Spletno poslovanje s PANTHEON Granulami

V intervjuju z Dejanom Kontićem, vodjo PANTHEON prodaje iz podjetja Datalab SR d.o.o., predstavljamo temo; Spletno poslovanje s PANTHEON Granulami.

 

Dejan, pogosto v podjetjih celoten PANTHEON uporabljajo le nekateri zaposleni, nekatere module, kot so Kadri, pa potrebujejo vsi zaposleni. Zanje smo zato pripravili poseben način licenciranja – tako imenovane Granule. Bi nam lahko prosim pojasnil kaj so to Granule?

Ne glede na to, ali se ukvarjate s storitveno dejavnostjo, gostinstvom, strokovnimi storitvami, prodajo ali drugimi dejavnostmi, vam Granule omogočajo, da si prilagodite rešitev točno po svoji meri in za svoje potrebe, kar izboljša učinkovitost in zmanjša kompleksnost poslovanja.

Granula je dodatna storitev za vse uporabnike PANTHEONa.  Vezana je na poimenskega uporabnika in bazo, kar pomeni, da je potrebno posamezno granulo vezati na točno določenega zaposlenega v točno določenem podjetju.

Splošna pojasnila o Granulah smo strnili v spodaj pripetem video posnetku*:

 

 

Koliko pa je Granul? Koliko nas slednje stanejo ter kje jih naši uporabniki lahko naročijo?

Granul je 8. Glede na funkcionalnost pa so na voljo:

• Granula Kadri –  več
• Granula Potni nalogi –  več
• Granula Dokumenti in opravila –  več
• Granula naročanje B2B –  več
• Granula Nadzorna plošča –  več
• Granula Inventura osnovnih sredstev –  več
• Granula Inventura skladišč –  več
• Granula Servis na terenu –  več

 

Granule aktivirate preko uporabniških strani.

Prijavo na uporabniške strani lahko izvedete iz PANTHEON-a z ukazom; Pomoč | Vsebina pomoči.

Naročanje dodatnih storitev, je omogočeno pooblaščenim osebam v podjetju. V kolikor imate kakršnekoli težave z naročanjem prosimo, da kontaktirate našo prodajno službo na 01 252 89 50 oziroma pišite na prodaja@datalab.si.

Uporaba Granul je na voljo v PANTHEON-u od verzije 10.0.29.10.

Izkusite nove razsežnosti brezpapirnega poslovanja.

 

Več informacij o Granulah na POVEZAVI.

Kontaktni podatki: 01 252 89 50   |    prodaja@datalab.si

 

 

PANTHEON Granule predstavljajo eno izmed najugodnejših rešitev. Sploh, če upoštevamo ves čas, ki ga bodo uporabniki prihranili, ko jim ne bo potrebno več pretipkavati podatkov.
Pa lahko Granule uporabljajo samo uporabniki na Gostovanju?

Za uporabnike PANTHEON Gostovanja je aktivacija Granul najenostavnejša. Vse, kar morajo storiti, je, da gredo na Datalab-ove uporabniške strani in tako kot je opisano v prejšnji točki (ali v spodaj pripetem video posnetku), Granule aktivirajo. Možno je aktivirati eno ali več granul v samo enem koraku, vedno pa je možno to število naknadno popraviti, povečati ali celo zmanjšati.

Mesečni stroški Granul bodo samodejno izračunani.

Uporabniki Gostovanja bodo takoj videli svoje uporabnike in izbrali, kateremu uporabniku bodo dodelili katero Granulo. Za posameznega uporabnika je možno nastaviti le eno ali delo z več različnimi Granulami.

Ko gre za PANTHEON uporabnike, ki imajo svojo lokalno bazo podatkov, se na isti uporabniški strani (kot omenjeno v prejšnjem odstavku ali prikazano v spodaj pripetem video posnetku) najprej s klikom na gumb Dodaj lokalno WEB bazo, doda baza in njeni uporabniki za izbiro Granul. Nadaljnji koraki glede dodelitve števila in vrste Granul so enaki kot pri Gostovanju.

Na prvem mestu si omenil Granulo Kadri. Kaj nam ta Granula omogoča?

Glede na to, da Slovenija že pripravlja novelo zakona o evidencah delovnega časa, ostali pa jo bomo šele prepisali, bo po tem zakonu potrebno evidenco dela voditi izključno v elektronski obliki in ne več v Excelu ali v papirnati obliki. Temu primerno  je ta granula ravno za ta namen. Gre za popolno spletno, elektronsko evidenco dela.

Zaposleni, ki imajo dostop do Granule Kadri lahko do nje dostopajo povsod, ne glede na to, kje in kako delajo, ali gre za redno delo v pisarni, delo od doma ali na terenu. V tej Granuli je možno beležiti, s katerimi projekti ali oddelki se ukvarjajo naši zaposleni.

Vsak posameznik ima pregled nad svojim opravljenim delom, ki se kasneje upošteva pri obračunu plače, ter neposreden vpogled v svoje nadure oziroma morebitne primanjkljaje delovnih ur.

V tej evidenci delavec vodi evidenco svojih odsotnosti in ima vpogled v dneve letnega dopusta: tako tiste, ki so dodeljeni za to leto, kot tiste, ki so bili že izkoriščeni, in preostale dni dopusta.

Granulo kadri vam skozi evidenco delovnega časa predstavljamo v spodaj pripetem video posnetku:

 

 

Kako pa je s pregledom prisotnosti zaposlenih? Kje in kako lahko preverim kaj počnejo moji člani ekipe na primer?

Prav delo od doma je prineslo nove izzive pri spremljanju tega segmenta. Zanima nas kje je kateri zaposleni, kdo danes dela od doma, kdo je na službeni poti ali celo kdo je koliko delal, na katerem projektu in podobno.

To kar si spraševala lahko preverimo v Pregledu prisotnosti. V slednjem lahko vodja ali vodja ekipe v realnem času preveri stanje prisotnosti svoje ekipe, za vse podrejene zaposlene. Preveri lahko kakšno delovno obveznost imajo trenutno; ali so na dopustu, delajo od doma ali so na službeni poti, pri kateri stranki so in koliko časa.

V Granuli Kadri časa torej uporabniki lahko vodijo in spremljajo VSE podatke o rednem delu in drugih vrstah dela, ki so potrebna za kasnejši obračun plač v PANTHEON-u, brez uvoza tabel ali drugih evidenc. Vse te ure lahko po potrebi tudi izvozijo v Excel ali natisnejo.

Pregled prisotnosti vam predstavljamo v spodaj pripetem video posnetku:

 

Bliža se božič ter novoletni prazniki. Predvidevati je večjo količino prošenj oz., zahtevkov za odobritev dopusta. Kako enostavno obravnavati zahtevke za odobritev odsotnosti?

Enostavno obravnavanje zahtevkov in potrjevanje zahtevkov za dopust je zelo pomembna potreba tistih, ki vodijo time. Zadnje čase se namreč odobritve dopustov prenašajo iz kadrovske službe na vodje timov.

V evidenci delovnega časa imamo tako možnost enostavnega potrjevanja različnih vrst zahtevkov skozi poslovni proces, ki je prilagojen potrebam uporabnika. Na ta način lahko potrdimo:

1. odsotnosti, kot so prosti dnevi in ​​dopusti,
2. prošnje za predčasni odhod z dela ali zamude ali prošnje za službeno potovanje
3. prošnje za menjavo izmene, prošnje za razne sestanke…

Zaposleni preko poslovnega procesa enostavno lahko pošlje zahtevo za odobritev dopusta. Vodja bo zahtevek prejel na svoj elektronski naslov in ga enostavno potrdil ali zavrnil kar preko uporabe mobilnega telefona.

Zaposleni bo lahko sproti preverjal, kaj se dogaja z njegovim zahtevkom; ali je v postopku potrditve, ali je bil celo zavrnjen ter razlog za zavrnitev, če ga je vodja vpisal.

Ko bo dopust oziroma zahtevek za dopust potrjen s strani vodje ekipe, se bo le-ta samodejno zabeležil v koledar odsotnosti, za kasnejši in ustrezen obračun plače v klasičnem PANTHEON-u.

Spoznajte kratko predstavitev Potrjevanja zahtevkov v Evidenci delovnega časa v spodaj pripetem video posnetku:

 

To kar si povedal se zdi kot rešitev, ki prinaša porabe manjše količine papirja in prihranek časa za beleženje odsotnosti?

Tako je. Poleg tega pa naj omenim še eno prednost. Prednost poslovnega procesa potrjevanja zahtevkov je v tem, da je prilagodljiv specifičnim potrebam podjetja. Na primer, ko mora odsotnost potrditi več kot ena oseba v hierarhiji.

Na ta način prihranimo veliko časa, saj se vsak korak od pošiljanja zahtevka za odobritev dopusta do potrditve beleži v aplikaciji. Prav tako avtomatsko zaključi v obračunu plač v PANTHEON-u , brez pretipkavanja ali uvažanja tabel.

 

 

Predstavila sva Granulo Kadri. Kako pa lahko zaposleni enostavno dostopajo le do potnih nalogov?

V preteklosti so potne naloge obravnavali v kadrovskih službah, danes pa uporabniki PANTHEON-a za to enostavno uporabljajo Granulo Potni nalogi.

V njej imajo zaposleni spletni dostop le do potnih nalogov. Relacije enostavno vnašajo preko Google Maps, dnevnice pa se avtomatsko izpolnjujejo in obračunavajo. Zabeležijo se tudi obroki, za katere se odštejejo dnevnice ter vnesejo stroški, kot so gorivo, hotelska nastanitev, cestnine ali kak drug strošek.

Račune za stroške, nastale na poti, preprosto in hitro poslikajo s telefonom in avtomatsko priložijo k spletnemu potnemu nalogu, kjer je razvidna celo službena pot preko Google Maps.

Vsi podatki so takoj vidni v klasičnem PANTHEON-u. Računovodja samo preveri potni nalog ali ga morebiti dopolni, zaposlenim izplača dnevnice in avtomatsko knjiži potni nalog.

Kako uporabljati Granulo Potni nalogi vam predstavljamo v spodaj pripetem video posnetku*:

 

Vodje, direktorji ter odgovorne osebe morajo običajno samo potrditi dokumente ali obračun stroškov. Pogosto niso za računalnikom, morda niti v podjetju? Kakšno rešitev imamo za ta izziv?

Digitalizacija je v celotni regiji v polnem teku in v marsikaterem podjetju za plačilo ali odobritev računa še vedno čakate na vrnitev vodje s poti ali direktorja z dopusta. Tudi pri majhnih podjetjih in podjetnikih ta proces vedno zahteva čas in nekaj dodatnega dela.

Rešitev za enostavno potrjevanje dokumentov ali obračuna stroškov je Granula Dokumenti in opravila.

Mali podjetnik bo tako z uporabo te granule vse prejete račune na zelo preprost način poslikal s telefonom ali tablico, jih shrani v dokumentacijo ali arhiv in jih takoj potrdil.
Hkrati bo njegovo računovodstvo te dokumente prejelo v pregled in knjiženje, direktno v njegov PANTHEON.

Na ta način se bo lahko izognil zamudam pri pošiljanju računov in vročanju drugih dokumentov preko e-pošte, navadne pošte ali osebno računovodji.

Granulo Dokumenti in opravila vam predstavljamo v spodaj pripetem video posnetku*:

 

To kar si omenil znatno zmanjša delo podjetnika in pospeši delo računovodje! Kaj pa uporabniki, ki so večji od podjetnikov?

Skoraj v vsakem večjem podjetju dokumente arhivira in skenira posebna oseba, recepcija ali celo zunanja služba, ki skenira prejeto pošto.

Potrditev dokumenta poteka skozi več-nivojski poslovni proces, ki mora omogočati tudi več-nivojsko potrditev.

Na primer, nekje vodja sektorja odobri strošek in gre ta šele nato h direktorju v potrditev. Spet drugje mora izdani račun pred izdajo potrditi vodja posameznega sektorja, ki je sodeloval pri nekem delu tega izdanega računa, ali na koncu, direktor prodaje.

Granula Dokumenti in opravila je spletna aplikacija, v kateri lahko potrjujete dokumente kjerkoli in kadarkoli, tudi iz telefona.

Oglejte si način uporabe Granule Dokumenti in opravila, v sistemu, ki ima več nivojem potrjevanja, v spodaj pripetem video posnetku*:

 

 

Večina vodij ter direktorjev želi hiter pregled poslovanja. Imamo Granulo tudi za to?

Imamo. Preko Granule Nadzorna plošča so vsa poročila in grafi na voljo na telefonu ali tablici, ne da bi se nekdo moral povezati z računalnikom. Praktično poročila potujejo z vodjem, kjerkoli je.

V kolikor želi vodstvo ali zaposleni preprosto in hitro pogledati analizo prodaje, realizirano razliko v ceni, strukturo odprtih postavk, top kupce ali top artikle in podobno, lahko to enostavno izvede kar s pomočjo telefona, s pomočjo Granule Nadzorna pločša, v realnem času in brez prijave v klasični PANTHEON.

Kako s pomočjo Granule Nadzorna plošča enostavno pregledovati rezultate poslovanja kar s pomočjo telefona ali tablice si oglejte v spodaj pripetem video posnetku*:

 

 

Opiši nam prosim, v čem se razlikuje od ostalih Granula B2B naročanje in kaj omogoča?

Našim strankam odslej lahko omogočamo, da blago naročajo neposredno pri nas in imajo hkrati vpogled v naše zaloge, če to želijo.
V ta namen smo razvili Granulo B2B naročanje, kjer gre za neposredno povezavo med dobaviteljem in kupcem.

Od predhodno opisanih Granul se razlikuje po tem, da ni vezana na zaposlenega znotraj podjetja, temveč na zaposlenega iz zunanjega subjekta, torej pri naši stranki.

Preko Granule B2B naročanje torej olajšamo delo distributerjem, saj imajo kupci dostop do naše baze podatkov, kjer lahko vidijo trenutne zaloge in vnesejo naročila.
Obvestilo o statusu naročila se prek prilagojenega poslovnega procesa pošlje našemu referentu.
Ko potrdimo naročilo, se status naročila samodejno spremeni v Potrjeno in potrditev se prek e-naročila ali elektronske pošte pošlje nazaj kupcu.
Na ta način ima kupec vpogled v celoten proces od naročila do prevzema. Dobavitelj na drugi strani pa  prihrani pri ročnih vnosih in neskladjih ter raznih zapletih v zvezi s cenami ali razpoložljivimi zalogami.

Granulo B2B naročanje vam predstavljamo v spodaj pripetem video posnetku*:

 

V praksi imamo še vedno veliko dokumentov, ki so v papirni obliki in zahtevajo ročni podpis. Imate rešitev tudi za to?

V primeru odnosa kupec-dobavitelj je v veliko podjetjih še vedno običaj, da se ročno podpiše dobavnica ob prevzemu blaga.

Poleg klasičnega PANTHEON-a lahko torej v družini PANTHEON Web, vključno z granulami, dokumente podpisujete s podpisno tablico, tablico na dotik ali celo telefonom. Podpis kot komponento lahko konfiguriramo in omogočimo na izpisih vseh vrst dokumentov, po želji uporabnika.

Ta funkcionalnost se lahko uporablja pri podpisovanju dokumentov, kot je npr. dobavnice, reverzi, potrdila o prejemu. Po prevzemu blaga kupec enostavno podpiše dokument, da je blago prejel, podpis pa se izpiše in natisne na izpisu ter shrani v dokumentacijskem sistemu PANTHEON-a.

Podpisovanje dokumentov vam predstavljamo v spodaj pripetem video posnetku*:

Dejan predstavila sva resnično veliko možnosti, ki jih omogočajo Granule. Kje pa lahko najdemo uporabniška navodila za uporabo Granul. Na primer, če bi na klik želela dosegati uporabniška navodila za Granulo Kadri ali druge funkcionalnosti?

Dosegljivost uporabniških navodil smo izboljšali. Uporabniške primere v navodilih tako v programu sedaj lahko dosegate na klik.

Na primer, če bi ob kreiranju novega predračuna za kupca v programu PANTHEON potrebovali navodila, bi v ta namen le na ustreznem obrazcu izbrali meni Pomoč ter možnost Poglej primere v navodilih.

Klik na navedeni ukaz bi vas hitro in enostavno popeljel do povezanih primerov. V našem primeru na primer na kreiranja novega predračuna za kupce (kot vidite na spodanji sliki).

Tehnična navodila za program pa so v vseh lokalizacijah že na voljo preko ukaza Pomoč | Navodila ali na Uporabniških straneh.

*Video posnetki so pripravljeni v jeziku avtorja, kot so bili predstavljeni na PANTHEON konferenci, Opatija 2022.

 

 

Imate morda rešitev tudi za podjetja, ki večino časa preživijo na terenu?

Seveda, poskrbeli smo tudi za njih z rešitvijo Granula Servis na terenu, ki podjetjem omogoča celovito upravljanje vseh vidikov terenskih storitev – od vodenja servisnih nalogov in skladišča do izdaje računov, potnih nalogov ter urejanja dokumentacije. Cilj te rešitve je poenostaviti delo in zmanjšati administrativne obremenitve, tako da lahko ekipe na terenu delujejo bolj učinkovito in se bolje osredotočijo na stranke.

Največja prednost je v tem, da so vse funkcionalnosti združene v enem intuitivnem vmesniku. Servisni tehnik lahko na terenu brez težav upravlja naloge, preverja stanje zaloge materiala v skladišču ter izdaja račune neposredno pri stranki. Urejanje potnih nalogov je prav tako integrirano v isti sistem, kar omogoča popolno sledljivost stroškov in poti. Sistem je zasnovan tako, da podjetjem prihrani čas in zmanjša administrativne napake, saj so vsi podatki dostopni v realnem času.

 

 

Obstaja tudi kakašna rešitev, za popis inventure osnovnih sredstev, saj to velikokrat predstavlja kar velik napor in primerno tehnološko opremo za sledenje?

Granula Inventura osnovnih sredstev je verjetno rešitev, ki vam bo najbolj v pomoč pri enostavnem in učinkovitem sledenju ter inventuri osnovnih sredstev. Zaposleni lahko s pomočjo pametnega telefona skenirajo EAN ali QR kode na osnovnih sredstvih, kot so računalniki, pohištvo, vozila in drugi predmeti v lasti podjetja. Podatki o skeniranih sredstvih se nato samodejno shranijo kot dokument, ki je takoj na voljo računovodstvu v programu PANTHEON, kar omogoča tekoče in natančno vodenje evidence.

 

Veliko podjetij ima tudi svoja skladišča, v katerih z ročnim preštevanjem, zapisovanje in kasnejšim prenosom podatkov v sistem redno spremljajo zaloge. Je možno to kako pohitriti in zmanjšati možnosti napak?

Za enostavno in učinkovito izvedbo inventur v skladiščih je zelo uporabna Granula za inventuro skladišč, ki zaposlenim omogoča hitro skeniranje črtnih kod izdelkov s pametnim telefonom in neposreden vnos podatkov o zalogi v sistem.

Rešitev je praktična, saj podjetjem omogoča najem aplikacije le za obdobje inventur, s čimer optimizirajo stroške in pridobijo možnost uporabe zmogljivejših licenc brez dolgoročnih obveznosti. Večina podjetij poroča, da je z našo rešitvijo inventura postala bistveno hitrejša in manj stresna za zaposlene. Poseben poudarek je na zmanjšanju potrebe po ročnem delu in poenostavitvi celotnega postopka.