Kako smo se v Datalabu organizirali v času izrednih razmer

Podjetje Datalab deluje v državah Jugovzhodne Evrope, s podružnicami v Sloveniji, na Hrvaškem, v Srbiji, Bosni in Hercegovini, Severni Makedoniji , Črni Gori, Kosovu in Bolgariji. Matično podjetje, ki skrbi za razvoj in nadzor ostalih podjetij, je v Ljubljani. Poslovni procesi so kompleksni, oddelki so v vsaki državi razdeljeni po enakem sistemu: podpora produktu, implementacije, prodaja, marketing, akademija in računovodstvo. Že zaradi geografske razpršenosti velik del poslovanja poteka na daljavo, najbolj kritična področja, ki vključujejo terensko delo, pa so prodaja, podpora in projektne skupine za uvedbo PANTHEON-a v podjetja. Delo od doma nam ni tuje, pa smo se vseeno pandemiji morali dodatno prilagoditi.

Večina razvojne ekipe je že do sedaj nekaj dni na teden delala od doma, nikoli pa nismo v praksi poizkusili, kako bi bilo, če bi celotno podjetje poslovalo na ta način.

Dne 24.2.2020 je naš izvršni direktor, g. Mertelj, sklical zbor podjetja, pojasnil svoje videnje situacije ter med drugim odredil preverjanje pripravljenosti podjetja na delo od doma. Še preden je bil v Sloveniji diagnosticiran prvi primer okužbe, smo za štiri dni izvedli testno obdobje, med katerim smo preverili, ali imamo vsi vse potrebne dostope do orodij in portalov, saj nas je zanimalo »Kako poskrbeti, da v primeru pandemije ne ogrozimo poslovanja podjetja«. Preverili smo tudi, ali imamo vsi možnost uporabe naših storitev ePoslovanja, preko katerih nemoteno potekajo poslovni procesi, kot so izdaja eRačunov, pregledovanje in potrjevanje prejetih računov in ostalih dokumentov, ali so delovni procesi (workflowi) ustrezno nastavljeni, se vsi podatki ustrezno shranjujejo v varnostne kopije, prevezali smo stacionarne telefone na mobitele, testirali orodja za videokonference, uredili VPN dostope ipd.

Po uspešnem testu je 13.3.2020 uprava družbe odredila delo od doma vsem zaposlenim v vseh državah. Danes vsi delamo od doma zaradi zdravja, zaradi odgovornosti do svojih uporabnikov, en do drugega in tudi zato, ker so od danes naprej naši otroci v Sloveniji doma.

Na lastni koži smo ugotovili, da je najbolj pomembno to, da ima podjetje razvito jasno organizacijsko strukturo ter da posluje karseda digitalno. Predpogoj za vsako delo je, da imajo zaposleni ustrezno opremo in dostope do najpomembnejših podatkov in dokumentov, ki jih pri svojem delu potrebujejo in da komunikacija poteka tekoče, pa čeprav prek spleta.

 

Ali v Datalabu nemoteno poslujemo, ker zaposlenih ni na delovnem mestu?

Osnova leži v IT rešitvah, ki omogočajo, da več posameznikov dostopa do iste baze podatkov ne glede na to, kje se nahajajo. To nam omogoča poslovanje v oblaku.

Pa poglejmo, kako so si delo reorganizirali po posameznih področjih. Z največ izzivi so se srečali v oddelku podpore, implementacij ter v prodaji.

 

 

ANDREJ MERTELJ, izvršni direktor 

Moj hobi je bila vedno genetika – programiranje življenja. Ob prvih informacijah, ki so nas dosegle, me je tematika vznemirila da sem začel poglobljeno razmišljati o implikacijah, ki jih COVID-19 prinaša. Zelo hitro smo v upravi sprejeli smernice in odredili teste pripravljenosti. Kot občan srednjih let se dobro spomnim vaj »Nič nas ne sme presenetiti« in mi doktrina pripravljenosti ni tuja.

Ker pokrivam tudi področje razvoja, ki je zaradi programerjev v različnih državah že dolga leta posluje »na daljavo«, v tem delu podjetja nismo imeli težav z organizacijo in opremo. Odpadli so le redni tedenski sestanki na sedežu podjetja, ki smo jih nadomestili z videokonferencami. Delo ves čas poteka normalno, do sedaj opažam celo rahel dvig produktivnosti in predanosti delu.

Z mirno vestjo lahko zatrdim, da so vsi naši zaposleni razumeli rizike, ki jih pandemija nosi, da so pozorni na svojo zaščito ter socialno bližino in da jim je jasno, da prihajajo težki časi, v katerih nas in naše digitalne storitve uporabniki potrebujejo bolj kot kadarkoli prej. Naša družbena odgovornost je evidentna. Kot pomoč slovenskemu gospodarstvu bomo tako pripravili brezplačna orodja za digitalizacijo ter posebno ugodne pakete vpeljave digitalnega poslovanja, za katere bomo ponudili še odlog plačila.

Z vsemi svojimi aktivnostmi si prizadevamo zmanjšati škodo, ki bo nastala gospodarstvu in s tem posledično nam vsem.

 

MONIKA RODMAN, podporni oddelek

V Sloveniji smo se v oddelku podpore organizirali tako, da lahko našim strankam nudimo odzivno in učinkovito pomoč tudi v trenutnem stanju, ko nam grozi nevarnost virusa. Zavedamo se, da je v tem trenutku še toliko bolj pomembno, da ostanemo zdravi in zagotovimo našim uporabnikom ter vsem članom ekipe varnost in zaščito pred virusom, ob enem pa ažurno in strokovno pomoč.

Delo od doma omogoča popolnoma enak način izvajanja storitev kot, ko ga izvajamo iz svojih poslovnih prostorov. Nekoliko drugače poteka delo na implementacijah programa PANTHEON pri novih strankah, saj se prav tako vse aktivnosti izvajajo virtualno preko različnih povezav.

Prepričani smo, da so tovrstni ukrepi nujno potrebni in se bomo potrudili, da bomo tudi v tem trenutku učinkoviti in našim strankam nudili vso pomoč, ki jo potrebujejo.

 

VANJA CIGOJ, Akademija in interna izobraževanja

Življenje se nam je ob nastopu pandemije močno spremenilo. Šole in vrtci so se zaprli, delo pa poteka okrnjeno od doma ali v izmenah. Tudi v tem času potrebujemo pomoč in znanje za uporabo PANTHEON-a in drugih navezanih digitalnih storitev, vendar pa bi bilo neodgovorno izvajati konference in/ali tečaje. Zato smo tudi izobraževanje v tem obdobju v celoti digitalizirali.

V Datalabu smo tako pripravili webinarje in katalog nabora PANTHEON izobraževanj (https://www.datalab.si/pantheon-akademija/katalog-izobrazevanj/), ki so uporabnikom dostopni v video obliki (on-line) 24/7. Prav tako so preko spleta na voljo tudi brezplačna video navodila o novostih v PANTHEON-u, ki jih uporabniki lahko spremljajo na uporabniškem strežniku UserSite (NOVOSTI IN NASVETI).

PANTHEON konference, načrtovane v vseh državah med aprilom in junijem 2020, smo prestavili na kasnejši datum. Izobraževanja v živo pa za vas načrtujemo ponovno s koncem aprila, v kolikor bodo razmere to omogočale.

 

MAJA FUJAN, marketing

Marketing ekipa v celotni regiji je majhna, hitra in fleksibilna. Naše vsakodnevno delo že tako ali tako poteka večinoma na daljavo. Glede na situacijo smo sprejeli kar nekaj ukrepov. Manjše prodajne dogodke smo preusmerili na webinarje, udeležbo na večjih dogodkih so organizatorji večinoma sami odpovedali oz. prestavili na live stream, delno pa smo planirane objave v tisku prenesli v digitalno obliko ter povečali inbound aktivnosti.

Komunikacijo in sporočila oblikujemo optimistično, poudarjamo dobre prakse, nasvete, osredotočamo se na storitve ePoslovanja ter prednosti uvedbe digitalizacije. Poizkušamo biti dober korporacijski državljan in pomagati skupnosti kjer koli le lahko.

 

AMBROŽ JARC, prodaja

V Prodajnih oddelkih po regiji smo najprej izvedli informiranje o virusu in pripravili pripadajoče ukrepe za zaščito sebe in sodelavcev. Drugi korak je bilo preoblikovanje obstoječih prodajnih procesov, da se lahko izvajajo od doma. V ta namen uporabljamo digitalna orodja, ki jih nudi PANTHEON (npr. eDokumentacija), kot komunikacijski kanal pa se uporablja Skype in MS Teams.

Glede na potrebe strank smo prilagodili delovni čas prodajne ekipe.

V kolikor se izkaže, da je potrebno tokom prodajnega procesa imeti oseben stik, imamo na sedežu podjetja določeno sobo, v kateri sta lahko samo dve osebi, ki ju loči miza na ustrezni razdalji. Na voljo so tudi razkužilo in obrazne maske. Po vsakem sestanku se soba ustrezno razkuži (vrata, kljuke, mize, stoli) in za 2 uri prezrači.

 

Iz vsake situacije se lahko nekaj naučimo

Po desetih dneh, odkar podjetje posluje »od doma«, smo se naučili, da brez vzpostavljenega sistema za avtomatizacijo, upravljanje in organizacijo dokumentov ter zmogljivega poslovnega sistema, delo ne bi moglo potekati brezhibno. Dobro postavljeni poslovni procesi ter agilnost podjetja, ko je potrebno sprejeti spremembe, sta ključna faktorja v kriznih situacijah. Pomembno je transparentno komuniciranje, jasna navodila ter kontrola in nenehne izboljšave.

Če tudi vi razmišljate na podoben način, se poraja vprašanje, ali je tudi vaša poslovna infrastruktura pripravljena.

V kolikor se zanimate oz. imate vprašanja o našem prehodu na delo od doma ali o naših rešitvah, ki preverjeno delujejo tudi preko zaprtih državnih mej, vas vabimo, da nas pokličete (01 25 28 950) ali nam pišete na godigital@datalab.si.