Nepričakovani stroški – izziv implementacije

V praksi se pogosto srečujemo z težavnimi primeri implementacije poslovne programske opreme. Na podlagi izkušenj Datalab-a, naših partnerjev in kupcev, katerih število, na območju nekdanje Jugoslavije gre čez nekaj tisoč, smo pripravili nekaj tipičnih izzivov s katerimi se sooča vsako podjetje pri implementaciji kompleksnih poslovnih rešitev iz ERP kategorije. Poleg tega bomo spoznali tudi izzive podjetij, ki takšne rešitve implementirajo.

Kaj je pri tem tako specifično? Vendar le je to je to »samo« računalniški program, ki ga  namestimo in začnemo z uporabo. Prav v tem se skriva eden od osnovnih izzivov. Računalniški program je računalniški program, vendar je ob enem tudi poslovni program. Kar pomeni, da mora biti poleg tega, da je tehnično ustrezen tudi poslovno gledano dovršen in celostno zasnovan.

Pogosto je ta aspekt spregledan pri izboru in implementaciji in tako nastanejo težave oziroma kakor je dan danes moderno reči: izzivi. Ti in podobni problemi pa botrujejo nastanku nepričakovanih in »nepričakovanih« stroškov ter pogosto predstavljajo kamen spotike pri implementaciji.

O katerih izzivih govorimo in kako ti ustvarjajo stroške ? Pričakovane in nepričakovane.

Pričakovani stroški

Stroške, ki so nam že poznani ne bomo podrobneje opisovali, vendar je pomembno, da jih vsaj omenimo. Ti stroški so večino enkratni, razen v primeru predplačniškega naročila. Torej, na začetku imamo strošek nakupa licenc ali strošek najema licenc, odvisno od načina prodaje. Takoj za tem sledijo nove verzije programske opreme in vzdrževanje oz. tehnična podpora. To so več ali manj poznani stroški.

Razen implementacije – tu lahko pričakujemo marsikaj. Če začnemo z ne dovolj jasnimi zahtevami, nadaljujemo z preširoko ali preozko definiranega obsega projekta implementacije, pa vse do stvari, ki so pri implementaciji prisotne, vendar na začetku projekta niso bile prepoznane kot strošek.

S tem zapisom bomo poskusili obelodaniti nekatere od teh prisotnih neprepoznavnih stroškov implementacije, ki imajo lahko manjši ali večji učinek na uspeh celotne implementacije.

Nepričakovani stroški – izziv implementacije

Zgoraj navedeni stroški so splošno znani oz. bi morali biti splošno znani. Tisto, kar je manj poznano in tisto o čemer se manj govori/piše pa so nepričakovani stroški, ki se lahko pojavijo pri implementaciji ERP rešitev. Vsekakor to niso edini nepričakovani stroški, ki se lahko pojavijo v procesu implementacije, vendar so nekateri od najpogostejših, ki se pojavljajo in smo jih zato izpostavili kot stroške, ki zahtevajo posebno pozornost.

Čas, ki ga uprava posveti ERP projektu

Pogosto velja, da je uspešnost implementacije poslovne ERP rešitve v veliki meri odvisna od zavzetosti vodstva pdojetja. Pomislite koliko časa je potrebno, da da bi projekt implementacije ERP rešitve bil uspešno izveden z najmanjšim možnim potrošenim časom najvišjega vodstva, ki je vedno na kratkem s časom.  Potrebno je najti ravnotežje, vendar je tudi pomembno, da se na ta strošek računa.  Zakaj ? Ker se ERP rešitev dotika vseh poslovnih procesov v podjetju in jih spremeni na bolje, da so bolj efektivni, uspešnejši, enostavnejši, vendar še vedno lahko nekatere spremembe v obstoječi način vpelje le najvišje vodstvo podjetja. To pomeni, da morajo biti vodje podjetij vključene v projekt, njihov čas pa mora biti vštet v strošek implementacije. Verjemite nam, ne želite da se pri procesu implementacije nekaj zatakne, vi pa morate za nadaljevanje implementacije počakati na direktorjevo odločitev.

Čas, ki je potreben, da se projekt izpelje do konca (upravljanje s projektom)

Če želite implementacijo uspešno pripeljati do konca, mora podjetje, poleg tega da bo s strani implementatorja nekdo zadolžen za upravljanje s projektom, zadolžiti tudi svojo osebo, ki bo skrbela za nadzor, spremljanje dogajanja in napredka projekta.

Stroški spremembe načina dela (čas, ki je potreben, da se ljudje navadijo na delo na novem sistemu)

Ti stroški pogosto niso takoj vidni, ker niso direktno merljivi v času, vendar še kako vplivajo na skupne stroške implementacije novega sistema. Če je nek proces trajal X časovnih enot, a zaradi novega sistema in obdobja prilagajanja nanj traja Y časovnih enot, je potrebno razumeti, da če ne drugega, se bodo procesi v začetku odvijali počasneje kot so se v »starem« sistemu, iz preprostega razloga: na nov sistem se je potrebno navaditi, naučiti.  To se pogosto pozabi in privede do situacije ko se vprašamo: »Kako to, da delo poteka počasneje ko pa smo uvedli nov sistem, ki naj bi delovni proces pospešil?« To ni nič strašnega, po določenem času se stvari umirijo in postavijo na svoje mesto. Kljub temu moramo imeti ta časovni strošek v mislih, ko planiramo druge aktivnosti v podjetju. Če je po uvodnem obdobju uvajanja sistema, proces še vedno počasnejši kot je bilo pričakovano /načrtovano potem je potrebno primerno reagirati in poiskati rešitev.

Migracija podatkov in preverjanje delovanja prenesenih podatkov

Če že drugič implementirate poslovno programsko opremo, si verjetno želite ohraniti podatke starega sistema. Vendar previdno,  to je lahko zelo občutljiva operacija. Katere podatke boste prenesli ? Katero zgodovino potrebujete ? Koliko podrobnosti želite v novem sistemu ? Vse ali le ključne informacije ? Ta in še mnoga druga vprašanja nimajo enostavnega odgovora, prav tako pa ima vsak odgovor tako pozitivne kot negativne strani. Iz naših izkušenj, najbolje je, da izluščite ključne informacije, ki jih potrebujete in jih prenesete (migrirate) na nov sistem. Prevelike želje so lahko razlog za prevelike stroške, in kdaj se zgodi tudi to, da kompletne migracije ni mogoče izvesti zaradi raznih razlogov. Vsekakor, če krenete po te poti imejte v mislih, da boste imeli zaradi migracije stroške, ki jih je vsekakor potrebno načrtovati v procesu implementacije.

Testiranje sistema

Pogosto spregledamo dejstvo,  da je potrebno, preden se spustimo v produkcijo nekatere stvari testirati oziroma preveriti ali delujejo. Čas potreben, da se sistem pri uporabnikih preizkusi lahko variira, odvisno od obsega samega projekta implementacije. Koliko časa je potrebnega, da se kompleksen sistem  in same spremembe testirajo ? Kako se bo testiralo ? Kdo bo testiral ? Ali tisti, ki testira točno ve, kako in na kakšen način naj izvede testiranje ? Odgovori na ta vprašanja zahtevajo čas, da se dodobra definirajo in potem tudi izvedejo. Tudi ta čas je potrebno vračunati v projekt, da se v času operativnega dela ne bi pojavile stvari, ki ne delujejo.

Stroški spreminjanja obsega in podrobnosti projekta (dodatne zahteve)

Čeprav ga navajamo šele na koncu, je ta strošek mogoče kar največji vzrok izzivov implementacije. Sigurno poznate situacijo: dogovorili ste se o obsegu, implementacija se je začela in potem se začnejo pojavljati stvari, ki jih nihče ni omenil. Nekatere manj, nekatere pa drastično spremenijo potek celotne implementacije. Zaradi tega je zelo pomembno, da na samem začetku jasno in čim bolj detajlno definirate zahteve. Čeprav se vam bo na začetku zdelo odveč, se bo kasneje še kako izplačalo, da zahteve definirate in popišete tako kot je treba, pa čeprav boste porabili za to malo več časa. V praksi se pogosto srečujemo s takimi situacijami, ki v večini primerov vplivajo na dolžino, hitrost in učinkovitost implementacije. Danes imajo več ali manj vsi programi izplačilo plač, vendar na kakšen način prav VI pripravljate izplačila ? Ali imate nagrade in kazni ? Ali imate najeto delovno silo? Kako so oni vpleteni? Podrobneje kot boste na samem začetku definirali takšne stvari, lažje bo tekla implementacija.

Ostali nepredvideni stroški

To pa še ni vse. Seznam lahko, kot se zdi, dopolnjujemo v nedogled. Vendar le smo s tem zapisom želeli, da izhajajoč iz naše prakse z vami delimo nekatere od, po našem mnenju, najpogostejših izzivov implementacije.

Če ste pazljivo prebrali, ste lahko videli, da je ključni poudarek v vseh navedenih točkah, na časovni komponenti. Strošek časa je pogosto komponenta, ki se najpogosteje predvidi. In čas je denar, kajne ?