Digitalizacija s PANTHEON-om in vizija prihodnosti
INTERVJU S SIMONOM KLEMNOM
Simon Klemen je produktni vodja za modul Denar (Finance) in vodja razvoja poslovno informacijskega sistema PANTHEON. V njegov razvoj je vključen zadnjih 10 let, na razvoju poslovno informacijskih sistemov pa dela že preko 20 let.
Datalab je leta 2017 praznoval 20. obletnico. Evolucija PANTHEON-a je zelo dolga. Nam lahko pojasnite, kako se je vse začelo in kakšna je vizija prihodnosti?
Začeli smo s client/server programom za fakturiranje in skladiščno poslovanje ter mu dodajali module in funkcionalnosti, jih nato vse poenotili pod PANTHEON dežnikom in jih pripeljali do Oblaka. Leta 2015 se je PANTHEON začel pojavljati na mobilnih napravah, danes pa že lahko uporabljate spletna produkta PANTHEON Web Light in PANTHEON Web Retail. Ta dva produkta sta znanilca nove družine, ki bo z letom 2020 celoten PANTHEON, kot smo ga doslej poznali, premaknila v spletni brskalnik ter tako omogočila uporabo na katerikoli napravi v ali izven podjetja. PANTHEON-u SE se bo pridružil dvojček PANTHEON WS, PANTHEON-u MF novi WF. Po istih cenah in z možnostjo souporabe licenc Windows, Mobile in Web.
S tem bomo našim uporabnikom ne le omogočili mix&match, ampak tudi v celoti in brez lukenj pokrili potrebe trga od najmanjše pravne osebe do podjetja s 1000 zaposlenimi. Vašo investicijo v PANTHEON ohranjamo že več kot 20 let in skrbimo za eno podatkovno resnico v podjetju.
Danes odklepamo naslednje desetletje. V prihodnjih šestih mesecih bomo v Workflow dodali še input/output nabiralnike – predvsem e-pošto, spletne servise in FTP, tako da bo PANTHEON lahko avtomatsko reagiral na prejeto pošto, naročilo v proizvodnji ali katerikoli drug dogodek. PANTHEON-i že od začetka niso informacijski otoki, ampak so zaradi svoje odprte zasnove vpeti v ostale informacijske sisteme v podjetju. S kreacijo PANTHEON Web družine pridobivamo sloj spletnih storitev, preko katerih bodo integracije tretjih še lažje, možne pa bodo tudi integracije v Oblaku.
Spletna tehnologija nam omogoča, da uporabljamo napredne funkcije poslovnega informacijskega sistema znotraj neprekinjenega procesa, ne glede na to, kje ali v kakšni vlogi smo.
Omenili ste, da že danes ponujate dva spletna produkta – PANTHEON Web Light in PANTHEON Web Retail – in da bo razvoj spletnih rešitev samo še napredoval. Nam lahko na kratko opišete prednosti ene in druge rešitve?
Davčno potrjevanje in z njim povezani glavoboli kot je na primer knjiga vezanih računov, so še vedno z nami. Za vse tiste, ki se kar ne morejo odreči vpisovanju računov, smo skupaj s Telekom Slovenije pripravili brezplačno različico PANTHEON Spletne blagajne. Ta je vključena v poslovne pakete in omogoča izdajo do 6 računov mesečno. V ozadju PANTHEON Spletne blagajne deluje poznana in zanesljiva digitalizacija, ki samodejno obdela dokumente in jih pošlje v PANTHEON.
V tej spletni blagajni pregledujete in urejate izdane račune ter urejate šifranta artiklov in poslovnih partnerjev. V spletno blagajno smo vključili tudi slikanje in skeniranje prejetih računov ter njihovo podpisovanje in posredovanje računovodji. Vsi podatki se takoj sinhronizirajo v PANTHEON bazo. Računovodja tako v svojem PANTHEON-u enostavno poknjiži dokumente, kar pomeni njegov prihranek pri ročni obdelavi dokumentov, podatke pa ima ves čas na voljo.
Na drugi stran pa je novi član družine PANTHEON Web Light razvit kot spletna rešitev in deluje na isti podatkovni bazi kot vaš PANTHEON Desktop. Tako je uporabnikom omogočeno, da lahko z istimi podatki delajo v pisarni, na terenu ali od doma. Funkcionalnosti Web Light so namenjene manjšim podjetjem in ciljajo na isti segment uporabnikov kot ostali ponudniki spletnih poslovnih rešitev, le da za razliko od konkurence WL ni slepa veja, iz katere moraš pretipkavati podatke, ko zrasteš in potrebuješ resnejši poslovni sistem.
Mi varujemo investicije svojih uporabnikov, zato bo – tako kot vedno pri Datalabu – za nadgradnjo potreben le dokup višje licence, vsa vaša podatkovna zgodovina pa je že pripravljena. Menimo, da bodo PANTHEON WL še posebej dobro sprejeli računovodski servisi za svoje manjše stranke, saj edini na trgu prinaša integracijo v pravo eRačunovodstvo.
Sedaj pa bi se z vami dotaknila še PANTHEON-a. Katere so tiste funkcionalnosti za digitalizacijo, ki jih uporabniki lahko uporabljajo že danes? Katera orodja bi priporočali?
Na prvem mestu bi izpostavil eKnjižbe. To je funkcionalnost, ki je čudovit primer prihajajoče digitalne ekonomije in zunanjih ponudnikov storitev. Funkcionalnost je že v produkciji in jo lahko začnete uporabljati takoj. Omogoča vam, da sliko računa preko poslovnega procesa pošljete v prepoznavo in po nekaj trenutkih je račun vrnjen in prikazan med prejetimi računi. Sledi samo še avtomatsko knjiženje. Zelo enostavno.
Na drugi strani pa bi omenil še Workflow in Mnemo, ki sta danes integralna gradnika PANTHEON-a in sta po več kot enoletnem testiranju znotraj skupine Datalab zrela za množično uporabo. Za uporabnike smo pripravili tipične delovne procese, ki jih srečamo v vsakem podjetju (prejeto pošto, zajem dokumentov, reklamacije) in jih vključili v spletno knjižnico, od koder jih lahko prenesejo.
PANTHEON Workflow bo uporabnike vodil pri njegovih opravilih. Z različnimi oznakami, npr. rumeno pasico takoj pod menijem in rdečimi navpičnimi črtami v potrebnih poljih, boste točno vedeli, kje ste in kaj program od vas pričakuje. Korak za korakom boste vnašali zahtevane parametre in tako enostavno opravili in pravilno zaključili opravila, ki jih pogosto delamo le enkrat letno, kot na primer zaključek leta, obračun plač, izračun dopustov … Če pa bomo naleteli na težavo oz. napako, ki jo mora urediti sodelavec, sodelavka ali podpornik, ga bomo lahko preko elektronske pošte obvestili iz samega Workflowa.
Workflow se zelo hitro razvija in povezuje s PANTHEON-om. Je kakšna funkcionalnost, ki vam je še posebej zanimiva?
Ja, pošiljanje verižnih pisem. Najprej moramo pripraviti Word predlogo z besedilom ter ga vložiti v Mnemo. S pomočjo dodelave v Aresu poiščemo, komu in kdaj je bil izdelek prodan. Te spremenljivke uporabimo v poizvedbi, katere rezultat kot podatkovni set prenesemo v Word.
V Workflowu uporabimo komponento Word MailMerge in izberemo artikel, o katerem želimo kupce obvestiti o odpoklicu. Izberemo možnost kreiranja dokumentov, ki zagotovi, da kreirana pisma poleg tiskanja vložimo tudi v arhivski sistem v ustrezno klasifikacijo. Od tu jih natisnemo ali razpošljemo po elektronski pošti ipd.
Razvrščanje oz. klasificiranje dokumentov je lahko težava. Prav tako mora le-to biti skladno z veljavno zakonodajo. Katere rešitve so na voljo uporabnikom?
Za Mnemo (eDokumentacija) smo pripravili različne tipe klasifikacijskih načrtov, usklajenih z veljavno zakonodajo, in jih tudi vključili v spletno knjižnico. Če ste računovodski servis in želite, da vaše stranke dokumente razvrščajo na vaš način, objavite svoj klasifikacijski načrt v naši knjižnici in ga tako enostavno distribuirajte svojim strankam.
Do sedaj smo v PANTHEON-u zunanje dokumente shranjevali na več nepovezanih koncih: garancije v registru osnovnih sredstev, pogodbe pri kupcih itd. S tem smo imeli uporabniki kup težav. Katero rešitev bi izpostavili tu?
Sedaj so dokumenti, ki ste jih našteli, avtomatsko preneseni v Mnemo arhivski sistem, kjer so za vso večnost varno shranjeni in pospravljeni za hitro iskanje. Ob nadgradnji se lahko odločite, da program poišče dokumente po lokalnih diskih in jih prestavi v arhiv.
Izpis oz. pošiljanje dokumentov v PANTHEON-u lahko poteka tudi preko Mnema. Poslane odprte postavke so vidne na Mnemu v šifrantu subjektov in poslane odločbe o letnem dopustu v personalni mapi. Ni nam potrebno brskati po celotni dokumentaciji, saj je dokument viden pri posameznem subjektu ali zaposlenemu.
Podatki so gorivo naših podjetij. V razvoju in podpori ste pogosto presenečeni, kako malomarno podjetja skrbijo za najbolj osnovno zaščito teh podatkov. Sedaj ste nekaj razvili tudi zanje, ne?
Programske podatke iz PANTHEON Oblaka hranimo na varnostnih kopijah in sedaj lahko isti sistem za hrambo podatkov uporabljate tudi uporabniki z lastnimi strežniki. Nadzor nad varnostnimi kopijami smo zagotovili v Administratorski konzoli, kjer lahko nastavimo varnostno shranjevanje v oblak, periodičnost, pregledujemo predhodno shranjene baze v oblaku in jih kadarkoli tudi obnovimo na lokalni strežnik. Priporočam, da zavarujte svoje podatke in se naročite na storitev Varnostna kopija v oblak (Backup) že danes.
Ko že govorite o naročanju eStoritev … je kje moč zaslediti nabor vseh eStoritev in jih tudi naročiti?
Na uporabniškem strežniku PANTHEON UserSite smo pripravili tržnico eStoritev, preko katere lahko izberete rešitve, ki bi jih želeli dodati svojemu poslovanju. Prijavite se na uporabniški strežnik in v področju Moji podatki izberite Naročila dodatnih storitev. Izbirate lahko med storitvami ePoslovanja in Dodatnimi PANTHEON Web rešitvami. Za dodatne informacije in naročila smo vam na voljo tudi na 01 25 28 950 ali preko prodaja@datalab.si.
Bi morda na koncu podali še kašno zaključno sporočilo vsem uporabnikom?
Digitalizacija je oddaljena le en klik! Poslujte hitreje, ceneje in enostavneje.
