Z avtomatizacijo do izboljšanja uspešnosti zaposlenih
Kaj je tisto, česar nam nenehno primanjkuje? Zaradi česa se vsi pritožujemo, ko nam česa ne uspe narediti?
Kakšen je najpogostejši razlog? Uganili ste: gre za čas …
Predstavljajte si naslednjo situacijo: opravljate svoje delo in pridete do dela, ki bi ga bilo treba, glede na to, da delamo za računalnikom, opraviti povsem enostavno, a prihaja do težav: izvoz v Excel, elektronsko podpisovanje dokumenta, pošiljanje poročila, e-poštni strežnik pa ne dela in podobno. In namesto, da bi se ukvarjali z bistvom svojega dela, ste izgubili ogromno časa za nepomembnosti, ki bi lahko bile odpravljene, preprečene ali najboljše, avtomatizirane. In tukaj pridemo do bistva: če lahko nepomembne ponavljajoče se naloge avtomatiziramo, ali bomo bolj produktivni?
Teorija, pa tudi praksa pravita, da bi morali biti. Če imam veliko časa, da se osredotočim na delo namesto na tehnične nepomembnosti, obstaja velika verjetnost, da bo naša uspešnost boljša.
Kaj vse se lahko avtomatizira?
Dajmo za začetek vzeti neke osnovne stvari, ki bi jih vsako podjetje lahko avtomatiziralo, vi pa boste že sami našli stvari, ki bi jih lahko sami avtomatizirali.
Na splošno je vsaka naloga, ki se ponavlja vedno na enak način in z enakim pričakovanim rezultatom, lahko avtomatizirana!
Vzemimo na primer nekaj rednih dejavnosti, ki se opravljajo na skoraj dnevni ravni.
- sprejem in obdelava vhodnih računov,
- obdelava in knjiženje bančnih izpiskov,
- redno obdobno poročanje,
- elektronsko arhiviranje dokumentov,
- potrditev in obveščanje o dejavnostih in dokumentih v postopku,
- obveščanje o trenutnih poslovnih dejavnostih
- in številne druge stvari.
Seveda je lahko avtomatizacija za vsako podjetje videti drugače, vendar tukaj govorimo samo o odtenkih in ravni podrobnosti. Če vzamemo zgoraj omenjena sprejem in obdelavo vhodnih računov, je jasno, da ima takšen proces neke svoje zakonitosti, neodvisno od posebnosti vsakega podjetja. Po drugi strani pa bo vsako podjetje v ta proces vneslo dejavnosti, ki so posebne samo zanje. Nekje bo na primer vhodni račun stroškov šel v odobritev k vodji oddelka, ponekod pa bo šel neposredno k direktorju in podobno.
Če postavimo avtomatizacijo prek vnaprej definiranega procesa, nam ni treba več trošiti časa za ročni proces odobritve in prepričani smo lahko, da se bo proces vedno odvijal na isti način. Koliko časa se s tem pravzaprav privarčuje?
Kakšne so prednosti avtomatizacije poslovnih procesov?
Avtomatizacija lahko zaposlenim pomaga, da opravijo več dela v krajšem času in na enostavnejši način. Orodja za avtomatizacijo, kakršen je PANTHEON Workflow, omogočajo spremljanje toka dejavnosti skozi več poslovnih procesov. Nato se z avtomatizacijo poslovnih procesov stvari dogajajo v bolj nadzorovanem okolju.
Avtomatizacija ponuja rešitev za dejavnosti in naloge, pri katerih ljudje niso preveč dobri. To so dejavnosti, ki jih je vedno treba ponoviti na isti način, brez sprememb na temo. Ljudje pa, celo takrat, ko opravljajo isto stvar večkrat, lahko vnesejo spremembe, kar pripelje do napak. Npr. vnesemo napačen podatek, vsota izračunamo napačno, pozabimo kakšno podrobnost in podobno.
Seveda ni slabo imeti spremembe. To je nujno za rast, prilagajanje in napredovanje. To je del človeške narave. Toda mi nismo dobri pri ponavljanju stvari. Naprave pa so.
Ko se ljudje enkrat znebijo monotonosti, dolgočasnih in ponavljajočih se nalog, jim to pušča prostor, da ta čas izkoristijo pametneje: v interakciji z drugimi ljudmi, kupci, dobavitelji, in najdejo nove ustvarjalne načine, da prispevajo dodatno vrednost delu.
V tej luči so ključne prednosti (vendar ne tudi edine!) avtomatizacije:
- razbremenitev zaposlenih,
- izboljšanje usklajenosti,
- povečanje natančnosti,
- pospešitev procesa,
- pospešitev učenja in
- zmanjšanje stroškov usposabljanja.
S poslovne strani se lahko z avtomatizacijo poslovnih procesov dosežejo večji nadzor, upravljivost, poenostavljanje in nižji stroški.
S pomočjo avtomatizacije se lahko poslovni procesi razširijo tudi izven organizacije, s čimer lahko vključijo tudi dobavitelje, kupce in druge poslovne partnerje. V svetu e-poslovanja je avtomatizacija nujna tako znotraj organizacije kakor tudi izven le-te. Uporabljajoč internet kot mehanizem za ažuriranje informacij, povezovanje organizacijskih enot lahko vsak v vsakem trenutku ve, kaj se v kateri fazi procesa dogaja, na takšne informacije pa se je možno odzivati.
Z avtomatizacijo in odpravo nepotrebnih korakov se poveča učinkovitost. S standardizacijo procesa, ki je potreben za avtomatizacijo, se poveča sledljivost in nadzor nad procesi je boljši. Dosledna uporaba procesov in postopkov povečuje predvidljivost poslovanja na vsaki ravni in posledično povečuje zadovoljstvo kupcev. Če se vrnemo na standardizacijo, bomo videli, da se tudi procesi lahko izboljšajo, vsak proces in dejavnost pa postanejo vidni. To nas pripelje do meritev in možnosti za izboljšanje.
Vse to prinese zgoraj omenjeni čas, ki ga zaposleni namesto za ponavljajoče se, monotone in dolgočasne naloge lahko izkoristijo za kakšne druge, bolj ustvarjalne, produktivne in bolj dobičkonosne dejavnosti, posledično pa tudi za povečanje uspešnosti zaposlenih.
Zakaj bi izgubljali čas za nekaj, kar je možno brez težav standardizirati in avtomatizirati?
Zdi se nam, da je prišel čas, da te naloge prepustimo napravam, mar ne?
