Novosti, Digitalizacija, Poslovne rešitve
eNaročanje
KOLIKO NAS STANE NAPAKA PRI VNOSU NAPAČNEGA PODATKA?
Poročilo svetovno znanega analitičnega podjetja IDC (International Data Corporation) navaja, da nas stroški človeških napak na letni ravni stanejo od 400 € naprej. In to je podatek za eno zaposleno osebo! Potem moramo prišteti še stroške iskanja, preverjanja in popravljanja napak (popravki računov, vračila, ponovno urejanje dokumentacije,…), kar stroške še drastično poveča.
POGLEJMO SI PRAVILO 1-10-100
Pravilo 1-10-100 navaja sledeče: preverjanje natančnosti podatkov na mestu vnosa stane 1 EUR; urejanje ali popravljanje podatkov, ki so že zapisani (shranjeni) stane 10 EUR; v kolikor ne ukrepamo na napaki, pa imamo lahko strošek po zapisu tudi 100 EUR ali več.
Glede na dejstvo, da se količina podatkov vsak dan veča, se moramo vprašati: Koliko časa je še smiselno, če sploh, vztrajati pri ročnem vnašanju in obdelovanju podatkov?
KJE SO TEŽAVE?
Pri ročni obdelavi podatkov in vnašanju le teh se vseskozi pojavljajo 4 ključna področja, na katerih imamo izzive.
STROŠKI ZAMUD
Ročno vnašanje informacij lahko vzame veliko časa, še posebej, če je potrebno podatke vnesti v več sistemov hkrati. Na tem mestu moramo razmisliti na naše zmožnosti odločanja pri izpolnjevanju naročil ali naročanju zalog.
Natančne informacije so ključne za nadaljnje poslovanje in ohranjanje dobrega odnosa s stranko.
STROŠKI ZARADI SLABIH PODATKOV
Tipični izziv na področju podatkov, s katerim se srečujemo vsak dan, je njihova kvaliteta. Dodelitev napačnih vrednosti, nesmiselnih popravkov oz. vnosov ali privzetih vrednosti. V veliko primerih je tisti prvi podatek, ki se nam pojavi v polju »čuden«, kar lahko ustvari neskladja v želenem izhodu. Lahko je plod slabega izobraževanja, včasih pa tudi nevestnega delovanja osebe, ki je podatke obdelovala. Končni rezultat je, da je potrebno podatke urediti (»počistiti«), to pa pomeni izgubo časa in denarja.
FINANČNI STROŠKI IN SMISEL LE-TEH
Kot smo že omenili, je strošek vnašanja podatkov vse večji. Predpostavimo, da traja postopek vnosa v povprečju dve do štiri minute. V tem času lahko opravite postopek, kot je posodabljanje računa, inventarnih številk ali beleženje transakcije. Za manj usposobljene ali izkušene, bi bil ta čas lahko še daljši.
IZGUBA OSREDOTOČENOSTI NA DRUGE KLJUČNE NALOGE
Če ročni vnos podatkov ni ena glavnih nalog podjetja, lahko zaposlene odvrne od opravljanja drugih pomembnih dejavnosti. To samo po sebi lahko dolgoročno škodi organizaciji, saj lahko ciljno prizadevanje za dosego strateških ciljev drastično upade.
Za obdelavo 30-ih dokumentov v povprečju porabimo 80 min. to pomnožimo z 21 (povprečno število delovnih dni) in dobimo 1.701 min /mesec. To je približno 28 ur dela. Veliko bolj smiselno bi bilo, da bi ta čas porabili za naloge z večjo dodano vrednostjo. Se strinjate?
KOLIKO ČASA (BERI: DENARJA) PORABIMO PRI VNAŠANJU IN PREGLEDOVANJU PODATKOV?
Ko dokument prispe v vaše podjetje, ga je potrebno pregledati, razvrstiti in nato ustrezno vnesti v sistem. V tem primeru se bomo posvetili času za vnašanje dokumenta (navezujemo se na račun), katerega v povprečju potrebuje nekdo, ki je vešč tipkanja in delanja z računalnikom. Omenili smo, da za vnos 30-ih dokumentov, potrebujemo približno 80 min.
V primerjavi z elektronskim vnašanjem podatkov je to popolni nesmisel, saj pri avtomatski obdelavi podatkov s pomočjo EDI/RIP omrežij in eIzmenjave lahko prejmemo, obdelamo in primerno shranimo (vložimo) v hipu tudi več sto dokumentov, pri tem pa nam ni potrebno skrbeti za napake, ker so te, v kolikor bi do njih prišlo, že sistematično odpravljene, kar vam zagotavlja popolno varnost na področju kvalitete podatkov s katerimi operirate.
KAKŠNA JE REŠITEV?
Po podatkih raziskave AIIM, je 68% udeleženih v raziskavi navedlo, da bo zaradi same hitrosti, poslovanje na papirju v naslednjih nekaj letih nesprejemljivo, 46% pa jih je izjavilo, da je bilo ukinitev papirja največje izboljšanje produktivnosti za večino njihovih poslovnih procesov.
ENAROČANJE – PRIHODNOST AGILNEGA POSLOVANJA
Zelo hitra in enostavna analiza stanja vam bo pokazala, da je prihranek z uvedbo elektronske izmenjave podatkov in s tem povezanega elektronskega naročanja v vseh primerih superiorna zastarelemu načinu obdelovanja in vnašanja podatkov.
V obdobju poslovanja, ko se na vseh področjih optimizira notranje procese poslovanja, te pa nato »prenese« na partnerje, je ključno, da smo hitri in agilni pri naših odločitvah. Da bi imeli tako možnost odločanja, pa je potrebno postopno vendar učinkovito digitalizirati procese. Na tem področju je na samem vrhu elektronska izmenjava, obdelava in arhiviranje podatkov, ki je osnova za poslovanje v prihodnosti vseh podjetij, ki stremijo k učinkovitosti in doseganju najvišjih ciljev.
KLJUČNE PREDNOSTI ENAROČANJA
ZMANJŠANJE STROŠKOV
Stroške je mogoče zmanjšati s povečanjem obsega obdelav, strukturiranimi odnosi z dobavitelji in z uporabo notranjih izboljšav sistema za zmanjšanje porabe časa, ob tem pa izboljšati kakovost in uspešnost poslovanja z dobavitelji. eNaročanje odpravlja dokumentacijo, dodatna dela in napake.
VIDNOST PORABE
Centralno sledenje transakcij omogoča popolno poročanje o zahtevkih, kupljenih artiklih, postopkih naročil in izvedenih plačilih. Prednosti eNaročanja in elektronska obdelava naročil zagotavljajo skladnosti z obstoječimi pogodbami, ki so trenutno v veljavi.
PRODUKTIVNOST
Stranke lahko pridobijo želene izdelke iz kataloga artiklov, ki je bil predhodno usklajen preko elektronske izmenjave podatkov. V tem primeru je povpraševanje in naročanje artiklov poenostavljeno, kar zagotavlja hitrejšo in bolj pregledno izvedbo. Osebje, ki je zadolženo za proces naročanja, pa se lahko osredotoči na naloge kot so npr. strateško planiranje in utrjevanje (izboljšanje) odnosov z dobavitelji.
KONTROLE
Standardizirani postopki odobritve in formalni delovni postopki (»workflowi« ) zagotavljajo, da se pri vsaki transakciji uporablja primerna pooblastila, ki se nanašajo na obstoječe pogodbe. Skladnost s politiko je izboljšana, saj lahko uporabniki hitro najdejo izdelke in storitve odobrenih dobaviteljev, ne morejo pa opravljati »čudnih« oz. nepredvidljivih nakupov.
BIZBOX! VAŠ ZANESLJIVI PARTNER V SVETU ELEKTRONSKEGA NAROČANJA!
Ko govorimo o procesih kot so eNaročanje, je zelo pomembno, da imate ob sebi partnerja, ki obvladuje vsa ključna področja ePoslovanja. V tem segmentu se srečujemo z besedami kot so varnost, standardi, procesi, povezovanje, arhiviranje elektronskih podatkov, zato prav hitro dobite občutek, da gre za nekaj kompleksnega in v tem primeru imate prav.
Obvladovanje tovrstnih procesov je področje, ki zahteva veliko znanja, izkušenj in uporabo najnovejših tehnologij. Le napredna znanja, dolgoletne izkušnje in pametna uporaba tehnologij vam zagotavlja, da bo poslovanje potekalo ne le enako kot prej, temveč veliko bolje, še posebej ko imamo v mislih hitrost, fleksibilnost in stroškovno učinkovitost.
Vsa kompleksnost pa izgine, ko za vas skrbi ekipa bizBoxa! Prepustite se izkušeni ekipi, ki vas v enem koraku popelje iz papirnega v digitalni svet. Svetovanje, analiza, optimizacija in izvedba. Vse na enem mestu!
KAKO ZAČETI?
Prednosti eNaročanja je mogoče v celoti uporabiti v trenutku, ko so za ta namen vzpostavljeni sistemi, ki nam zagotavljajo funkcionalnosti, te pa so ključne za učinkovito izvajanje procesov od naročila do računa. Znotraj sistemov so potrebni standardi, ki nam zagotavljajo preglednost in jasnost na vsaki stopnji procesa na eni strani, ter visoko povezljivost in kompatibilnost na drugi. Na samem vrhu pa je seveda varnost in zanesljiva povezljivost z zagotavljanjem visoke stopnje šifriranja podatkov po najnovejših protokolih za varno komunikacijo z vsemi partnerji v procesu.
Uvedba EDI eNaročanja je možna z integracijo bizBox EDI storitev v obstoječe aplikacije podjetja, kar omogoča popolno avtomatizacijo poslovanja s partnerji, sledljivost in nadzor nad izmenjavo eDokumentov v obstoječi aplikaciji.
Za vsa tista podjetja, ki v svojih poslovnih aplikacijah nimajo podprtih eDokumentov, ki nastopajo v procesu eNaročanja, pa bizBox nudi možnost uvedbe EDI z uporabo bizBox EDI Web portalno rešitvijo.
VKLJUČEVANJE VAŠIH PARTNERJEV V PROCES EDI ENAROČANJA
bizBox EDI storitve zagotavljajo povezljivost s partnerji ne glede na standard in način komunikacije, ki ga v podjetju uporabljate vi ali vaš partner.
eDokumente v procesu eNaročanja lahko s partnerji izmenjujete v eSLOG 2.0, ki je je najbolj razširjen standard za tipe eDokumentov v Sloveniji ali katerem koli EDI standardu, ob sami izmenjavi pa bizBox EDI storitve dokumente transformiramo v standard partnerja in obratno.
KO GOVORIMO O KVALITETI IZVAJANJA PROCESOV ENAROČANJA, JE BIZBOX V SAMEM VRHU!
Obvladovanje vseh pomembnih standardov (in tistih, ki niso): eSLOG 2.0, EDIFACT, GS1, CEN, UBL, ODETTE, Standard po meri
Povezave na vsa pomembna omrežja: bizBox omogoča povezljivost z drugimi EDI ponudniki, drugimi omrežji izmenjave in specifične povezave AS2, OFTP, OFTP2 …
