjetnik nudi strankam.

Od vseh dodatnih nalog, ki jih imajo lastniki malih podjetij, je najpomembnejše vodenje računovodstva. Dobre računovodske prakse ohranjajo podjetje v najboljši finančni formi in pomagajo podjetniku sprejemati boljše odločitve, medtem ko slabo računovodstvo lahko povzroči težave z davčno zakonodajo ali celo propad podjetja.

Na srečo obstajajo programske rešitve za mala podjetja, ki olajšajo opravljanje računovodskih nalog in omogočajo, da podjetniki nekatera opravila prepustijo tehnologiji. Računovodska programska oprema lastnikom pomaga slediti terjatvam in finančnim obveznostim, poenostavi izdajanje računov, omogoča pregled kazalnikov poslovanja ali pa le poenostavi izmenjavo podatkov in dokumentov z računovodjo.

 

Za kaj se uporablja računovodska programska oprema za mala podjetja?

Verjetno je večina lastnikov malih podjetij izkusila, da upravljanje poslovnih financ ni tako enostavno, kot se zdi na prvi pogled. Treba je pripraviti proračun, izbrati in plačevati dobavitelje, spremljati stroške, kategorizirati transakcije in voditi podrobne in natančne knjige ter bilanco stanja. Le nekaj dni brez posodabljanja knjigovodstva in odgovornemu ostane gora dela, ki pa mora biti opravljeno. Računovodska programska oprema lastnikom malih podjetij brez dvoma olajša življenje. Namesto da vse počnemo ročno, se lahko določena opravila avtomatizirajo in pospešijo.

 

Delovna opravila, ki jih lahko prepustite računovodski programski opremi

Računovodska programska oprema prinaša večji nadzor nad poslovnimi in finančnimi podatki, saj pomaga načrtovati finance in pravočasno opaziti morebitne težave, pa tudi prepoznati prednosti in s tem povečati priložnost za rast podjetja. Z danimi informacijami lahko podjetnik brezskrbno investira, lažje prosi za posojila in napove, kakšne bodo davčne zahteve.

Predstavljamo vam razloge, zaradi katerih je računovodska programska oprema skoraj neizogibna za lastnike malih podjetij, in naloge, ki jih opravlja:

Sinhronizacija z banko

Sinhronizacija bančnega računa in kreditnih kartic z računovodsko programsko opremo je največji prihranek časa, ki ga lahko zagotovi računovodska programska oprema. Črtanje ročnega vnosa finančnih podatkov s spiska opravil prihrani ure, tako da se lahko osredotočimo na druge pomembne poslovne naloge.

Izdajanje računov

Funkcionalnost za izdajanje računov je pomembna lastnost računovodske opreme. Takoj, ko je namreč plačilo opravljeno, se samodejno registrira kot plačano. S poslovnim programom se račune hitro in enostavno izdaja in tudi davčno potrjuje. Kupce in dobavitelje lahko v program z nekaj kliki uvozimo iz AJPES-ove baze, s čimer skrajšamo čas za vnos podatkov ter se izognemo napakam. Ob izdaji računa se sočasno zmanjšujeta tudi vrednost in količina zalog. Poslovni program omogoča tudi prikaz seznama izdanih računov, zaključek blagajne, vnašanje strank in potrjevanje računo. S storitvijo eKnjižbe ima poleg tega možnost optičnega branja vloženih dokumentov – to pomeni, da lahko prejete račune vodimo brezpapirno in brez prepisovanja, s čimer s pomočjo optičnega branja porabimo le 6 sekund od prejema računa do njegove knjižbe.

Prav tako lahko vzpostavimo likvidaturo prejetih računov – proces se vzpostavi in nadzoruje preko računovodskega dostopa, uporabniki potrjujejo dokumente preko spletnega vmesnika. Tako dosežemo brezpapirno poslovanje, pohitrimo proces in zagotovimo večjo varnost podatkov.

Pregled terjatev

Z dodajanjem vseh računov v programsko rešitev ima podjetnik najboljši vpogled v svoje terjatve, torej v vse zneske, ki jih podjetje dolguje, kar je koristno za finančno poročanje. Prav tako je možen pregled zneskov, ki jih podjetju dolgujejo poslovni partnerji. Programu PANTHEON omogoča tudi kreiranje datoteke za eIzvršbo. Za lažjo pripravo je na voljo vpogled v celotno zgodovino izterjave odprtih postavk posameznega poslovnega partnerja. Podatki iz programa se vpišejo samodejno, po končanem postopku pa se kreira .xml datoteka, ki jo lahko uvozimo neposredno na portal eSodstvo.

Sledenjem stroškom in obveznostim

Pregled nad plačilnimi obveznostmi je pravzaprav sledenje stroškom, torej vsem računom ali stroškom, ki jih mora podjetje plačati. Računovodska programska oprema lahko olajša njihovo upravljanje tako, da jih vnese v sistem. Dodajanje rokov zapadlosti in enostavno pregledovanje kontnega načrta pomagata določiti prednost plačil in preprečiti, da bi kakšnega spregledali. Upoštevanje teh informacij pa podjetniku omogoča tudi oceno donosnosti na podlagi vseh dohodnih in izhodnih plačil.

Skupen dostop do podatkov

Prednosti skupnega dostopa se kažejo tako znotraj organizacije kot z zunanjimi sodelavci. Poslovni program omogoča interno delitev dostopa s katerim koli članom ekipe, ki lahko pošilja račune strankam ali skrbi za plačilo računov podjetja. Izven podjetja lahko dostop do določenih segmentov programa delimo svojemu računovodskemu servisu. Računovodja in podjetje dostopata do iste baze podatkov, kar v praksi pomeni, da je izmenjava hitrejša in bolj tekoča, kar prihrani čas, in lahko računovodja zato več časa nameni za kakovostnejše svetovanje.

Priprava računovodskih izkazov

Poslovni program omogoča samodejno pripravo oz. takojšnji dostop do bilance stanja le z nekaj kliki. Tako lahko podjetniki stanje poslovanja preverijo tudi brez računovodje. Računovodska programska oprema torej pomaga pripraviti ne le bilance stanja, ampak tudi izkaze poslovnega izida in denarnih tokov. Z vsemi finančnimi podatki v enem sistemu in na istem kupu nato analitika omogoča hitro ustvarjanje kompleksnih poročil.

 

Katere dejavnike je treba upoštevati pri izbiri računovodske programske opreme za mala podjetja?

Malim podjetjem je na voljo precej širok nabor računovodskih programskih rešitev. Panoga in število zaposlenih bosta pogojevali funkcije, ki jih podjetje potrebuje, a vendar je pri izbiri pomembno upoštevati tudi naslednje značilnosti oz. možnosti.

Enostavnost uporabe

Funkcije so seveda pomembne, a če jih je toliko, da bomo težko sploh ugotovili, kako uporabljati sistem, od njega morda ne bomo imeli koristi. Včasih je bolj kot število funkcionalnosti pomembno, da je sistem uporabniku prijazen, zato je nujno, da o tem premislimo, preden izberemo primerno rešitev.

Dostopnost

Večina novejših rešitev ponuja računovodstvo v oblaku, tako da je do programa mogoče dostopati kjer koli preko katere koli naprave. Kljub temu preverimo, ali je morda vseeno potrebna namestitev programa, ali obstaja mobilna aplikacija in ali ta deluje tako na iOS kot na Androidnih napravah. In, seveda, premislimo, ali je to sploh pomembno za našo izbiro.

Dodatni uporabniki

Dodatni uporabniki programa so zaposleni. To je pomembno, če je v podjetju več zaposlenih, ki izdajajo račune strankam. Koristno je tudi, če programska oprema omogoča dostop računovodji, ki nato dostopa do dokumentov in jih enostavno knjiži.

Razširljivost

Že pri izbiri premislimo, da bo računovodska rešitev ostala učinkovita tudi ob rasti podjetja in se bo s funkcionalnostmi prilagajala poslovanju. Izbirajmo med programskimi rešitvami z možnostjo nadgradnje in brez omejitve dodajanja funkcionalnosti.

Integracije

Večina podjetij bo verjetno želela integrirati računovodsko programsko opremo s svojim plačilnim terminalom in sistemom POS. Integracija lastnega POS terminala z računovodsko programsko opremo namreč pomeni, da se vse bančne transakcije samodejno in v realnem času zabeležijo v računovodski program. Druge koristne integracije vključujejo povezave s funkcionalnostjo za obračun plač, s CRM programsko opremo in podobno.

Lastnosti

Pred pregledom trga in vseh možnosti je vredno narediti seznam funkcionalnosti, ki jih potrebujemo. Ali potrebujemo neomejeno število uporabnikov? Poslujemo s tujino? Želimo v program zajeti tudi upravljanje zalog? Bi radi vgradili obdelavo plačil? S svojim seznamom potreb lahko nato bolje ugotovimo, katere rešitve jih pokrivajo.

 

Koliko predvideti za računovodsko programsko opremo za mala podjetja?

Višina zneska investicije za programsko opremo bo odvisno od tega, kaj potrebujemo. Ponudnik storitev, na primer podjetje za razvoj programske opreme z le nekaj zaposlenimi s polnim delovnim časom in dokaj enostavnimi dohodnimi in odhodnimi plačili, lahko za računovodsko programsko opremo predvidi razmeroma nizek proračun. Nekoliko kompleksnejše dejavnosti, na primer trgovina na drobno, podjetje za spletno trgovino ali restavracija s kompleksnimi zahtevami glede vodenja zalog, pa bodo za izpolnjevanje svojih potreb morale upoštevati nekoliko višji proračun za nakup računovodske programske opreme.

Cena vsekakor je dejavnik, ki ga je treba upoštevati, a predvsem je najpomembneje pretehtati, kakšno vrednost bo rešitev dodala podjetju. Računovodska programska oprema prinaša inherentno vrednost, ki celostno izboljša donosnost, zato cena ne sme biti edini oz. odločilni dejavnik.

 

Kar najbolje izkoristimo svojo računovodsko programsko opremo

Predstavili smo vam razloge, zakaj so računovodski programi nujni za nemoteno in hitrejše poslovanje. Računovodstvo ni lahka naloga, ne v majhnih ne v velikih podjetjih in podjetniki se, ko gre za upravljanje financ podjetja, soočajo s sorodnimi izzivi. Računovodske programske rešitve pomagajo rešiti nekatera zamudna opravila, tako da se podjetniki lahko osredotočijo na pomembnejše vidike vodenja podjetja.