PANTHEON Dokumentni sistem (DMS) – Ko ne potrebujete več papirja

Obvladujte svoje dokumente s PANTHEON eDokumentacijo

 

V današnjem hitro spreminjajočem se poslovnem okolju je učinkovito upravljanje dokumentov ključnega pomena za uspeh. Ste vedeli, da brez dokumentnega sistema, zaposleni v povprečju izgubijo do 20 % svojega časa za iskanje različne dokumentacije? Vedno več podjetij se odloča, da svoje poslovanje, ki ga vodijo s programom PANTHEON, nadgradijo z rešitvijo PANTHEON Dokumentni sistem (DMS).

Dokumentni sistem omogoča enostaven prevzem in obdelavo ter pregledno hrambo dokumentov ter na enem mestu združuje:

• eProcese – vnaprej definirane poslovne procese,
• eDokumentacijo – hrambo vseh dokumentov v podjetju,
• eKnjižbe – zajem podatkov iz papirnatega dokumenta v elektronsko obliko brez pretipkavanja
• eIzmenjavo oz. eRačune – elektronsko pošiljanje in prejemanje računov

 

Za začetek začnite z brezplačno uporabo eDokumentacije!

Od 1.7.2024 je eDokumentacija na voljo vsem PANTHEON uporabnikom, kar pomeni da je vključena v vse tipe PANTHEON licenc.

Vsako podjetje ima na voljo 100 MB brezplačnega prostora za hrambo dokumentov, računov in pogodb in ostalih dokumentov. Za količine nad 100 MB preverite cenik tukaj.

 

Zakaj pričeti z uporabo PANTHEON Dokumentnega sistema (DMS)?

• Želite znižati stroške dela in obdelave ter arhiviranja dokumentov ter povečati učinkovitost.
• Ne želite več iskati dokumentov po fasciklih, ampak dostopati do njih v organizirani hrambi. Organizacija hrambe (klasifikacija) omogoča shranjevanje računov, pogodb, servisnih nalogov, reklamacij, mailov, …).
• Želite imeti nadzor nad tem, kdo dostopa do dokumentov (avtorizacije po zaposlenih).
• Želite optimizirati kroženje dokumentov po podjetju (možnost več nivojskega potrjevanja)

 

 

Kaj je eDokumentacija?

eDokumentacija je del dokumentnega sistema (DMS) in predstavlja skladišče vse dokumentacije, ki se uporablja v podjetju. V dokumentacijo shranjujemo prejeto in izdano pošto (skupaj z vodenjem poštne knjige), vso računovodsko dokumentacijo (kontne izpiske, zaključke let, opomine …), komercialno dokumentacijo (npr. pogodbe, anekse …), tehnično dokumentacijo (npr. navodila za uporabo, garancijske liste, slike s terena …). Skratka – VSE dokumente, ki smo jih vlagali v fascikle ali pa so papirji krožili po podjetju.

 

Prednosti eDokumentacije

1. Brezpapirno poslovanje: digitalizacija dokumentov prinaša številne prednosti, med njimi tudi prihranek časa in prostora. Z eDokumentacijo boste odpravili potrebo po fizičnih arhivih in zmanjšali stroške povezane s tiskom in shranjevanjem papirnih dokumentov.
2. Hitrejši dostop do dokumentov: z eDokumentacijo so vaši dokumenti vedno na dosegu roke. Uporabniki lahko do dokumentov dostopajo kjerkoli in kadarkoli, kar omogoča hitrejše odločanje in učinkovitejše delo.
3. Varnost in sledljivost: vsi dokumenti so varno shranjeni v digitalnem okolju, kar zmanjšuje tveganje izgube ali uničenja. Poleg tega omogoča eDokumentacija popolno sledljivost, kar pomeni, da lahko enostavno sledite, kdo je dostopal do dokumentov in katere spremembe so bile narejene.
4. Integracija z drugimi rešitvami: eDokumentacija se brezhibno povezuje z ostalimi Datalabovimi rešitvami, kot so ERP sistemi. To omogoča enostavno izmenjavo podatkov med različnimi poslovnimi funkcijami in zagotavlja celovit pregled nad poslovanjem.

 

 

Zakaj izbrati Datalab eDokumentacijo?

1. Učinkovitost in produktivnost: z uporabo eDokumentacije boste poenostavili svoje delovne procese, kar bo povečalo učinkovitost in produktivnost vaših zaposlenih.
2. Okolju prijazna rešitev: brezpapirno poslovanje prispeva k varovanju okolja, saj zmanjšuje porabo papirja in s tem tudi ogljični odtis vašega podjetja.
3. Prilagodljivost: naša rešitev je prilagodljiva in jo je mogoče prilagoditi specifičnim potrebam vašega podjetja, ne glede na njegovo velikost ali panogo.
4. Podpora in svetovanje: naša ekipa strokovnjakov vam je vedno na voljo za podporo in svetovanje, da boste lahko kar najbolje izkoristili vse prednosti eDokumentacije.

 

Kakšne vrste eDokumentacije poznamo?

 

eDokumentacija nudi naslednje načine hrambe:

1. StoriteveDokumentacija omogoča hranjenje dokumentov v varni oblačni Hrambi.
2. Razširitev in dopolnitev takšnega načina hrambe dokumentov je certificirana eDokumentacija. V njej so dokumenti hranjeni z revizijsko sledjo, ki zagotavlja sledljivost aktivnosti uporabnikov pri upravljanju z gradivom ter so časovno žigosani ob vnosu dokumenta,  kar pomeni, da so zakonsko skladni. Rešitev je certificirana pri Arhivu RS.
3. Za shranjevanje dokumentov na lokalnih strežnikih pa je na voljo storitev lokalna eDokumentacija.

 

Nasvet

Priporočamo kombinacijo eDokumentacije in certificirane eDokumentacije – zakonsko predpisano dokumentacijo shranjujte v certificirano eDokumentacijo, navadno eDokumentacijo pa uporabite za hrambo komercialne in tehnične dokumentacije ter poštne knjige.

 

Kaj, če že uporabljamo dokumentni sistem drugega ponudnika?

 

Nekateri uporabniki programa PANTHEON že uporabljate dokumentni sistem drugih ponudnikov. Ti so morda dražji in neprilagojeni vašim potrebam ali pa niso povezani s programom PANTHEON.

Za vse, ki si želite dostopnost dokumentov neposredno v programu PANTHEON in želite izkoristiti vse prednosti, ki jih celovit dokumentni sistem PANTHEON DMS omogoča, smo pripravili možnost prenosa poslovne dokumentacije iz vašega obstoječega dokumentnega sistema v PANTHEON DMS. Za dodatne informacije glede migratorjev nam pišite na prodaja@datalab.si in poslali vam bomo ponudbo in navodila.

 

 

Kontaktirajte nas

Pridružite se številnim zadovoljnim uporabnikom, ki so že optimizirali svoje poslovanje z Datalab eDokumentacijo. Za več informacij nas kontaktirajte:

📞 +386 1 252 89 00
📧 info@datalab.si
🌐 www.datalab.si