Hramba računov – koliko časa je smiselna?

Kako dolgo morajo gospodinjstva hraniti dokazila o plačanih računih? Hramba računov in ostalih dokumentov pa je pomembna tudi za podjetnike.

Na Zvezi potrošnikov Slovenije (ZPS) so nam pojasnili, da je hramba računov smiselna toliko časa, dokler ne preteče zastaralni rok, v katerem upnik še lahko zahteva poplačilo obveznosti. Ta v večini primerov traja pet let. Torej je tudi hramba računov v gospodinjstvih v večini primerov smiselna pet let, priporočajo na ZPS.

Zastaralni roki so sicer za različne vrste obveznosti določeni različno. Obligacijski zakonik kot splošni zastaralni rok, v katerem zastara večina pogodbenih obveznosti (npr. terjatve iz naslova prodajne pogodbe, pogodbe o delu …) določa pet let. Občasne terjatve, to so tiste, ki dospejo v plačilo letno ali v krajših časovnih presledkih, pa zastarajo v treh letih od zapadlosti posamezne terjatve, pojasnjujejo na ZPS. Zakon pa določa tudi specialni zastaralni rok enega leta. Ta velja za tiste terjatve, ki jih plačujemo mesečno oziroma večkrat letno.

V katerih primerih hramba računov manj kot pet let?

Določene so torej tudi izjeme za tiste terjatve, ki zastarajo v roku enega leta. To so terjatve:

• za dobavljeno električno energijo, plin, vodo, za dimnikarske storitve, in vzdrževanje snage (če je bila dobava opravljena za potrebe gospodinjstva)
• za radijske in televizijske postaje za sprejem programov
• pošte in telefona za uporabo telefonov in poštnih predalov (kot tudi druge njihove terjatve, ki se plačujejo v trimesečnih ali v krajših obrokih)
• za naročnino na občasne publikacije (šteto od takrat, ko se je izteklo obdobje, za katerega je bila publikacija naročena)
• upravnikov večstanovanjskih hiš za storitve upravljanja (in druge njihove terjatve, ki se plačujejo v trimesečnih ali krajših rokih).

Zastaralni rok za naštete terjatve začne teči po poteku leta, v katerem je terjatev prispela v plačilo. Na ZSP pojasnjujejo, da enoletni rok za zastaranje začne teči šele po izteku leta, v katerem je moral račun biti plačan. Torej, če račun zapade v plačilo februarja ali septembra 2015, bo v obeh primerih zastaral 1. januarja 2017.

Hramba računov pri podjetnikih

Hramba računov in ostalih dokumentov pa je še bolj pomembna pri podjetnikih. Kako napisati račune in kako jih ustrezno hraniti, razlagamo na seminarjih Abeceda poslovanja in Kako voditi svoje enostavno knjigovodstvo?. Veste, kdaj pa izdaja računa sploh ni potrebna?

Podjetnik mora račune hraniti v svoji izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Račune, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter račune, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem na ozemlju Slovenije, mora podjetnik hraniti 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. Hramba računov pa mora trajati 20 let v primeru, če se nanašajo na nepremičnine.

Dominika Ahačič – Podjetje Data d. o. o., poslovne storitve Potrebujete finančno svetovanje? Obrnite se na Datine strokovnjake.Za ponudbo pokličite na 01 600 15 30 ali pišite na data@data.si. Prispevek je bil prvič objavljen na spletni strani www.data.si.