Sistem za upravljanje z dokumentacijo

Zaposleni v podjetjih lahko porabijo več ur zgolj za iskanje pomembnega dokumenta. Njihova produktivnost tako iz minute v minuto pada. V času, ko se poslovanje pospešeno digitalizira, velja urediti tudi dokumentni nered. Eno najboljših zdravil zanj je dokumentni sistem.

 

Kljub vsej tehnologiji, ki jo imajo podjetja na voljo, je digitalizacija obstoječih in novih papirnih dokumentov še vedno (pre)počasna, včasih tudi težavna. In tako dobršen del dokumentov v poslovnih okoljih ostaja v papirni obliki. Samo pomislite na vhodne račune, majhne račune iz restavracij, račune za nakupe pisarniškega materiala ipd. Vsi ti dokumenti, ki jih dobimo ob nakupu v roke, so papirni. A to še ni vse. Čeprav pogodbe, dopisi in številni drugi dokumenti še naprej nastajajo elektronsko (torej se rodijo v digitalni obliki), po končanju procesa, ki so mu namenjeni, postanejo papirni, se žigosajo, podpišejo in zatem arhivirajo. Na papirju.

 

Nihče ne mara iskanja v papirnatem svetu

Ne le dotični papirni dokument, temveč posamezno informacijo ali podatek v njem, je zelo težko iskati, kaj šele najti. Zato je uvedba dokumentnega sistema tako zelo priporočljiva. Z njim se namreč podjetje znebi papirja in map, saj papir zaseda prostor, ki je v poslovnem okolju dragocen. Fizični prostor, ki ga zasedajo papirni dokumenti, registratorji in arhivske škatle, v katerih so shranjeni, lahko z leti znatno zraste. Tudi zato, ker morajo podjetja nekatere dokumente hraniti po več let, celo desetletij.

 

Prav zato jih velja digitializirati in hraniti v elektronski obliki. Dokumentni sistem in centraliziran digitalni arhiv poskrbita, da so zaposlenim vsi potrebni dokumenti dostopni na klik.

 

Večja zaščita in varnost informacij

Koliko je v očeh podjetja vreden posamezen dokument? Toliko, kolikor so vredne informacije v njem. »Dokumentni sistem omogoča boljši nadzor pristopa k dokumentom, saj poskrbi, da posameznih dokumentov lahko dostopajo le pooblaščeni uporabniki, posledično pa zagotavlja večjo varnost informacij. Pogodbe ali ponudbe ne čakajo več na tiskalnikih, kjer lahko njihovo vsebino razbere vsak mimoidoči,« komentira Hojka Jarc, skrbnica ključnih strank v podjetju Datalab.

 

Dokumentni sistem se odlično dopolnjuje z digitalnim arhivom. Če se slednji nahaja v oblaku oziroma zunaj fizičnih prostorov podjetja, ta deluje tudi kot varna lokacija dokumente. Ob poplavi ali požaru v podjetju pač dokumentacija ni izgubljena ali uničena – to bi se zgodilo v primeru papirnega arhiva.

 

Centralizirana lokacija za dokumente

Poleg varnostnega vidika sodoben dokumentni sistem omogoča še dostop do dokumentov od kjerkoli in kadarkoli to zaposleni potrebujejo. »Veliko dokumentov, ki jih predpisuje zakon, je treba imeti na lokaciji centrale, poslovne enote ali maloprodajnega objekta. To pomeni, da se na primer dokument o spremembi cene in pripadajoči sklep morata nahajati v vseh objektih še preden začnete s prodajo. Če naj vse poslovalnice sočasno prejmejo nov dokument, rabite dokumentni sistem in centraliziran sistem hrambe v oblaku, kjer so vsi dokumenti zaposlenim dostopni v trenutku, ko so narejeni,« dodaja Jarčeva.

 

Lažje iskanje po digitalnem arhivu

Omenili smo že, da iskanje dokumentov lahko zaposlenim vzame veliko časa. Analize, ki jih je mogoče najti s preprostim iskanjem po spletu, kažejo, da so najnižji stroški oblikovanja dokumentov, nekaj večji so, če je dokument napačno zaveden v arhivu, toda najvišji so, če je treba dokument ponovno sestaviti. Iste analize kažejo, da se približno 8 % vseh dokumentov izgubi, 3 % pa napačno zavede v arhivu. Vse našteto otežuje iskanje ustreznih dokumentov. Posledično statistika ugotavlja, da zaposleni porabijo med 5 in 15 odstotkov delovnega časa za branje informacij in do 50 odstotkov za iskanje teh istih informacij.

 

V izogib takšni neučinkovitosti, velja povezati osrednji poslovni sistem (ERP) in dokumentni sistem. Tako bosta oba videla vse podatke in dokumente, iskanje bo hitrejše, zaposleni bodo našli zadnjo različico dokumenta (pa tudi vse prejšnje), jih delili s sodelavci, hitreje pridobili potrditve itd. S tem, ko sta sistema ERP in DMS povezana na procesni ravni, pa je moč vrsto opravil (npr. potrjevanje, arhiviranje, poročanje idr.) tudi avtomatizirati in tako prihraniti še veliko več časa zaposlenih, ki ga ti izkoristijo za produktivno delo.