eKnjižbe (OCR) – Umetna inteligenca v službi računovodij
V današnjem digitalnem svetu je ključno, da podjetja izkoristijo tehnološke inovacije, ki so na voljo, da izboljšajo učinkovitost in natančnost svojega poslovanja. Ena od tehnologij, ki ima pomembno vlogo tako pri računovodskem poslovanju kot pri poslovanju na splošno, je optično prepoznavanje znakov ali na kratko OCR.
Kaj je OCR?
Optično prepoznavanje znakov (angl. OCR – Optical Character Recognition) je tehnologija, ki omogoča računalniku, da prepozna in interpretira besedilo iz slike ali optično prebranega dokumenta. Ta tehnologija je še posebej koristna pri računovodskem poslovanju, saj omogoča hitro in natančno obdelavo pomembnih informacij iz dokumentov, kot so računi, pogodbe in izpiski.
Vloga OCR v računovodstvu
Glavna prednost uporabe eKnjižb je hitrost obdelave velikega števila prejetih računov. Račun le skeniramo, nato pa sistem OCR samodejno prepozna dobavitelja, valuto, DDV številko, morebitne rabate in nastavitve računa ter konvertira vsako pozicijo na računu v pozicijo na elektronskem računu (e‑računu). S tem se hitrost celotne obdelave računa večkratno poveča v primerjavi z ročnim vnašanjem računa v sistem. eKnjižbe so torej ne le bistveno hitrejše in zanesljivejše od ročnega vnosa podatkov, temveč tudi cenejše, saj prihranimo na času. Uvedba eKnjižb poleg tega prinaša kar nekaj prednosti:
- Avtomatizacija procesov
S pomočjo OCR tehnologije lahko računovodski procesi postanejo bolj avtomatizirani. Namesto ročnega vnosa podatkov z računov, kar je časovno intenzivno in podvrženo napakam, OCR samodejno prepozna in izlušči pomembne podatke, kot so zneski, datumi, identifikacijske številke itd. To skrajša čas, potreben za obdelavo dokumentov, in omogoča hitrejše izvajanje nalog. - Natančnost podatkov
Pri ročnem vnašanju podatkov obstaja možnost napak, kot so tipkarske napake ali napačna umestitev številskih ločil, pa tudi nepravilno interpretiranje rokopisa. OCR zagotavlja večjo natančnost pri prepoznavanju in beleženju podatkov, kar zmanjša tveganje za napake in posledično izboljšuje zanesljivost računovodskega poslovanja. - Sledljivost in preglednost
OCR omogoča tudi sledenje dokumentom in njihovo shranjevanje v elektronski obliki. To pripomore k večji preglednosti poslovanja in enostavnejšemu iskanju ter dostopu do dokumentov. Če želimo pregledati pretekle transakcije ali najti pomembne informacije, lahko ustrezne dokumente najdemo veliko hitreje s pomočjo funkcij iskanja in indeksiranja.
OCR kot dopolnitev ERP sistema
eKnjižbe ne prinašajo prednosti le računovodskemu poslovanju, ampak so odlična dopolnitev za vsa podjetja s poslovnim programom (ERP). Integracija OCR tehnologije v ERP sistem omogoča samodejno obdelavo dokumentov, hitro identifikacijo ključnih podatkov in njihov prenos v poslovni program. To omogoča boljšo povezavo med dokumenti in poslovnimi procesi ter skrajša čas in zmanjša napor, ki bi ju sicer porabili za ročno vnašanje podatkov.
Poleg tega OCR v kombinaciji z ERP sistemom izboljša kakovost podatkov in s tem njihovo analizo. Podatki, pridobljeni iz dokumentov, se pretvorijo v uporabne informacije, ki pomagajo pri sprejemanju odločitev in optimizaciji poslovnih procesov.
Rešitev eKnjižbe z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR) so ključno orodje za računovodstvo in poslovanje na splošno. Z izkoriščanjem te tehnologije podjetja lahko avtomatizirajo svoje računovodske procese, povečajo natančnost podatkov in izboljšajo sledljivost in preglednost dokumentov ter tako še dodatno optimizirajo poslovne procese in olajšajo analizo podatkov. Čas je, da podjetja izkoristijo prednosti OCR tehnologije ter na trgu postanejo še učinkovitejša in konkurenčnejša.
