Nadgradite podatke, ne le softver

V praksi se pogosto srečamo z uporabniki, ki si želijo izboljšati svoje poslovanje, ampak v tem procesu se velikokrat tudi srečamo z številčnimi problemi, od katerih jih večina sploh ni povezana s softverom. Enega od teh problemov bomo na kratko obravnavali v tem članku. Reč je o pomembnem, skorajda osnovnem koraku izboljšave: podatki in njihova kvaliteta.

Podatki so ključ. Podatki so sredstvo podjetja. Podatki so osnova za informacije. Od kvalitete podatkov je odvisna kvaliteta informacij, ki jih bo podjetje dobilo iz informacijskega sistema.

Pogosto je kvaliteta podatkov na zelo nizkem nivoju. Razlogov za to je lahko več, eden od najpogostejših pa je ta, da se o podatkih ne vodi računov. Podatkov ne obravnavamo enako kot ostala sredstva, ki jih ima podjetje v lasti.

Redno servisiranje podatkov

Praktični primer : če ima podjetje vozni park, obstaja velika verjetnost, da se bo servis redno opravljal, da bodo vozniki pozorni na malenkosti tekom uporabe vozila in da bodo vestno sporočali opažene pomanjkljivosti ter da bodo skrbeli za vsako vozilo, ki jim je bilo zaupano. Precej je jasno, zakaj je to tako. Če vozilo redno vzdržujemo, bo dalj časa vozno in dalj časa bo podjetju prinašal ekonomsko in še kakšno korist.

Zakaj se ista logika ne uporablja pri podatkih? Ali če se uporablja, se to počne ad-hoc ali pa tedaj, ko je res stanje kritično.

Če službena vozila letno prevozijo okoli 30 – 50 tisoč kilometrov in če je redni servisni interval postavljen za 15 – 20 tisoč kilometrov, je nekako logično, da se bo redni servis in pregled stanja vozila opravil minimalno dvakrat letno.

Vprašanje je, kolikokrat na leto preverjate stanje svojih podatkov?

Iz izkušenj lahko trdimo, da to ni niti enkrat na leto.

Prvi servis – implementacija ERP rešitve

Zgodba iz praktičnega primera velja za podjetja, katera že imajo implementiran nek ERP sistem ali pa vsaj tako zgleda. Ampak ni nujno tako. Kakršne koli podatke da uporabljate v podjetju, je zelo pomembno kako te podatke vzdržujete.

Zakaj? Zelo enostavno.

Svet se spreminja, ampak se tudi vse drugo spreminja. Spomnimo se starega latinskega izreka »panta rei«. Torej, četudi ste v nekem trenutku postavili osnovne podatke, ki jih v podjetju uporabljate, je  potrebno te podatke vzdrževati.

Recimo, to velja neodvisno od sistema, ki ga uporabljate, da ste v startu imeli definirane osnovne podatke o kupcih : naziv, naslov, mesto, telefonska številka, kontaktna oseba in podobno. In ti podatki so za nekaj časa zadostovali. Potem, zaradi namenov poročanja, vam je bistveno, da dodate še regijo, kategorijo kupca, klasifikacijo, tip in podobno. Velika verjetnost je, da na začetku teh stvari niste načrtovali. Če imate sistem, ki to že podpira, je situacija enostavna – nove podatke boste dodali v to predvidena polja in nadaljevali z delom. Še boljše, če je vaš informacijski sistem povezan z neko javno dostopno bazo podatkov, lahko te podatke samodejno prenese iz te baze in jih osveži. Vseeno pa moramo imeti v mislih, da ni nujno, da so vsi podatki javno dostopni.

Kaj pa če teh polj ni v informacijskem sistemu? Na voljo imamo več opcij. Razmislite lahko o ceni nadgradnje informacijskega sistema s temi polji ali pa podatke vnesete v Excel, kjer jih nato tam tudi urejate in analizirate. Ampak, ali ste v tem primeru lahko sigurni, da bodo vsi gledali isto Excel datoteko, ko boste delali poročilo?

Kaj lahko naredite, da boste nadgradili svoje podatke?

Kolikokrat se vam je že pripetilo, da ste pregledovali seznam zapadlih terjatev in ko ste želeli poklicati dolžnike, pa se izkaže da kontaktna številka ni več v veljavi, računovodja ni več zaposlen v tem podjetju, namesto e-mail naslova imate oznako, ki je bolj podobna »specifičnem žanru«, kot pa e-mailu in podobno. Tudi nam se to kdaj zgodi, bodimo realni, to se zgodi v vsakem podjetju. Obstajajo pa načini, ki jih sami uporabljamo in ki lahko pomagajo, da se zgoraj navedene situacije zmanjšajo na minimum.

1. korak: Preglejte obstoječe podatke

Preglejte vaše obstoječe podatke. Klasificirajte jih, razdelite v skupine in definirajte vse kar potrebujete. Preverite če so vsa zahtevana polja tu in še pomembneje, če so ta polja izpolnjena.

Za vsako kategorijo definirajte minimum skupnih podatkov in nato za vsako kategorijo definirajte njene specifičnosti. To naredite v nekem formatu, ki je ljudem lahko berljiv, ker nam bo to kasneje prišlo prav.

Če ima vaš informacijski sistem možnost izvoza v Excel, potem je lahko to delo še lažje.

2. korak: Nadgradite svoje podatke

Ko ste vse to opravili, pa nadgradite svoje podatke. To pomeni, če to lahko naredite nemudoma, da izpolnite podatke, ki manjkajo v določeni skupini podatkov. Če pa tega ni mogoče takoj opraviti, je pa priporočeno, da vzpostavite neko strategijo izpolnjevanja podatkov v prihodnosti in obvezno postavite rok, do kdaj se to izpolni. Razmislite tudi, kako boste to uporabili na podatkih, ki jih potrebujete ali pa jih boste potrebovali v prihodnosti, pa trenutno niso dostopni ali pa jih ni v informacijskem sistemu.

3. korak: Podatke shranite in vzpostavite pravila

Po pregledu obstoječih podatkov in potem, ko ste definirali kaj potrebujete od podatkov, pa razmislite o tem, kaj boste morda potrebovali v bližnji prihodnosti. Potem vzpostavite pravila, kako, na kakšen način se bodo obstoječi podatki razširjevali, kako se bodo ažurirali in kdo bo zadolžen, da spremlja te stvari. Še boljše, če vam proračun omogoča, razdelite obveznosti glede na skupino podatkov (npr. marketing spremlja podatke o obstoječih in morebitnih kupcih, računovodstvo o dobaviteljih, kadrovska služba o zaposlenih ipd.).

4. korak: Preverite podatke

Če ste storili vse do tega koraka, pa storite še ta korak. Preverite svoje podatke. Preverite, če so to res podatki, ki jih potrebujete, preverite, če so pravilno izpolnjeni in če jih lahko uporabljate. Preverite format podatkov, integriteto podatkov, obstoj podatkov in podobno. To je še posebej pomembno, ko uporabljamo orodja za združevanja kot je npr. Excel. Tukaj se pogosto dogajajo napake pri formatiranju, pa lahko tako namesto številk dobimo besedilo ipd. To je obvezen korak in ga ne bi smeli preskočiti. Edino tako smo lahko prepričani, da so podatki, ki jih uvažamo v naš informacijski sistem resnično tisti podatki, ki jih moramo vnesti.

5. korak: Vzpostavitev procesa upravljanja s podatki

Vse zgoraj navedene aktivnosti se lahko opišejo in združijo v en dokument. Na tak način, bo lahko vsak, ki bo v prihodnosti imel potrebo, da se ukvarja s podatki (npr. med rednim letnim servisom podatkov), imel možnost, da to izvede na pravilen način. Ni komplicirano, ampak zahteva pa veliko razmišljanja in priprav. Od klasifikacije podatka, opredelitvi področja in polja, kjer lahko podatek uporabimo pa vse do spremljanja življenjskega ciklusa podatkov. Na koncu pa, zakaj bi zapravljali čas, da bi vsakemu posebej pojasnjevali kaj in kako mora delati. Priročnik in navodila za delo so zmeraj dobrodošli.

Vprašanje, ki se pojavlja pa je, zakaj moram to početi, ali ni vse to v informacijskem sistemu, poslovnem softveru, ERP-u? Zelo enostavno povedano, ne ni. Obstajajo podatki, ki se nahajajo tudi izven ERP sistema v nekih pomožnih orodjih, na internetu, v mobilnih telefonih, na prenosnih računalnikih ipd. Proces mora zaobjeti upravljanje tudi teh podatkov.

Na koncu, kakor se potreba po podatkih konstanto menja in prilagaja trenutnem poslovanju, je toplo priporočilo, da se ta proces vzpostavi in dosledno uporablja. Kako bo ta proces izgledal, je odvisno od vsakega podjetja posebej, mi pa vam lahko pomagamo s tem, da ustvarimo okvir za podatke preko PANTHEON baze podatkov, ki ponuja ogromne priložnosti na področju šifrantov.

Razmislite o tem, da so poleg vašega voznega parka, tudi vaši poslovni podatki v odličnem in samo v voznem stanju.

Data Scientist – Znanstvenik za podatke – pretvarja podatke v dobiček?

Ni slučajnost, da se danes vse več in več sliši o nekem zanimanju »znanstvenik za podatke«. To vsekakor ni v tem kontekstu podatkov o katerih mi pišemo, je pa indikator o tem kako so dandanes podatki pomembni za poslovanje. Konec koncev, razmislite samo o tem, koliko podjetji je nastalo na internetu v zadnjih 10 letih, ki imajo ogromne prihodke, ki imajo v lasti samo podatke. Podatki so osnova za kvalitetne informacije, a kvalitetne informacije pa pomagajo pri boljšem odločanju, boljše odločanje pa prinaša poslovne rezultate. PANTHEON moto je: Spremenite podatke v dobiček.

Razmislite: Kakršne podatke imate, takšen bo tudi dobiček, mar ne?