Digitalno računovodstvo: Prihranite stroške in čas

Verjetno se vsi strinjamo, da se digitalizaciji ne moremo izogniti. Trenutno so številna podjetja na križišču dveh pomembnih razvojnih poti, pri čemer ena že hodijo po poti uvajanja novih digitalnih tehnologij, medtem ko druga svojega poslovanja še vedno niso digitalizirala. Spopadanje s pandemijo nas je veliko naučilo tudi o digitalni (ne)pismenosti in pospešilo digitalizacijo v mnogih podjetjih. Danes je skoraj vsem jasno, da digitalizacija ne more biti več stvar odločitve, temveč je nujno potrebna.

Vsekakor nam ni treba gledati na digitalizacijo kot na nujno zlo, temveč jo sprejmimo kot tehnološki napredek, ki bo našemu podjetju prihranil veliko stroškov in časa. Digitalizacija poslovanja je svetovni trend, ki mu uspešno sledijo številna mednarodna in slovenska podjetja.

Toda, kako je mogoče delovno intenziven proces spremeniti v učinkovitega in prihraniti tako stroške kot tudi čas? Ali je digitalno računovodstvo res koristno za podjetje? V nadaljevanju podajamo odgovore na takšna in podobna vprašanja v zvezi z digitalizacijo računovodstva v podjetju.

Zakaj je digitalizacijo pomembno uvesti čim prej?

Obstajajo številni razlogi, zakaj je smiselno digitalizirati računovodstvo. Eden glavnih je povečanje učinkovitosti poslovanja. Številni podjetniki svoje vhodne in odhodne račune še vedno hranijo v ločenih mapah, tako da računovodja pride v stik z njimi le enkrat letno. Računovodja takrat vse to pregleda, da lahko pripravi davčno napoved. Verjetno ni treba posebej poudarjati, kako zamudno je urejanje vseh podatkov za nazaj.

Z digitalizacijo računovodstva lahko:

• prihranimo čas,
• zmanjšamo število napak,
• zmanjšamo možnosti za goljufije,
• prihranimo prostor v pisarnah,
• prispevamo k varovanju okolja,
• se izognemo izgubljanju papirnih dokumentov,
• integriramo svoj sistem s poslovno-informacijskim ali knjigovodskim sistemom strank,
• pridobimo boljši pregled nad poslovanjem,
• pridobimo takojšen vpogled v finančno stanje, vedno in povsod.

Prihranek časa

Ko računovodstvo prenesemo na digitalno raven, nam ni več treba porabljati časa za prenos podatkov med različnimi sistemi. Pred tem smo morali podatke prenašati ročno s kopiranjem ali pretipkavanjem potrdil in računov.

Poleg tega je za knjigovodjo oz. računovodjo najbolj optimalno, da čim manj časa porabi za pregledovanje evidenc podjetnikov. To je najlažje doseči tako, da svoje finančne evidence povežemo z računovodskim sistemom.

Manj možnosti za napake

Pri opravljanju vseh nalog, pri katerih je potreben poseg človeka, lahko hitro pride do napak. To velja tudi za računovodstvo. Podatki morda manjkajo ali so nepravilno knjiženi ali prepisani iz računa.

Če svoje finančne evidence digitaliziramo s programsko opremo za eKnjižbe s tehnologijo OCR za optično branje računov, ne prihaja do napak zaradi ročnega vnosa številk računov, zneskov in drugih polj.

Manj goljufij

Delo s papirno evidenco omogoča izdajo dvojnikov, zato hitro lahko pride do goljufije. Prednost digitalizacije evidence je v tem, da sistem zazna podvojene in napačne račune ter izda opozorilo. Prav tako je dostop do določenih dokumentov omejen, hkrati pa je omogočeno sledenje vsakemu vpogledu v določeno dokumentacijo. Vsi podatki so varno shranjeni v podatkovnem centru, kjer je poskrbljeno za ustrezno varnost.

Prihranek prostora v pisarnah

Velike omare, natrpane z dokumenti, so stvar preteklosti. Finančne evidence lahko preprosto shranimo v oblak. Strežniki, kjer so podatki shranjeni, imajo namreč vzpostavljene ustrezne varnostne ukrepe, ki preprečujejo izgubo podatkov in med katere sodijo predvsem izdelava varnostnih kopij ter fizična in programska zaščita. Na ta način bodo podatki vedno varnostno kopirani in ne bodo izgubljeni tudi v primeru nesreče, npr. če pride do poplave. Obenem tako lahko vedno dosledno upoštevamo predpise o vodenju poslovnih knjig, ki se nanašajo na vodenje evidenc in zakonsko določen čas hrambe.

Varovanje okolja

Brezpapirno računovodstvo dolgoročno prihrani veliko papirja. Ne samo, da z digitalnim poslovanjem varujemo okolje, temveč prihranimo tudi veliko denarja za papir, tiskalniško črnilo in kuverte.

Brez  izgubljenih papirnih dokumentov

Dohodni dokumenti so takoj skenirani z rešitvijo OCR, nato pa se samodejno prenesejo v oblak.

Integracija s sistemi strank

Digitalne sisteme je pogosto mogoče integrirati v en sam sistem, kjer so podatki vedno ažurni. Takšna povezava omogoča, da se podatki računov strank samodejno naložijo v sistem podjetja. Računovodja in stranka tako dostopata do iste baze podatkov.

Boljši pregled nad poslovanjem

Ker se podatki samodejno naložijo v knjigovodski sistem, ni več treba nenehno preračunavati podatkov, da bi ugotovili, kako podjetje posluje. Z digitalizacijo finančnih evidenc lahko vedno natančno ugotovimo, koliko je prilivov in koliko odlivov.

Vpogled v finančno stanje – kjerkoli in kadarkoli

Ker so računovodski zapisi na voljo v oblaku, lahko do podatkov in datotek dostopamo kadarkoli in kjerkoli. To je priročno zlasti takrat, ko nismo v pisarni in želimo samo na hitro poiskati določene informacije, na primer na sestanku pri stranki ali med delom od doma.

Kako digitalizirati računovodstvo v 3 korakih

Te prednosti digitalizacije zvenijo dobro, kajne? Z digitalnim računovodstvom lahko prihranite do 70 % časa obdelave podatkov. Zato je najbolje, da svoje računovodske zapise čim prej digitalizirate. Ne čakajte do naslednjega koledarskega leta in z uvedbo preprostih korakov že danes začnite s postavljanjem temeljev za digitalno računovodstvo.

 

1. Avtomatizirajte obdelavo prejetih računov in potrdil

Z uvedbo eKnjižb se izognite večkratnemu pretipkavanju računov in potrdil. Rešitev eKnjižbe samodejno bere podatke iz dokumentov in s tem preprečuje morebitne napake pri pretipkavanju.

V eKnjižbah vgrajena tehnologija OCR na računih in potrdilih prepozna naslednje podatke:

• številko računa/potrdila,
• datum prejema in računa,
• znesek DDV,
• odstotek DDV,
• davčno številko pošiljatelja,
• naziv pošiljatelja,
• neto znesek,
• stopnjo DDV po tarifah,
• znesek DDV po stopnjah,
• datum valute,
• datum DUR,
• serijsko številko,
• šaržo,
• UDIS.

 

Poleg tega sistem zazna morebitne napake na računih in se ob tem sam uči, s čimer postaja vse pametnejši. Vnos potrdil in računov je tako preprost, kot bi posneli sliko in jo vnesli v aplikacijo ali spletni brskalnik.

2. V potek dela konfigurirajte več ravni odobritve

Računi morajo biti običajno odobreni, preden so vloženi. Ročno podpisovanje je zamudno, zato se z uvedbo Workflowa (oblikovalca poslovnih procesov) temu izognite. S PANTHEON Workflowom lahko oblikujete tudi vse procese, ki so specifični za vaše podjetje. Ko nastavite ustrezen potek dela, ta sistem samodejno zagotovi, da računi dosežejo prave ljudi. Te osebe nato odobrijo ali zavrnejo račun s samo nekaj kliki. Po potrditvi se račun posreduje v finančno službo, kjer se vnese v digitalni računovodski sistem.

3. Hranite vso dokumentacijo na enem mestu

eDokumentacija je skladišče vse dokumentacije, ki se uporablja v podjetju. V dokumentacijo shranjujemo prejeto in izdano pošto (skupaj z vodenjem poštne knjige), vso računovodsko dokumentacijo (kontne izpiske, zaključke let, opomine itn.), komercialno dokumentacijo (pogodbe, anekse itn.), tehnično dokumentacijo (navodila za uporabo, garancijske liste itn.). Po zaslugi poslovnega procesa, ki je integriran v PANTHEON, eDokumentacija omogoča enostaven prevzem in obdelavo dokumentov. Velika prednost tega sistema je tudi zelo enostavno iskanje vseh dokumentov po različnih kriterijih.

Podatki iz finančnih evidenc so tako brezhibno, hitro in pregledno prikazani v vaši izbrani programski opremi. Če povezava API z vašim računovodskim programom ni mogoča, podatke še vedno lahko naložite prek PANTHEON-ove pametne funkcije za uvoz/izvoz podatkov.

 

 

Vas zanima digitalno računovodstvo v vašem podjetju? Naši strokovnjaki vam bodo z veseljem povedali več o možnostih digitalizacije vašega računovodstva in vam v podjetje pomagali vpeljati ePoslovanje. Pošljite nam e-pošto na prodaja@datalab.si ali nas pokličite na 01 252 89 50.