Kaj je bolje: več manjših ali en celovit poslovni program?

Posamezni ponudniki dragih rešitev (ne glede na to, kako dobri) vedno težje zadovoljijo naraščajoče potrebe malih in srednje velikih podjetij po poslovnih programih, saj so slednji pogosto pomanjkljivo vzdrževani in počasi sledijo razvoju tehnologije. Digitalna preobrazba podjetij pogosto predstavlja precej zahtev, kako voditi poslovni proces podjetja.

 

Iz teh razlogov – in seveda tudi številnih drugih – je odgovor na to dobro integriran poslovni informacijski sistem (ali ERP – Enterprise resource planning), ki omogoča:

• enotne poslovne procese,
• centralizacijo poslovnih informacij,
• odpravo ozkih grl pri odločanju,
• zmanjševanje stroškov IT, povečanje produktivnosti in izboljšanje odnosov s strankami.

 

Integrirana oz. povezana programska oprema odpravlja izzive učenja in vzdrževanja številnih različic programov. Omogoča dostopnost in izmenjavo informacij na vsaki ravni organizacije in predstavlja osnovo za hitrejše poslovne odločitve.

 

Malo podjetij, ne glede na velikost, v celoti razume koncept celovitega poslovnega sistema. Naj gre za osnovne računovodske funkcije, upravljanje inventarja, nabavo, prodajo, zaloge, reklamiranje ipd. Vendar so takšne rešitve postale temelj poslovanja, ki podjetjem pomagajo uravnotežiti svoje poslovne procese, ustvariti nove vire prihodkov in zagotavljati operativni nadzor nad razvojem in rastjo podjetja.

 

Funkcionalnosti, ki so zadovoljile potrebe poslovanja na začetku, z rastjo in razvojem podjetja postajajo izziv. Program, ki pokriva le računovodstvo, ni več zadosten. Potrebuje precej več, kar pa  preprostejši programi preprosto ne morejo zagotoviti.

 

Za številna podjetja ta naslednja faza – prehod iz preprostega in nepovezanega v celovit sistem – za seboj potegne potrebo po procesni organiziranosti podjetja in določeno organizacijsko pripravljenost, ki jo vsaka družba doživlja pri rasti in razvoju.

Če svojega dela ne morete opisati kot proces, potem ne veste kaj delate!

Ste pripravljeni na celovit poslovni sistem?

Ko podjetje raste in se razvija, vsaka faza zahteva razširitev nabora poslovnih orodij (programske opreme). Za vsako podjetje je nabor orodij specifičen glede na dejavnost, ki jo podjetje opravlja. Za nekatere bo to nov sistem za prodajo na drobno, orodje za upravljanje poslovnih stikov, za druge sistem za upravljanje zalog, vhodnih in izhodnih dokumentov ipd. Kasneje lahko podjetja dodajo tudi rešitve za javna naročila, e-poslovanje, sprejemanje naročil iz spletnih strani in tako naprej. Zelo hitro koristi teh sistemov padejo v vodo, čeprav so lahko ugodnejši od celovitega sistema, saj uporaba ločenih sistemov poveča stroške vzdrževanja, poveča porabo časa za vnose podatkov in komunikacijo z različnimi ponudniki tovrstnih rešitev. Da ne omenjamo podatkovne nedoslednosti, težave pri pripravi skupnih poročil in analiz. Vodstvo podjetja nima ustreznih podatkov, ko jih potrebuje za optimalne odločitve. Vse to vpliva na odzivnost podjetja na zahteve trga in kupcev ter seveda tudi na splošno učinkovitost poslovanja družbe.

 

Če je vaše podjetje doseglo to raven poslovanja, je čas, da razmislite o kompleksnejši poslovni rešitvi.

Skrbno preučite naša priporočila, zakaj se odločiti za celovit poslovni informacijski sistem.

 

Prednosti ERP

 

Povečanje prihodkov in dobička

Integrirana poslovna rešitev odpravlja težave različnih ponudnikov programske opreme: upravljanje, vzdrževanje, komuniciranje, nadgradnjo. Raje se odločite za eno rešitev, v kateri so zbrane vse funkcije in podatki. Tako bodo vse pomembne informacije in analize prišle iz istega vira podatkov – ERP. Uporabniki (z ustreznimi pravicami dostopa) lahko dostopajo do podatkov, ki jih potrebujejo, na enem mestu, ne da bi bilo treba podatke “izvleči” iz različnih sistemov. Tak sistem omogoča hitrejše poročanje in analizo vseh njegovih delov, s čimer prihranite čas in hitreje sprejemate odločitve. Poleg tega vam ni potrebno skrbeti za namestitev in vzdrževanje vsakega sistema posebej, nadgradnje ter spremljati novosti in sprememb. S prihrankom časa, znižanjem stroškov ter enostavno dosegljivimi podatki o poslovanju lahko pričakujete povečanje prihodkov in dobička.

Boljše in hitre odločitve so konkurenčna prednost

Največji izziv je pretok informacij iz enega oddelka v drugega. V idealnih okoliščinah bi najraje videli, da kupec nekaj naroči preko spleta, prodaja je o tem samodejno obveščena in samo preveri naročilnico, ali so pogoji izpolnjeni, preveri stanje in cene in nato pošlje naročilo za dobavo iz skladišča. Če stranka zahteva dodaten popust, se samodejno obvesti vodjo prodaje (ki ima pravice dodeljevanja popustov) ​​in se po odobritvi odgovor posreduje stranki. Dobavljeno blago gre v proces pakiranja in odpošiljanja, sledi se poteku pošiljke do kupca in plačilo se računovodsko evidentira. Obenem mora vodstvo oz. računovodstvo imeti vpogled v novo transakcijo in po potrebi spremljati stanje zalog. Glede na povpraševanje, tudi če podjetje nima zalog, se lahko načrtujejo naslednja naročila itd.

Če vse te informacije spremljamo preko poslovne analitike, bomo opazili trende in hitreje reagirali z namenom, da prihranimo čas (beri: znižamo stroške), se hitreje odzivamo na zahteve kupcev (beri: povečamo prodajo) in nenazadnje povečamo poslovne rezultate (beri: dobiček).

Povečanje produktivnosti

Neposredna prednost zgoraj opisanih scenarijev in situacij je povečanje produktivnosti. Če so vse informacije na voljo takrat, ko jih potrebujemo, se bodo vse stvari v podjetju odvijale hitreje. Posledica tega je, da bodo vsi vpleteni bolj zadovoljni, ker je manj nadur, preobremenjenost podatkov in druge “lepe” dejavnosti, ki se pojavljajo v nepovezanih rešitvah.

 

Ste pripravljeni?

 

Za vse navedeno je pogoj, da je podjetje ustrezno organizacijsko pripravljeno na tak način vodenja poslovanja. Uvedba celovitega informacijskega sistema ni lahka naloga. Obstoječe navade je treba spremeniti, potrebno je vzpostaviti disciplino in spoštovati postopke. In vse te procese je potrebno popisati. ERP ali celovit informacijski sistem je le odraz stanja podjetja. Dobra stvar je, da z uvedbo ERP podjetje evidentira postopke, izkušnje, znanja itd. ERP ni le programska oprema, ampak tudi način integriranega upravljanja podatkov. Za razliko od tradicionalnih računovodskih programov ERP omogoča celovito upravljanje vseh virov podjetja, ne samo financ.

Finance so pomembne, vendar so rezultat dela vseh virov, oddelkov in področij v podjetju. Tu se pojavi vprašanje, ali s temi viri upravljate na primeren način? Razmislite …