Nakupujete programsko opremo? Na kaj je treba paziti

Ko razmišljate o nakupu programske opreme, se to navzven morda zdi majhna stvar, ampak pravzaprav ni. Pri odločitvi, v katera orodja in tehnologijo boste vložili svoja sredstva, je treba upoštevati več dejavnikov. Konec koncev ne gre za zanemarljivo vsoto denarja – dandanes naložbe v IT in tehnologijo lahko predstavljajo do 6 % proračuna podjetja. Zaradi tega je izjemno pomembno, da se odločite za pravo programsko opremo in pri tem natančno razmislite, katere prednosti prinaša.

Seveda si vsi vedno postavljajo isto vprašanje: kako sprejeti odločitev o tem, katero programsko opremo izbrati. Ne glede na to, ali želite investirati v novo programsko opremo ali pa zamenjati obstoječo, je o določenih stvareh treba razmisliti pred nakupom.

Dejavniki za razmislek pri nakupu nove programske opreme

Vsem, brez izjeme, ne glede na to, s čim se ukvarjajo, je vedno pomembno imeti pregled nad stroškom, ki ga bo predstavljala vpeljava nove tehnologije. Seveda je cena sestavni del vsake odločitve, toda to ne bi smel biti edini dejavnik, o katerem razmišljate. Cena programske opreme ni vedno v sorazmerju z njegovo vrednostjo in prednostmi, ki jih lahko prinese podjetju.

Nakup programske opreme samo na osnovi tega, kako dolg seznam dodatnih funkcij ima, prav tako ni vedno najboljša odločitev, saj se pogosto zgodi, da se mnogo od teh možnosti sploh ne nanaša na vaše poslovanje ali ne pridejo v poštev zaradi načina vašega vsakdanjega dela. Ko razmišljate o ceni, je najprej treba določiti osnovni cenovni okvir, poleg tega pa opredeliti nujne značilnosti, ki naj jih ima programska oprema.

Na koncu razmislite še o programski opremi v okviru razvoja in rasti vašega podjetja. Če programska oprema ne more slediti rasti in novim potrebam, potem v nobenem primeru to ni dolgoročno gospodarna rešitev. Tako boste morda ugotovili, da je na prvi pogled cenejša programska oprema zelo draga v primerjavi z drugimi možnostmi, če upoštevate njeno dolgoročno stroškovno učinkovitost.

Prejemate podporo pri popravkih programskih napak?

Vsaka programska oprema, preprosta ali kompleksna, ima napake. Pri podjetju, ki je razvilo programsko opremo, morate zato preveriti, kako deluje njihova podpora in kako boste deležni posodobitev in popravkov. Vnaprej morate vedeti, kako se bodo reševale morebitne napake. Zelo pomembno je, ali se bo podjetje ukvarjalo tudi s težavami, na katere boste naleteti samo vi v vašem podjetju, in ne samo s tistimi, s katerimi se srečuje večina uporabnikov.

Zato je nujno, da vnaprej poizveste, kakšne storitve nudi podjetje, čigar programsko opremo želite kupiti, in preberete mnenja njihovih uporabnikov. Analiza s te perspektive vam bo omogočila, da vidite, s katerimi težavami se srečujejo uporabniki, kako avtorji programske opreme na njih reagirajo in kakšne so prednosti ter slabosti uporabe nekega orodja.

Podpora lahko igra bistveno vlogo pri tem, ali bo implementacija programske opreme za vas uspešna. To je še posebej pomembno, če nimate svoje IT ekipe, ali pa je ta majhna, programska oprema pa bolj kompleksna. V taki situaciji se boste za podporo pri uporabi programske opreme verjetno morali opreti na ekipo podjetja, ki jo je razvilo.

Pomoč pri implementaciji

Prepričajte se, da pri nakupu programske opreme izberete rešitev, ki jo bodo vaši zaposleni lahko hitro in preprosto usvojili. Prav tako posvetite pozornost temu, ali ima ekipa za implementacijo dovolj izkušenj in popolnoma razume vaše potrebe.

Neuspešna implementacija v obstoječi sistem delovanja bo negativno vplivala na hitrost dela, zadovoljstvo zaposlenih in stopnjo usvajanja opreme. Z uspešno implementacijo in dobrim usposabljanjem zaposlenih boste zagotovili hitrejše uvajanje programske opreme v vsakodnevna delovna opravila.

Pogostost posodobitev

Nenehno razvijanje programske opreme je tisto, kar odlikuje najboljše razvijalce programske opreme. Zelo je pomembno, da se še pred nakupom programa seznanite s pogostostjo programskih posodobitev. Upoštevajte, da morate vedeti tudi, ali posodobitve vplivajo na delovanje izdelka, ali pa se zgodi, da ob posodobitvah določeni deli programa ne delujejo, kar lahko upočasni poslovanje.

Ob posodobitvah lahko pride do različnih problemov, ki jih ne morete rešiti sami. Zato morate imeti neposreden kontakt s podporo oz. določeno vrsto skrbi za stranke, da bi težavo hitro lahko rešili ažurno in v skladu s postopki.

Prav tako nujno preverite, ali so posodobitve programa usklajene z zakonodajo tiste države, v kateri poslujete. Gotovo si ne želite kupiti poslovnega programa, ki se v trenutku pomembnega zakonskega popravka ne bo zmogel prilagoditi spremembam.

Prilagodljivost programa potrebam podjetja

Vsaka programska oprema, ki kot prednost nudi prilagodljivost programa podjetju, je odlična. Vsaj tako deluje na papirju. Prilagajanje pa je kompromis, ki ga je težko doseči, a je vendarle mogoč. Bolj kot je sistem prilagodljiv, bolj je kompleksen, sestavljen, z veliko različnimi funkcijami, hkrati pa to lahko pomeni tudi višjo ceno od povprečne.

Preprostost ima prav tako lahko svojo ceno. Če pogledate z vidika preprostosti in manjše prilagodljivosti, to pomeni, da je program težje spreminjati v skladu z vašimi potrebami. Zaradi tega ga bo težje učinkovito uporabljati. Vedno je najbolje imeti v mislih zaposlene, kompleksnost vašega poslovanja, procese dela, program in njegove zmogljivosti ter najti optimalno rešitev, ki bo pripomogla k izboljšanju poslovanja.

Varnost programske opreme

Trenutni časi, digitalna transformacija večine podjetij in obdobje po koronakrizi ustvarjajo spletni prostor nekoliko nevaren, kajti tudi tisti, ki delujejo zlonamerno, se sedaj poslužujejo digitalnega prostora. Zato moramo pozornost posvetiti tudi temu, kako se v programu podatki zbirajo, hranijo, delijo in varujejo, saj je to danes odločujoč del vsakega orodja in programa.

Usklajenost programske opreme in načina zbiranja in hranjenja podatkov z zakonskimi predpisi je najpomembnejši dejavnik, kajti pravni okvir zagotavlja, da ob nakupu programske opreme ta ne bo škodila vašemu poslovanju ali tretjim osebam posredovala nečesa, kar velja za poslovno skrivnost.

Programska oprema, ki dela namesto vas

Včasih ni treba, da program namesto vas opravlja zapletene naloge. Dovolj je, da vam pomaga pri vsakodnevnem delu: pri »papirologiji«, računih, dokumentaciji, fakturah in drugih dokumentih, s katerimi delate. Taka programska oprema vas bo pripravila na prihodnost, saj vam bo prihranila čas, ki ga potrebujete, da se posvetite načrtovanju naslednjih korakov, strategij in dejavnosti. PANTHEON je točno tako orodje – avtomatizira vsakodnevne delovne aktivnosti in jih iz muke spremeni v zadovoljstvo.

Poleg tega, da združuje različne vsakdanje delovne naloge, vam PANTHEON omogoča uporabo dodatnih storitev, kot je eRačun, zagotavlja manj napak pri delu z dokumenti, pregledno delo z vsemi dokumenti na enem mestu, pa tudi varnostno kopijo (Backup) za primer kakršnekoli okvare ali neželene situacije, da vse ostane varno shranjeno v oddaljenem arhivu. Zaradi vsega tega je poslovni program PANTHEON v Sloveniji izbor prek 2000 malih, srednjih in velikih podjetij.