Kako oceniti ponudbo za uvedbo nove funkcionalnosti v ERP

Daniel Hebar je Datalabov svetovalec za implementacije. Z nami deli kratke a uporabne nasvete na podlagi svojih dolgoletnih izkušenj.

---

Dejavniki, ki naj jih podjetje upošteva pri oceni ponudbe:

1. Strošek izdelave funkcionalnosti vs. prihranek stroška oz. časa zaposlenega
Preprost primer kalkulacije trajanja povrnitve investicije: strošek izdelave novega poročila / (urna postavka delavca x št. mesečno porabljenih ur za poročilo)

Ker pa ima delodajalec običajno strošek s plačo delavca v vsakem primeru, to kalkulacijo nekoliko zakomplicira. Zato je pri oceni upravičenosti ponudbe potrebno upoštevati tudi to, da lahko npr. vodja prodaje čas, ki ga je prej porabil za izdelavo poročil o prodaji, sedaj porabi za aktivno prodajo na trgu, nabavnik pa npr. za optimizacijo stroškov nabave.

2. Pomembnost funkcionalnosti
Kako pomembna je natančna lastna cena izdelka za proizvodno podjetje, ki izdeluje izdelke z nizko dodano vrednostjo? Koliko je za podjetje vredna informacija, ali izdelava določenega izdelka prinaša dobiček ali izgubo? Si podjetje sploh lahko privošči ne imeti tega podatka?

3. Povečana zanesljivost podatkov
Ob predpostavki, da so podatki, vneseni v ERP, pravilni, je zanesljivost poročil 100% in praktično izničuje možnost človeških napak v izhodnih podatkih. Če so parametri fiksno določeni, tak način tudi zmanjšuje možnost manipulacije s podatki. Kako pomembno je za podjetje, da se lahko zanese na pravilnost podatkov?

4. Varnost
Ali nova funkcionalnost povečuje varnost v podjetju (npr. avtomatski backup baze v oblak, DMS)? Si lahko privoščimo izgubo podatkov oziroma dokumentov?

Primer: Potrjevanje skeniranih računov direktno v ERP prepreči izgubo dokumentov, omogoča oddaljeno potrjevanje in omogoča vpogled, v kateri fazi je prejeti račun v vsakem trenutku. S tem preprečimo tudi izgubo dokumentov.

5. Sposobnost in pripravljenost podjetja za uvedbo sprememb
So podjetje in njegovi zaposleni pripravljeni sprejeti novosti, upoštevati pravila?

Primer 1: Veliko mikro podjetij si še vedno želi možnost manipulacije (zaloga, izdaje). Natančen in sproten vnos dokumentov jim to onemogoča oziroma vsaj bistveno oteži.

Primer 2: Pregled dela zaposlenih zagotovljen s sprotnim vnosom dela zaposlenih, pravo stanje zaloge s sprotnimi prevzemi in izdajami. Bodo zaposleni spoštovali pravila in podatke vnašali sproti?

V zadnjem času zelo veliko poslušamo in beremo o industriji 4.0 in digitalizaciji. Vendar prehod iz ročnega dela na avtomatizirano poslovanje ni mogoč čez noč. Potrebno pa je začeti z izboljšavami, na njih graditi in vztrajati. Dan za dnem.