Pomen vzdrževanja poslovne programske opreme

Izračunajte: Kako dolgo uporabljate trenutni poslovni program?

Povprečni čas uporabe poslovnega programa v podjetjih je med 5 in 15 let. Tako da daljše obdobje uporabe pomeni, da poslovni program postane sestavni del družbe, ne samo podpora poslovanju. Zato brez poslovnega programa ne moremo biti.

Če dobro premislite, je del brez katerega ne moremo, zelo drag za zamenjavo. Poleg dolgoročne uporabe, se v program vnese veliko dragocenih podatkov. Tudi že v nekaj mesecih uporabe.

To pomeni, da je potrebno v primeru zamenjave poslovnega programa, vse te podatke prepisati ali pa jih elektronsko prenesti v nov program. To je časovno in finančno zelo zahtevna operacija. Poleg tega, je potrebno nov program prilagoditi, glede na poslovne potrebe družbe, kar je prav tako zamudno. Da ne govorimo o finančnem bremenu.

Da na kratko ponovimo, kaj vse je potrebno prilagoditi podjetju, tekom implemntacije: izgled izpisov za tiskanje, povezovanje programa z drugimi orodji, predloge, nastavitev knjiženja, vrste dokumentov, izobraževanje zaposlenih in podobno. Koliko od naštetih prilagoditev imamo dokumentiranih? Verjetno zelo malo, na žalost.

Razmislite tudi o času, porabljenem za učenje in izobraževanje obstoječega poslovnega programa. To je težko oceniti, vendar nikakor ni nepomembno. Velikokrat se podjetja spomnijo vseh težav pri implementaciji, ko se že začne implementirati nov program. To so ponavadi boleči spomini, ki se na koncu pozabjo zaradi novih težav in izzivov. Kot pravijo: trenutni problemi so boleči, vendar ko probleme rešimo, jih hitro pozabimo in se spomnimo samo še lepih stvari.

Vse to vpliva na vsakodnevne poslovne dejavnosti. Motenje poslovanja poveča pritisk na podjetje, saj je potrebno čas, ki je namenjen opravljanju rednega dela, posvetiti še učenju in prilagajanju novega programa.

Zaradi zgoraj navedenega je ceneje program vzdrževati in nadgrajevati, kot pa ga v celoti zamenjati z novim programom.

Poslovni modeli

Vsi resni proizvajalci programske opreme ponujajo neke vrste vzdrževanja ali nadgradenj, ne glede na to ali je to naročniški program (Software as a Service), programska oprema (Microsoft Office) ali poslovni program (CRM, ERP). Vzdrževanje in nadgradnje so standard. Ker se tehnologija razvija, so tudi potrebe po prilagoditvi programskih rešitev in platform na nove tehnologije.

Na tak način, tako ponudnik poslovega programa kot tudi uporabnik, zadovoljita svoje poslovne potrebe. Ponudnik programa vse prihodke od vzdrževanja in nadgradenj vlaga v razvoj programa, uporabnik pa plača le del teh stroškov, ki bi bili potrebni za razvoj od nule. Tako uporabnik prejme novo verzijo programa z novimi trendi, katerekoli vrste (tehnološki, zakonodajni, pravni..)

V teh modelih se pojavi bistvena razlika med poslovnim in aplikacijskim programom.

Kakšna je razlika med poslovnim in aplikacijskim programom?

Kot smo že omenili, poslovni program se v podjetju uporablja med 5 in 15 let. To je le ena od značilnosti. Poslovni program se ne spreminja pogosto. Najpogostejše spremembe so pri prenovi programa, zaradi zastarelosti (primer: 2003 Pantheon 5.0., 2007 Pantheon 5.5., 2015 Pantheon X.). Spremembe in izboljšve so potrebne, da se obdržimo v koraku s časom, hkrati pa ohranjamo kontinuiteto uporabe. Zelo pomembna stvar: kontinuiteta! Ker poslovni program pogosto vsebuje veliko informacij o podjetju, je pomembno da ohranimo kontinuiteto in integriteto podatkov. V času uporabe programa imajo velik vpliv na program tudi zunanje spremembe (zakonodaja, sprememba poslovnih modelov, spremembe v okolju). Če želimo, da poslovni program izpolnjuje naše zahteve, so potrebne nadgradnje, ki se ujemajo z nastalimi spremembami.

Za razliko od poslovnega programa, je aplikacijski program drugačen. Aplikacijski program, ki ga v večini vsi uporabljamo za pisarniško poslovanje je Microsoft Office. Če pogledamo obdobje od leta 2002 do danes, torej 15 let, smo Pantheon videli v 3. generacijah, Microsoft Office pa v kar 6. generacijah. Čas uporabe je krajši, spremembe so pogostejše, kontinuiteta nima velikega pomena, zunanji vplivi so minimali, razen tehnoloških sprememb. Zato se aplikacijski program ne nadgrajuje, vendar se ga v celoti zamenja za novo različico.

Zaradi teh specifičnih razlogov, se poslovni in aplikacijski program precej razlikujeta. Tako da bi lahko poslovni program primerjali s hišo, ki jo vzdržujemo, aplikacijski program pa bi lahko primerjali s pohištvom, ki ga od časa do časa popolnoma zamenjamo.

Globalni standardi in lokalne izkušnje

Če si pomagate s katerim od brskalnikov (Google, Bing, Explorer, …) boste verjetno našli podobne podatke glede uporabe poslovnega programa. Verjetno boste tudi našli podatek o povprečnem letnem nadgrajevanjem, ki se giblje med 15% in 25% tržne vrednosti licence.

Seveda najdemo tudi podjetja, ki se odločijo da ne bodo več redno nadgrajevala program, ko pa se z leti zgodi neka večja sprememba in je potreba po nadgradnji, pa je to lahko za podjetje predrago.

Če programa ne nadgradimo in ostanemo na stari različici, je že res, da nam program deluje, vendar ni v skladu z zunanjimi spremembami, kot je naprimer zakonodaja. Neki dodatni programi, ki služijo le za »krpanje« teh sprememb, pa s časom postanejo dražji, kot pa same nadgradnje.

Torej so stroški vzdrževanja za različice, ki so »zamrznjene« v času zelo visoki. Zato je globalna praksa, da je ceneje redno vzdrževati program, kot pa da ga ne vzdržujemo.

Lokalne izkušnje ponavadi potrdijo globalne prakse, ker pa je lokalni trg še vedno v povojih, si še vedno zamšljamo, da lahko na nek način ostanemo zamrznjeni v času in prostoru. Spomnimo se: edina stalnica so spremembe (panta rei).

Podpora, nadgradnje in zavarovanje?

Podpora za programsko opremo in nadgradnja programske opreme se pogosto zamenjujeta, čeprav pomenita dve čisto različni stvari. Pogosto se zamenjuje tudi za zavarovanje, vendar to ravno tako ni prav.

Podpora se uporablja za preventivno vzdrževanje, za tehnično podporo, varnostne kopije, reševanje aktualnih problemov in za prilagajanje programske opreme za tekoče poslovanje ter za prilagoditev potrebam v podjetjih.

Nadgradnja programa oziroma skrb za programsko kodo pa se uporablja za povsem različne stvari: odkrivanje problemov na ravni kode, odpravljanje napak, zagotavljanje popravkov in za posodobitve. Nadgradnje služijo tudi razvoju novih različic, za zakonske in za tehnološke spremembe (operacijski sistemi, strojna oprema, baze podatkov..)

Podpora, nadgradnje in zavarovanje?

Podpora za programsko opremo in nadgradnja programske opreme se pogosto zamenjujeta, čeprav pomenita dve čisto različni stvari. Pogosto se zamenjuje tudi za zavarovanje, vendar to ravno tako ni prav.

Podpora se uporablja za preventivno vzdrževanje, za tehnično podporo, varnostne kopije, reševanje aktualnih problemov in za prilagajanje programske opreme za tekoče poslovanje ter za prilagoditev potrebam v podjetjih.

Nadgradnja programa oziroma skrb za programsko kodo pa se uporablja za povsem različne stvari: odkrivanje problemov na ravni kode, odpravljanje napak, zagotavljanje popravkov in za posodobitve. Nadgradnje služijo tudi razvoju novih različic, za zakonske in za tehnološke spremembe (operacijski sistemi, strojna oprema, baze podatkov..)

Kaj pa zavarovanje?

Pogost nesporazum je pri primerjavi vzdrževanja in zavarovanja. Stavba, kot primer, lahko vzdržujete in/ali zavarujete. Če ne vzdržujete stavbe, morate popraviti vse napake, ki so se nabrale v prihodnjih letih zanemarjanja, predno začnete z rednim vzdrževanjem. Če prekličete zavarovanje in se v tem času ne zgodi nič slabega, lahko brez predhodnih stroškov ponovno sklenete zavarovanje.

Datalab vlaga veliko časa za razvoj, testiranje, vzdrževanje, razvoj testnih okolji in orodji, da bi lahko redno uvajali nove različice programske opreme. Tudi če nekatera podjetja nimajo sklenjene pogodbe o vzdrževanju, to ne pomeni, da bomo ustavili razvoj. Preprosto rečeno, vzdržujemo program, čeprav nektera podjetja pri tem ne sodelujejo.

Spomnimo se

Zamenjava poslovnega programa je velik strošek, ker:

• Ocena kompleksnih potreb in zahtev
• Prenos podatkov iz ene v drugo programsko opremo
• Sprememba delovnih navad
• Nastavitve in prilagoditve glede na poslovanje podjetja
• Strategije za nadaljne informacije
• Nove licence in strojna oprema
• Izobraževanje zaposlenih

Vsakoletno vzdrževanje je zato cenejše, saj večje spremembe, kot je menjava poslovnega programa, zahtevajo večji finančni zalogaj. Poleg tega pa imajo posodobitve manjši vpliv na poslovanje, kot zamenjava programa.

“Mi pa tega ne potrebujemo”

Tudi če vaše podjetje ostane 100% nespremenjeno, vemo da Microsoft izdaja posodobitve za trenutni sistem vsake nekaj mesecev. Podatkovne zbirke imajo podoben cikel posodobitve. Računalniki delujejo od 3 do 5 let. V primeru aplikacijskega programa preprosto kupite novo različico in staro zavržete. Uporabniki poslovnega programa pa ne želijo spremeniti celotnega programa, ko se pojavijo spremembe. V interesu jim je, da proizvajalec poskrbi za nove različice, ki upoštevajo tehnološke in zakonodajne spremembe in z nadgradnjo le posodobijo program, brez nepotrebnih migracij. Kontinuiteta je pomembna tako v poslovanju, kot pri poslovnem programu.

Zakaj je potrebno vzdrževati program?

Strošek vzdrževanja je ključnega pomena za razvijanje vaše in naše programske opreme. Veliko podjetji je zamenjalo stari program, ki se je nehal posodabljati, za program Pantheon. Delo za razvoj programske opreme je enak, tudi če vi ne sodelujete v vzdrževanju.

 

Priporočamo vam.

Bodite tako vi, kot vaš program v koraku s časom in posodabljajte program z novimi različicami. Odlašanje z nadgradnjami lahko močno poveča vaše stroške in vam verjetno ne bo prinesel pričakovanih prihrankov.

Poleg tega, izkoristite nadgrajevanje! Z rednim vzdrževanjem programa boste lažje slediti novostim v programu. Izkoristite nove funkcionalnosti – presenetljivo je, da podjetja, ki ne nadgrajujejo, povprašujejo po funkcionalnostih, ki so že vključene v nove verzije. Poleg tega, dobi uporabnik popolno podporo trenutnih težav katere koli vrste.

Če ne nameravate zapreti podjetja ali zamenjati poslovnega programa v naslednjih nekaj mesecih do enega leta, je verjetno da je nadgradnja vaša najboljša naložba za vaše poslovanje.