Delo od doma – privilegij elite ali nujno zlo?

»Elita dela od doma,« je rék, ki smo ga v preteklih mesecih slišali večkrat. Reakcija nanj je odvisna od tega, kdo to izjavo sprejme: nekdo se bo čutil polaskanega, medtem ko bo drugi mislil drugače.

Kako pa se vi počutite in kako reagirate ob takih izjavah?

Vseh del seveda ni mogoče opravljati od doma ali od tam, kjer se trenutno nahajate. Določene dejavnosti zahtevajo strogo predpisane delovne pogoje, opremo itd.

Obstaja pa veliko vrst dela, ki jih je možno opravljati od doma in kjer kraj dela sploh ni pomemben, temveč je pomembno le to, da imate zanj potrebno orodje. To še posebej velja za IT strokovnjake, svetovalce, ljudi v kreativnem sektorju, računovodje.

Še pred nekaj meseci smo se sami odločali in si izbirali svoj delovni prostor. Eni kategoriji ljudi je bolj odgovarjal skupni oz. pisarniški prostor in tako so se organizirali. Mi, ki smo se odločili, da svoje delovno okolje v okviru organizacije in danih možnosti zamenjamo, pa smo zavestno sprejeli to odločitev. Najprej smo se pripravili in se organizirali za spreminjajoče se delovne pogoje.

Dobro orodje prihrani čas

Ko rečem, da smo se pripravili, ne mislim le na opremo, dober računalnik, internet in vse, kar sodi k nomadskemu načinu poslovanja. Že leta 2011 sem začela svoje delo organizirati tako, da lahko delam izven pisarne. Ker si tako želim. Tak način življenja in dela je moja izbira. Že dolgo časa celo poletje preživim izven Beograda in stran od pisarne, pa vendar moj posel ne trpi. Redno pišem in objavljam strokovna besedila na platformi itd.

Medtem pa je bil za tiste, ki so se odločili in organizirali tako, da delajo v pisarni, hiter prehod na delo od doma prava nočna mora. To ni bila njihova izbira, ampak obvezen ukrep zaradi pandemije. V Beogradu in tudi v drugih večjih mestih je bil ukinjen mestni potniški prevoz. Hočeš ali nočeš je bilo zato veliko ljudi prisiljenih v delo od doma. Nekateri to počno še danes. Vem, da so posamezna podjetja že marca obvestila svoje zaposlene, da bodo od doma zagotovo delali vsaj do konca leta 2020, morda pa še dlje.

V času izrednih razmer je določen del pisarniških delavcev zaradi dokumentacije moral v pisarno. Ne morem in ne želim govoriti na splošno, govorim le o dogodkih, ki sem jih aktivno spremljala in v katere sem bila neposredno vključena.

Oteženo sodelovanje s kolegi

Poleg strokovnih besedil za platformo delam tudi študije o transfernih cenah. Predvidevam, da jih večina med vami pozna. Veste, da se po dogovoru in podpisu pogodbe z direktorjem ali lastnikom podjetja moje tesno sodelovanje nadaljuje z računovodji. Oni mi posredujejo vso potrebno dokumentacijo. Zato tudi vem, da je en del mojih kolegov preprosto moral v pisarno, da prevzamejo nujno dokumentacijo. Sami veste, koliko računov in ostalih dokumentov se v manjšem podjetju nabere v času enega poslovnega leta, da o večjih podjetjih niti ne govorim.

Pogosto mi je bilo neprijetno, ko sem med analizo dokumentacije ugotovila, da nisem dobila vsega, kar rabim za delo. To bi pomenilo, da mora kolegica ali kolega znova iz enega dela mesta v pisarno na drug konec mesta, najde, skenira in mi pošlje zahtevani dokument. Delam s podjetji iz vse Srbije, zato imam dokaj natančen pregled nad tem, kako in s katerimi orodji oz. programi delajo kolegi.

Mladi starši delajo ponoči

Ne bom vam govorila o delovnih pogojih v hiši z majhnimi otroki, ki zaradi pandemije niso v vrtcu ali v šoli. Šolski otroci iz nižjih razredov so prekinili delo staršev. Namesto, da bi opravljali svoje delo, so morali starši spremljati šolsko delo, da so prek interneta pošiljali domače naloge. Da bi utegnili narediti, kar se od njih pričakuje in kar morajo, so nato starši največkrat delali ponoči. Predvidevam, da ste večinoma seznanjeni s težavami te pomladi, ki pa se s septembrom vračajo med nas.

Poglejte, tudi jaz sem mama, delala sem od doma, ko je bil sin majhen. Danes je to odrasel fant, ki dela, in zgodba je drugačna. A nisem pozabila, kako naporno je delati od doma in skrbeti za otroke in družino. Veliko razumevanja imam za take situacije. Brez težav sem počakala nekaj ur ali ves dan, da dobim določeni dokument. Ne želim, da bi kdorkoli, s komer sodelujem, pomislil, da se pritožujem. Preprosto razumem. Zame to tudi ni prvo izredno stanje, v katerem delam. V vojnem času smo delali tudi v obdobjih nevarnosti zračnega napada, da bi le dokončali svoje delo.

S tem prispevkom želim izraziti razumevanje in obenem pokazati, da so nekatere računovodske agencije in podjetja še pred pandemijo naredila veliko za razvoj svojega poslovanja. Zmanjšali so prostor za shranjevanje dokumentacije. Pravzaprav imajo vse na enem mestu, in sicer so za to poskrbeli s sistemom eDokumentacije.

Morda se sprašujete, kaj to pomeni?

Orodje eDokumentacija, ki ga uporabljajo nekatera podjetja, vam omogoča, da so vsi dokumenti dostopni na klik – zanesljivo in varno v digitalnem arhivu v oblaku.

Pomembno je, da poudarim tudi naslednje: eDokumentacija hrani original skeniranega papirnatega dokumenta. Podjetja in računovodske agencije, ki uporabljajo ta sistem dela, so zmogle reorganizirati svoje poslovanje v kratkem času. Zaposleni so delali od doma z računovodskim programom, ki omogoča delo v oblaku in uporablja še eDokumentacijo – lahko rečem, da je to potem zares prava digitalizacija. Sodelavci so povezani v sistemu, podatki, dokumentacija in informacije pa so v trenutku dostopni. Iz osebnih izkušenj lahko povem, da sem v takih podjetjih vso potrebno dokumentacijo, račune in pogodbe dobila v samo nekaj minutah.

To je nekaj mojih izkušenj dela s podjetji, ki so bila prisiljena zapreti svoje pisarne in zaposlenim omogočiti delo od doma. Nekdo je torej delal na klik, drugi pa se je moral sprehoditi in v mapah poiskati dokumentacijo, jo skenirati in poslati.

Zakaj vam pišem o teh izkušnjah in času, ki naj bi bil že mimo? Zaključila sem študije o transfernih cenah za leto 2019, ampak na žalost pandemija še traja in, kot pravijo strokovnjaki, naj bi bil virus med nami še dolgo, vsaj do prihodnjega leta. To pa pomeni, da bomo v prihodnjem obdobju zagotovo spet imeli obdobja, ko bo odhod v pisarno otežen.

S tem besedilom se želim še enkrat zahvaliti za sodelovanje vsem svojim kolegom. Ob tem naj vam povem, da je poslovanje mogoče olajšati, zmanjšati prostor za arhiviranje dokumentov in, kar je najpomembnejše, prihraniti čas za iskanje dokumentacije po mapah. Še posebej v situaciji, ko govorimo o delu od doma, dokumentacija pa je v poslovnih prostorih. Razmislite o posodobitvi svojega poslovanja.