Avtomatizacija poslovnih procesov – Kako pametneje izkoristiti svoj čas

Zaposleni po vsem svetu letno porabijo približno tretjino svojega delovnega časa zakopani v administrativne opravke, pravi študija podjetja »Processmaker«. Prav tako navajajo, da zasedenost pri delu ni samo odtekanje produktivnega časa, ampak se hitro nabira v opazne izgube prihodkov. V istem podjetju so prišli celo do zaključka, da se zaradi dela v prazno na svetu skupno izgubi 534 milijard dolarjev na letni ravni.

Organizacije, ki pametno razpolagajo s svojimi viri, se tem oviram produktivnosti izognejo z avtomatizacijo poslovnih procesov (ang. Business Processes Automation – BPA). Po raziskavi »Žalostno stanje digitalne preobrazbe«(v izvirniku: »The Sorry State of Digital Transformation«) ameriškega podjetja Forrester, ki se ukvarja z marketingom in tržnim raziskovanjem, približno petina podjetij še nima definiranih procesov in avtomatizacije poslovanja.

Iz raziskav tega podjetja, ki svojim strankam in javnosti daje nasvete o obstoječem in potencialnem vplivu tehnologije na poslovanje, je razbrati, da bi se morali osredotočiti na definiranje procesov, če želite, da bodo vaše stranke in kupci zadovoljni in bodo prihodki rasli. Avtomatizacija poslovnih procesov je konkreten in učinkovit način, da naredite prvi korak na tej poti.

Kaj je avtomatizacija procesov v poslovanju?

Avtomatizacija poslovnega procesa – imenovana tudi avtomatizacija poslovnega toka ali avtomatizacija procesov – je način, da se tehnologija in avtomatizacija uporabita za opravljanje sestavljenih poslovnih nalog z zmanjšano potrebo po človeškem delu in trudu.

Drugi popularni izraz, »digitalna preobrazba«, je v bistvu tudi sopomenka glede na to, da opisuje optimizacijo procesov v poslovanju s pomočjo novih tehnologij. Pomembno je, da avtomatizirani procesi sprožijo učinkovitost, ustvarjajo koristne standarde in pomagajo organizacijam, da prihranijo čas, denar in vire.

Avtomatizacije poslovnih procesov ne smemo zamenjati z njihovim upravljanjem, kar je širša veja, ki zajema upravljanje kompleksnih procesov v organizaciji z uporabo različne metodologije.

Področja v poslovanju, ki jim avtomatizacija procesov prinaša prednosti:

• podpora uporabnikom,
• marketing in prodaja,
• IT in tehnično vzdrževanje,
• finance,
• kadrovska služba,
• razvoj (programska oprema in storitve).

 

Primeri avtomatizacije procesov v poslovanju

1. Vključevanje novih zaposlenih v delovno okolje

Včasih se sicer zdi nesmiseln postopek, toda v resnici ima »onboarding« več nalog. Izpolnjevanje obrazcev za informacije o zaposlenih, organizacija uvajanja in usposabljanja, odpiranje bančnih računov in zbiranje relevantnih dokumentov so samo nekatere od s tem povezanih dejavnosti.

2. Naročilnice

Zahtevki za naročilnice so v večini organizacij zaokroženi, ponavljajoči se procesi. Nosilec zahtevka izpolni obrazec in ga pošlje komercialistom. Nadrejeni zahtevek pregleda in ga odobri ali zavrne v primeru neustreznih informacij ali finančnih omejitev. V tem primeru se zahtevek vrne nosilcu. Če pa je odobren, se kreira naročilnica in pošlje kopija tako dobavitelju kot inventarni ekipi. Brez avtomatizacije lahko pride do naslednjih težav:

• odložena odobritev naročilnice,
• manjša produktivnost,
• nepopolni zapisi,
• napake na naročilnicah,
• napake pri dostavi blaga zaradi slabega stanja zalog.

 

Avtomatizacija poslovnih procesov lahko pripomore k večji učinkovitosti zaposlenih, izboljšanju odgovornosti v poslovni hierarhiji in transparentnosti ter omogoči točno evidentiranje podatkov, do katerih lahko vsi zainteresirani dostopajo, kadarkoli je to potrebno.

Zakaj naj bi avtomatizirali poslovne procese?

Po raziskavi podjetja »Accenture« iz leta 2016 je 52 % anketiranih podjetij v preteklem letu spremenilo dobavitelja zaradi slabe uporabniške izkušnje. 73 % je želelo storitev, ki bolj ustreza njihovim potrebam, 61 % pa jih je najbolj cenilo hitrost pri preverjanju podatkov in odgovorov na vprašanja, pa tudi v kriznih situacijah.

Z digitalizacijo vseh svojih storitev z uporabo spletnega in mobilnega bančništva so finančne storitve eden od sektorjev, ki se je v preteklih letih najbolj razvil. Kljub temu pa obstaja še veliko fizičnih nalog, ki povzročajo netočnosti, neučinkovitost in dolge čakalne vrste. Zato je tu nekaj ključnih razlogov za uvedbo avtomatizacije v poslovne procese.

Odskočna deska za digitalno preobrazbo

Digitalna preobrazba bi se lahko zdela nedosegljiv cilj v organizacijah, ki še niso na tej poti. Avtomatizacija poslovnih procesov je lahko temeljni kamen za usvajanje kulture stalnega preoblikovanja. Lahko začnete z nekaj procesi, kjer so očitno potrebni popravki smeri, in jih postopno gradite na poti do cilja.

Jasneje definirani cilji

Avtomatizacija zahteva določeno mero jasnosti o procesu že v fazi načrtovanja. Če ne veste, katere osebe potrebujete za zagon procesa ali za naloge, ki so vključene v ta proces, potem ne morete učinkovito načrtovati in avtomatizirati toka dela.

Poleg tega lahko opredeljevanje procesov da jasnost vsem zaposlenim in služi kot vir učenja. Vpogled, ki ga dobite z analizo avtomatiziranega procesa, vam lahko jasno pokaže vrzel med vašim procesom, kakršen je, in tem, kakšen bi v idealnih razmerah lahko bil.

Poenostavitev procesov

Ena od pozitivnih posledic sistema za avtomatizacijo so poenostavljeni procesi. Jasna hierarhična odgovornost, dragoceni vpogledi in hitrejši čas izvedbe olajšajo dejavnosti, ki vam jemljejo čas, in se osredotočajo na izboljšanje dejavnosti, ki dajejo poslovanju vrednost.

Evidenca usklajenosti

Z avtomatizacijo se zabeležijo vse podrobnosti določenega procesa. Te informacije je zato lažje preverjati pri dokazovanju usklajenosti v revizijskem postopku.

Standardizacija procesov

Ko avtomatizirate poslovni proces, lahko vsakič pričakujete isti izid. Standardizacija vam pomaga, da bo vaša organizacija slovela po zanesljivosti, kar posledično lahko pomaga pri povečanju baze kupcev.

Večje zadovoljstvo kupcev

Zadovoljstvo kupcev je tisto, kar vas povzdigne ne glede na vašo panogo. Osredotočenost na procesno in operativno odličnost vam pomaga, da z lahkoto presežete pričakovanja kupcev. Ko dosledno izpolnjujete obljubljene standarde, je večja verjetnost, da bodo kupci razvili naklonjenost do vašega podjetja.

Katere poslovne procese bi morali avtomatizirati?

Avtomatizacija poslovnih procesov ni omejena na nekaj funkcij. Dejavniki, ki lahko kažejo na potrebo po avtomatizaciji, vključujejo:

1. velik obseg nalog;
2. veliko ljudi potrebnih za izvedbo nalog;
3. pomemben vpliv na druge procese in sisteme;
4. potrebo po usklajenosti podatkov in sprememb.

Če dejavnosti vašega podjetja izpolnjujejo zgoraj navedene kriterije, je zelo verjetno, da potrebujete avtomatizacijo. Da bi dobili jasno sliko, vam predstavljamo nekaj najpogosteje avtomatiziranih procesov v organizacijah:

• e-mail in potisna obvestila,
• obračun plač,
• fakturiranje,
• obračun DDV-ja,
• zaključek leta,
• podpora uporabnikom (Helpdesk),
• izdelava študij,
• hramba in migracija velikih količin podatkov,
• izdelava varnostnih kopij in povrnitev predhodnih verzij,
• zahtevki zaposlenih za dopust ali odsotnost z dela,
• procesi v klicnem centru,
• prodajni nalogi,
• spremljanje delovnega časa in prihoda na delo,
• lansiranje proizvodov,
• pridobitev potencialnih kupcev.

 

Prednosti uporabe orodij za avtomatizacijo poslovnih procesov

Z avtomatizacijo poslovnih procesov lahko pričakujete večkratne prednosti.

Vaši poslovni procesi bodo postali veliko bolj transparentni. Lahko spremljate in nadzorujete procese, medtem ko se izvajajo, kar izboljša preglednost in pozitivno vpliva na individualno odgovornost zaposlenih.

Možnost spremljanja procesov med njihovim izvrševanjem vam bo pomagalo tudi, da opazite napake in jih popravite, če se pojavijo. Poročila o učinku vam bodo dala uvid v preventivne ukrepe, ki jih lahko naredite v izogib ponavljajočim se napakam.

Dolgoročno boste opazili hitrejši čas obnove in manjše stroške zaradi manj ročnih intervencij. Poleg tega boste lahko izboljšali razporeditev delovne sile, saj bo aplikacija obdelovala vse dnevne naloge. Na ta način lahko preusmerite svoje zaposlene na naloge, ki zahtevajo človeško delo in presojo.

Sistem avtomatizacije poslovnih procesov vam bo celokupno omogočil večjo učinkovitost poslovanja, saj je zasnovan na ideji stalnega izboljševanja procesa.

Eno od orodij, ki vam lahko pomaga, da pospešite in izboljšate procese, ki vsakodnevno potekajo v vašem podjetju, je PANTHEON Workflow.

 

Najboljše prakse za avtomatizacijo poslovnih procesov

Samo napotitev in usmeritev k orodju za avtomatizacijo pa še ne zagotavlja uspeha. Za avtomatizacijo svojih poslovnih procesov boste morali zavzeti pragmatičen pristop.

Tu je nekaj napotkov za to, da bo avtomatizacija uspešna:

• Začnite z jasnim razumevanjem tega, za katere naloge gre, kdo je odgovoren zanje in kdaj bo vsaka naloga opravljena.
• Prepričajte se, da imate pri avtomatizaciji poslovnega procesa jasno določene cilje – to bo prihranilo čas pri popravkih smeri.
• Omogočite meritve rezultatov po fazah – mnoge organizacije so razočarane, ko rezultati ne pridejo čez noč.
• Vložite dovolj časa v usposabljanje zaposlenih in upoštevajte tudi čas privajanja.
• S sprejemanjem dolgoročnih napovedi zagotovite dober donos naložbe.
• Uporabljajte pripravljene rešitve, kjer so na voljo.

 

Pridobivanje novih kupcev je petkrat dražje kot zadrževanje obstoječih. To je eno glavnih izhodišč podjetij, ki nudijo storitve v domeni upravljanja procesov. Iz tega lahko enostavno zaključimo, kako pomembno je zadržati tiste, ki so vam že naklonili svoje zaupanje.

Če kupci proizvode in storitve dobijo točno in dosledno, se izboljša tudi zanesljivost vašega podjetja, pri tem pa pomembno vlogo igra tudi hitrost reakcije, ki se dramatično veča z avtomatizacijo poslovnih procesov.

Avtomatizacija procesov v poslovanju ne prinaša samo koristi na eni strani enačbe, pač pa lahko razveseli tudi stranke in kupce. Zato bi vse prodajne strategije morale upoštevati zadovoljstvo kupcev. Da pa bi bili kupci zadovoljni, jim je treba ponuditi pozitivno izkušnjo na vseh kontaktnih točkah s podjetjem: pred, med in po nakupu proizvoda ali storitve.