Kako pravilno izdati potni nalog v skladu z zakonodajo

Potne naloge urejajo različne uredbe, zakoni in pravilniki. Vsa podjetja, ki pri svojem poslovanju vključujejo tudi službena potovanja, so zanje dolžna izdati potni nalog.

Potni nalog je računovodska listina, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter izkazuje upravičenost povračila stroškov, ki so nastali pri službenem potovanju.

SRS (Slovenski računovodski standardi) predpisujejo obliko in vsebino nalogov za izvajanje in knjigovodskih listin, kamor spadajo tudi potni nalogi in obračuni potnih stroškov. Potni nalog tako spada med naloge za izvajanje, obračun potnih stroškov pa predstavlja knjigovodsko listino.

Izdajanje in izpolnjevanje potnih nalogov se velikokrat povezuje z nepotrebnim delom in predstavlja zaposlenim predvsem zoprno in zamudno delo. Vendar je potni nalog in njegova pripadajoča dokumentacija zelo pomemben dokument, ki lahko vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij in je tudi zakonsko obvezen.

Inšpektorji pogosto preverjajo podjetja in njihove potne naloge.

PANTHEON Web Light 

PANTHEON Web Light je spletna in uporabniku prijazna rešitev za vodenje celotnega poslovanja. Nudi enostaven način za izdajanje in prevzema računov, naročil in predračunov, potnih nalogov, spremljanje evidence delovnega časa od doma ali iz podjetja, zaloge v skladiščih, inventure in pregleda poslovanja.

VEČ

 

Kdaj je treba izdati službeni nalog?

Potni nalog za službeno pot se izda v pisni obliki pred predvideno potjo, obvezno pa ga mora podpisati direktor oz. pooblaščena oseba. Izjemoma se lahko službeno pot odredi tudi ustno oz. po telefonu, vendar se v takšnem primeru potni nalog izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno potovanje.

 

Kateri so obvezni podatki na potnem nalogu?

Eden izmed pomembnejših elementov potnega naloga je podatek o namenu potovanja. Tukaj lahko napišete, ali gre za obisk poslovnega partnerja, sejma, prireditve, sestanek z dobavitelji ipd.

Pri navedbi namena potovanja bodite pozorni in natančni, saj ne bo dovolj le zapis »službena pot«, temveč inšpektorji zahtevajo podrobnejši opis, npr. »Poslovna pot – obisk Datalab d.d., podpis pogodbe«.

Poleg navedenega točnega razloga in namena potovanja je obvezno navesti tudi:

• zaporedno številko izdanega potnega naloga in datum izdaje,
• točne podatke osebe, ki opravlja službeno pot, njeno delovno mesto in naslov bivanja,
• datum potovanja z uro pričetka potovanja,
• kraj potovanja,
• kratek opis naloge in dela na službeni poti,
• čas (ure, dnevi) trajanja potovanja,
• odobritev uporabe prevoznih sredstev (osebni ali službeni avtomobil, letalo, avtobus itd.)
• plačnika potnih stroškov,
• višino dnevnice in morebitnih posebnih dodatkov.

Če se za službeno potovanje izplačuje predujem, je treba njegovo višino zabeležiti v potnem nalogu.

Pravilno izpolnjen nalog za službeno potovanje mora podpisati odredbodajalec (direktor oz. pooblaščena oseba).

Kaj pa obračun potnih stroškov?

Zakon o delovnih razmerjih v 130. členu določa, da mora delodajalec delavcu med drugimi zagotoviti tudi povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju.

Kdaj je treba oddati obračun potnih stroškov?

Po vrnitvi s službenega potovanja je treba v čim krajšem času (na primer v dveh delovnih dneh) (pisno ali elektronsko) izpolniti obračun potnih stroškov in ga predložiti svojemu nadrejenemu ali računovodstvu. Priporočljivo je, da je rok predložitve obračuna določen v internem pravilniku o službenih potovanjih. Obračun stroškov, nastalih na službenem potovanju v tujino, se po določilih 20. člena Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino predloži nadrejenemu naslednji dan po končanem službenem potovanju, najpozneje pa v 7 dneh po končanem potovanju. Nadrejeni je dolžan celotno dokumentacijo in morebitni ostanek sredstev predložiti računovodstvu v roku 7 dni po prejemu obračunov.

Kateri elementi na obračunu so obvezni?

Obračun potnih stroškov je treba izpolniti tako, da predstavlja verodostojno knjigovodsko listino. Izdela se ga za vsako službeno pot posebej ali naredi mesečni obračun potnih stroškov.

Obračun mora vsebovati:

• ime in priimek predlagatelja obračuna potnih stroškov,
• datum odhoda na službeno pot,
• datum prihoda s službene poti,
• navedeno odsotnost izraženo v dnevih in urah,
• število dnevnic,
• vrednost ene dnevnice,
• skupno vrednost dnevnic,
• prevozne stroške (vozovnice javnih prevoznih sredstev oz. kilometrina idr.),
• druge stroške (npr. parkirnino, cestnino, telefonske stroške, stroške nočitev – vendar vse to le, če odredbodajalec take stroške pri odredbi službenega potovanja tudi odobri). Te priloge predstavljajo verodostojno dokumentacijo za priznanje teh stroškov.

 

PANTHEON Web Light – Enostavno izdajajte potne naloge kar preko spleta

Spletni program PANTHEON Web Light omogoča hiter in preprost vnos potnega naloga, tudi preko mobilnega telefona. Vsebuje vse potrebne podatke, ki jih narekuje zakonodaja, vam pa omogoča da enostavno vnesete potni nalog.  S spletnimi potnimi nalogi boste poenostavili postopek vnašanja, obračunavanja, izpisovanja in analiziranja službenih poti.

PANTHEON Web Light omogoča:

 enostaven vnos potnega naloga kar v brskalniku (preko pametnega telefona, tablice, prenosnika),

dodajanje relacije preko zemljevida Google Maps,

pregled v realnem času,

samodejno dodajanje dnevnic in kilometrine, brez ročnih vnosov,

enostavno dodajanje dokumentov za obračun potnih stroškov,

pregled potovanja na zemljevidu,

povezavo s programom PANTHEON.