Učinkovito obvladovanje dokumentacije v podjetju

Poslovanje ustvarja veliko dokumentacije. Obdelava in ustrezno razvrščanje pa je pogosto neurejen proces pri katerem lahko nastajajo ozka grla, dokument se izgubi ali nanj pozabimo. V nadaljevanju objavljamo intervju z Simonom Pangeršičem, svetovalcem za PANTHEON iz podjetja Datalab SI d.o.o. s katerim bomo pojasnili kako odpraviti to in ostale težave pri delu z dokumentacijo v podjetju ali računovodskem servisu.

 

Kako ustrezno urediti in organizirati dokumente?

Podjetja vsakodnevno prejmejo in izdajo veliko dokumentacije, zato je ključnega pomena, da v prvi vrsti dokumente ustrezno uredimo in organiziramo. V spodaj pripetem video posnetku si oglejte primer klasificiranja dokumentov v DMS.

 

 

Podjetja ali računovodski servisi lahko podatke o svojih strankah, zaposlenih in povezane dokumente zbirajo na različnih mestih, v različnih oblikah. V PANTHEON-u, papirno, elektronsko ter celo v različnih aplikacijah. Informacije je tako težko združiti ali poiskati na enem mestu. Kako lahko rešijo navedeni problem?

DMS smo popolnoma integrirali na vse forme v PANTHEON-u, tako lahko uporabnik hitro in enostavno dostopa do informacij, ki jih potrebuje za svojo delo.

V spodaj pripetih video posnetkih smo za vas zbrali primere uporabe v posameznih oddelkih podjetja:

• Komerciala / prodaja – OGLEJTE SI VIDEO
• Kadrovska služba – OGLEJTE SI VIDEO
• Proizvodnja – OGLEJTE SI VIDEO
• Računovodstvo – OGLEJTE SI VIDEO

 

Predstavil si nam kako hitro in enostavno urediti ali iskati dokumente. Sedaj pa poglejva kako poteka izmenjava in obdelava različnih podatkov.  Poslovni procesi so tisti, ki dajo dokumentnem sistemu dodatno prilagodljivost in učinkovitost pri delu z dokumenti. Z njimi DMS postane »živ« in nam kot »skrbna mati« po korakih pomaga pri obdelavi dokumentov.

Tako je. Ni nam več potrebno skrbeti, da bomo pozabili na kak korak ali izpustili kakšno informacijo. Precej poslovnih procesov je pripravljenih na spletnih strežnikih. Lahko pa si jih oblikujemo glede na specifične potrebe v našem podjetju sami.

V spodaj pripetem video posnetku si oglejte primer, kjer stranka uporablja svoj način potrjevanja računov in temu primerno smo ji oblikovali prilagojene poslovne procese v PANTHEON-u.

 

DMS v povezavi z Workflow-i omogoča tudi povezljivost z elektronsko pošto, spletnimi servisi in drugimi zunanjimi procesi. Nam lahko predstaviš še dobro prakso pri enem od naših računovodij.

Računovodja, ena od naših strank, v namenski elektronski poštni predal prejema mesečne račune in ostalo dokumentacijo različnih klientov. Sedaj ji ni potrebno več shranjevati prilog elektronske pošte, se mučiti z njihovim tiskanjem in vlaganjem v fascikle, od tam pa z ročnim knjiženjem. PANTHEONov strežnik za avtomatizacijo namreč požene poslovni proces ki poskrbi, da se vsebina e-pošte ter vsi pripeti dokumenti prenesejo v DMS v ustrezno bazo njenega klienta.

Poglejte si primer v spodaj pripetem video posnetku.

 

Ostaniva še malo pri izmenjavi. Uporaba skeniranja in ePošte je precej zastarel način izmenjave dokumentacije. Precej ustreznejša je e-Izmenjava. Za vsak elektronski račun želimo, da je zanesljivo in preko ustreznega eNabiralnika posredovan kupcu. A tudi tu želimo enako zagotovilo dostave, kot smo ga imeli preko klasične pošte, za vse papirne račune. Kako to dosežemo?

Sedaj si lahko za vsak subjekt posebej določimo preko katerega nabiralnika izmenjujemo dokumente z našimi stalnimi kupci. V spodaj pripetem video posnetku pojasnjujemo kako.

 

 

Do sedaj je bila izmenjava v PANTHEON-u precej okorna, saj si moral ročno preveriti nabiralnik vsakega poslovnega partnerja.

Ja, precej okorno. Krivda je tu izključno na nas, saj – fokusirani na posamičen proces nismo videli širše slike.

Izboljšava je bila izredno preprosta: ko se PANTHEON zažene, naredi povsem enako kot v fizičnem svetu. Zjutraj najprej preverimo kaj je v nabiralniku in vzamemo cel paket pošte. PANTHEON jo prevzame iz nabiralnikov eIzmenjave ali elektronskega poštnega naslova ter vloži v DMS.

Za poznane in standardizirane dokumente – na primer prejete eRačune, eNaročila, eDobavnice in eKompenzacije takoj sproži ustrezna opravila in jih preusmeri ustreznim osebam v podjetju. Ostala pa označi kot neklasificirana ter jih preda recepciji.

 

Kaj potrebujemo, da lahko učinkovito obdelujemo dokumente v podjetju na predstavljen način?

Uporabniki na prvem mestu potrebujejo paket za izbrano obliko hrambe. Izberejo lahko eno izmed treh oblik hrambe dokumentov ali pa njihovo kombinacijo.

Na tem mestu bi izpostavil, da lahko paket eDokumentacije dobite že za ceno ene kave na mesec.

Poleg paketa za hrambo dokumentov potrebuje tudi paket za elektronsko izmenjavo dokumentov. Za uporabnike z večjim število izmenjanih dokumentov so na voljo mesečni paketi, kjer uporabnik dobi račun na koncu obračunskega meseca.

Za tiste, ki imajo teh dokumentov nekoliko manj, pa so primernejši predplačniški paketi. Le te niso časovno omejeni. Ko paket porabijo enostavno naročijo novega.

V paketih so zajete transakcije različnih logističnih dokumentov od eRačuna, eNaročila, eDobavnice in – kot bomo videli kasneje – tudi vedno več računovodsko/finančnih dokumentov – na primer eKompenzacije.

Oboje si uporabniki izberejo in naročijo preko PANTHEON uporabniških strani. Za več informacij predlagam, da se obrnete na naše prijazno prodajno osebje na 01 252 89 50 ali na prodaja@datalab.si oziroma  TUKAJ.