Nove spremembe pri evidentiranju delovnega časa: Kaj prinaša ZEPDSV-B?
Vlada Republike Slovenije je 20. decembra 2024 v Državni zbor vložila predlog Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-B). Ta predlog je odziv na pomisleke delodajalcev glede prejšnje novele ZEPDSV-A, ki je z 20. novembrom 2023 uvedla dodatne administrativne obremenitve pri vodenju evidenc delovnega časa.
Ključne spremembe, ki jih prinaša ZEPDSV-B:
- Poenostavitev vodenja evidenc: Predlog zakona predvideva zmanjšanje števila podatkov, ki jih morajo delodajalci beležiti pri evidenci delovnega časa. To vključuje odpravo obveznosti beleženja časa prihoda in odhoda z dela ter izrabe odmora. Oboje je bilo namreč uvedeno z novelo ZEPDSV-A.
- Fleksibilnost pri načinu vodenja: Delodajalcem se omogoča izbira med ročnim in elektronskim vodenjem evidenc, ne glede na pretekle kršitve. Obvezno elektronsko vodenje bo predpisano le za delodajalce z resnimi in ponavljajočimi se kršitvami delovnopravne zakonodaje.
- Poenostavitev obveščanja delavcev: Predlog ukinja dosedanjo obveznost pisnega obveščanja delavcev o podatkih iz evidence za pretekli mesec. Po novem lahko delodajalci te podatke zagotovijo na zahtevo delavca. Možna je tudi rešitev s stalnim elektronskim dostopom.
- Zmanjšanje kazni za prekrške: Predlog zakona predvideva znižanje glob za prekrške, povezane z vodenjem evidenc. Pri manjših kršitvah uvaja opozorila kot prvi ukrep.
- Opredelitev pojma delavca: Zakon dodatno redefinira osebe, za katere je ob zaposlenih delavcih treba voditi evidence, tako da jasneje določa krog oseb, ki delajo na podlagi pogodb civilnega prava, za katere vodenje evidenc ni utemeljeno.
- Kraj hrambe evidence: Kraj hrambe evidence je natančno določen. Delodajalec lahko evidenco o izrabi delovnega časa in pripadajočo dokumentacijo hrani na sedežu podjetja. Druga možnost je hramba na kraju opravljanja dela delavca.
- Vodenje evidence za poslovodne osebe: Uvedena je izrecna določba, da evidence o izrabi delovnega časa ni treba voditi za poslovodne osebe, ne glede na pravno podlago njihovega dela.
Kakšen je cilj predlaganih sprememb?
Cilj predlaganih sprememb je zmanjšanje administrativnih bremen za delodajalce. Poseben poudarek je na malih in srednjih podjetjih. Hkrati se povečuje fleksibilnost pri organizaciji delovnega časa. Obenem se ohranja namen zagotavljanja pravic delavcev in nadzora nad delovnim časom.
Obrtno-podjetniška zbornica Slovenije (OZS) pozdravlja predlagane spremembe. Meni, da predstavljajo korak v pravo smer. Spremembe prispevajo k bolj uravnoteženemu pristopu pri evidentiranju delovnega časa. OZS bo še naprej spremljala zakonodajni postopek ter se zavzemala za rešitve, ki bodo v korist tako delodajalcem kot delavcem.
Prilagoditev podjetij na spremembe
Za delodajalce je ključnega pomena, da spremljajo razvoj dogodkov in se pravočasno prilagodijo morebitnim spremembam zakonodaje. Priporočljivo je tudi, da se posvetujejo s strokovnjaki za delovno pravo ali svojo panožno zbornico za natančna navodila in podporo pri implementaciji novih zahtev.
Več o noveli ZEPDSV-A si lahko preberete v blogu na povezavi.
Že poznate najbolj učinkovito rešitev za evidentiranje delovnega časa?
V luči predlaganih sprememb je smiselno razmisliti o uvedbi digitalnih orodij za učinkovito vodenje evidenc delovnega časa. Ena izmed takšnih rešitev je PANTHEON Granula Kadri, ki omogoča celovito upravljanje kadrovskih podatkov in procesov.
Granula Kadri omogoča zaposlenim dostop do njihovih osebnih podatkov, pregled plačilnih list, evidentiranje delovnega časa ter oddajo zahtevkov za odsotnost. To poenostavi komunikacijo med zaposlenimi in kadrovsko službo ter zagotavlja preglednost in ažurnost podatkov.
Z uvedbo takšne rešitve lahko podjetja zmanjšajo administrativne obremenitve, izboljšajo natančnost evidenc ter se lažje prilagodijo novim zakonskim zahtevam. Poleg tega digitalizacija kadrovskih procesov prispeva k večji učinkovitosti in preglednosti v organizaciji.
S pravočasno prilagoditvijo in uporabo ustreznih orodij lahko podjetja zagotovijo skladnost z zakonodajo ter hkrati izboljšajo svoje poslovne procese.
