Avtomatizacija in digitalizacija računovodstva v praksi

V intervjuju z Selmo Smječanin, svetovalko za PANTHEON iz podjetja Datalab BA d.o.o., predstavljamo temo Avtomatizacija in digitalizacija računovodstva v praksi.

 

Selma, Datalab zadnja leta aktivno dela na razvoju eBančništva. Prepoznali smo namreč številne prednosti za naše uporabnike. Kakšna je dinamika sprememb?

V zadnjem letu opažamo povečane aktivnosti na tem področju v regiji in se jim tudi prilagajamo.
Pri tem sledimo viziji, da ima uporabnik na enem mestu vse potrebne informacije za odločanje ter orodja za uporabo novih načinov plačevanja. Razvijamo jih v modulu za plačilni promet, ki v ta namen dobiva novo podobo.

V spodaj pripetem video posnetku* vam predstavljamo novosti na področju modula Plačilni promet.

 

Omenila si napredek na področju eBančništva. Bančni sektor je poslovno tog, a se stvari premikajo. Želite kaj posebej izpostaviti?

Glede na to, da pokrivamo veliko trgov, se rešitve med seboj razlikujejo po vsebini.

Hkrati se integracije vedno lotevamo na enak način, zato procesi znotraj PANTHEON-a ostajajo enaki.

 

Kakšne so konkretne prednosti integracij?

Predvsem je odvisno od tega, kaj ponuja integracija. Za računovodje je avtomatsko pošiljanje plačilnih nalogov in prejemanje bančnih izpiskov vsekakor na prvem mestu.

To pomeni, da se kreirani plačilni nalogi iz PANTHEON-a pošljejo direktno v banko, brez shranjevanja na disk in uvoza v spletno banko. Pomembnejše so integracije s sistemom elektronskega bančništva Halcom, v Makedoniji s ProCredit banko, omeniti pa je potrešno še integracijo celovitega SEPA plačilnega prometa z MER, ki je trenutno v razvoju.

 

Omenila si integracijo z MER, ki je še trenutno v razvoju. Bi nam lahko predstavila kako ta integracija izgleda v praksi?

PANTHEON poslovni proces uvozi izpiske v dokumentacijo neposredno iz eBančništva. Primer, ki si ga lahko ogledate v spodaj pripetem video posnetku prikazuje integracijo z Moj eRačun, vendar je postopek popolnoma enak kot pri drugih integracijah z več računi.

Na primer pri integraciji s Halcom-om v Sloveniji lahko preko enega vmesnika dobimo izpiske in plačilni promet vseh bank, ki uporabljajo Halcom-ov sistem.

Uvozijo se izpiski za vse transakcijske račune, ki jih nato lahko knjižimo na dva načine:

• Prvi način je iz dokumentacije – s klikom na poslovni proces se odpre obrazec za knjiženje izpiskov.
• Druga možnost je iz forme za plačilni promet.

Ker gre za vsakodnevna opravila, so prednosti tovrstne integracije velike. Postopek je pospešen, računovodski servisi pa se tako lahko izognejo fizičnemu pošiljanju izpiskov in položnic.

V spodaj priptem video posnetku* vam prestavljamo integracijo PANTHEON ter MER.

 

Pogovarjali sva se o eBančništvu in integracijah, ki zagotovo olajšajo delo. Opažamo pa tudi vse večjo uporabo različnih rešitev za lažje izvajanje Kompenzacij. Smo tudi tu naredili kak napredek?

Previdevava lahko, da se bodo zaradi prihajajoče krize in recesije vrnili časi slabe likvidnosti, v katerih bo znanje, pridobljeno pred desetletji v hiperinflacijski Jugoslaviji, prišlo zelo prav. Kompenzacije in multikompenzacije – kar pomeni kompenzacijske verige – so prva stvar, na katero pomislimo.

Spletne rešitve podpirajo celoten postopek kompenzacije z vsemi dejanji pobudnikov in udeležencev kompenzacije. Z integracijami želimo, da se kompenzacija, ki je bila ustvarjena v PANTHEON-u, prenese neposredno v spletno potrditev verige.

Trenutno ponujamo integracijo z Bizbox platformo, ki omogoča samodejno izvajanje kompenzacij z transparentnim pregledom vseh aktivnosti udeležencev kompenzacije ter prilagodljivim obveščanjem.

Več si lahko ogledate v spodaj pripetem video posnetku*.

 

Naredili smo tudi korak naprej v smeri standardizirane obdelave podatkov. Standard XBRL se v svetu vse bolj uporablja, vse več pa je pobud za uporabo standarda za namene letnih poročil tudi pri nas. Zakaj?

XBRL postaja standard predvsem zato, ker so podatki neposredno primerljivi.

Podatki so hkrati računalniško berljivi in ​​si jih je mogoče ogledati v predstimulatorju.

To kar si ravnokar podala kot pojasnilo, se sliši zapleteno.

Da, ampak v bistvu je enostavno. Naj pojasnim; neposredno primerljivo pomeni, da je vsaka pozicija bilance označena glede na taksonomijo.

Če karikiram, je bilanca podjetja iz Fidžija, ki vsebuje pozicijo Prihodki iz pogodb, neposredno primerljiva z bilanco iz Slovenije, Hrvaške, Bosne itd., ki imajo prav tako pozicijo označeno s Prihodki iz pogodb.

To močno olajša pripravo internega poročanja mednarodnega podjetja, lahko pa si mislimo, kakšne so prednosti za npr. za borze ali za finančne analitike. Zato ni nenavadno, da gre razvoj v to smer, še posebej, ker pričakujemo, da bodo davčne uprave zahtevale poročila v formatu XBRL.

Omenila sem tudi računalniško berljive podatke, kar pomeni, da jih je mogoče nadzorovati z računalnikom in jih je mogoče pregledovati brez posebnih orodij, v brskalniku.

Lahko torej rečemo, da XBRL ponuja velike prednosti v vseh fazah poslovnega poročanja in analize.

Danes lahko govorimo predvsem o uporabi v računovodskih poročilih, vendar smo že priča številnim pobudam za uporabo standarda tudi za druga poročila. O tem se bomo zagotovo pogovarjali v prihodnje.

 

Sedaj pa se posvetiva še eni temi – eKnjiženju. To je sistem za prepoznavanje vsebine skeniranih računov oz. dokumentov v PDF obliki. Kaj je tu novega oz., kaj smo tu dosegli v praksi?

eKnjiženje je storitev, ki postaja vse bolj aktualna. Če smo koncept predstavili lani, lahko letos že pokažemo primere dobre prakse. Imamo računovodske servise, ki na ta način knjižijo preko tisoč računov na mesec, zato so neprimerno bolj konkurenčni na trgu.

Izvedenih je bilo tudi nekaj zanimivih implementacij. Dejstvo, da lahko podjetje storitve eKnjiženja enostavno prilagodi svojim poslovnim procesom, se je izkazalo za koristno.

V spodaj pripetem video posnetku* vam predstavljamo primer eKnjiženja z več PDF fakturami:

Proces eKnjiženja zajema in omogoča:

• omogoča zajem in razpoznavanje podatkov z dokumenta v PDF obliki,
• prepoznane podatke pretvori v obliko eRačuna,
• podatke samodejno uvozi v PANTHEON med prejete račune.

Proces eKnjižb najlažje pojasnimo z diagramom, ki ga opredeljuje nekaj pomembnih točk:

1. Skeniranje dokumentov – papirne dokumente/račune se skenira in pretvori v PDF obliko. Po potrebi se PDF dokumente razbije oz. razdeli na več delov – ta funkcionalnost se uporablja, ko je več skeniranih računov združenih v eni PDF datoteki.
2. Pošiljanje PDF-ja v OCR branje in pretvorba v obliko eRačuna – osrednja točka v procesu eKnjižb je pošiljanje PDF dokumenta v OCR branje (sistem za prepoznavanje računov) in prejem eRačuna v obliki, ki jo je mogoče uvoziti v PANTHEON.
3. Uvoz eRačuna ali več eRačunov v PANTHEON
4. Pošiljanje povratnih informacij OCR bralniku (Učenje eKnjiženja) – informacije o uvoženih podatkih se pošljejo sistemu za OCR branje, da se izboljša nadaljnja kakovost branja.

Torej, če povzamem; prejete račune skeniramo, delovni proces pa poskrbi, da računovodstvo prejme račun v elektronski obliki za uvoz med prejete račune. Na ta način celoten proces večkratno pospešimo in s tem zmanjšamo stroške.

 

Omenila si OCR branje podatkov. Kakšna je tu natačnost?

Ko sistem prvič prejme nalog za branje računa, so lahko podatki precej nepopolni, lahko se zgodi, da se prebere le nekaj podatkov. Lahko recimo manjkajo podatki o datumih ali pa so podatki nepopolni na pozicijah.

Uporabnik dopolni manjkajoče podatke na obrazcu za uvoz in kreira prejeti račun. Hkrati se zažene Učenje eKnjiženja, ki z uporabo umetne inteligence poskrbi, da bo račun istega dobavitelja naslednjič veliko bolje berljiv. Učenje eKnjiženja se je v praksi izkazalo za zelo učinkovito.

V spodaj pripetem video posnetku* vam predstavljamo kako deluje Učenje eKnjiženja.

 

V zadnjem letu smo razširili proces eKnjiženja. Kaj se je spremenilo?

Naši izvorni storitvi eKnjiženja smo dodali nove možnosti branja PDF računov.

• branje PDF dokumenta, sumarno po davčnih stopnjah (VIDEO) ter
• branje dokumenta detaljno po pozicijah (VIDEO).

Da bi jih pobliže spoznali vas vabimo, da si ogledate zgoraj pripeta video posnetka*.

 

Kako pa lahko aktiviram to storitev in kakšna je cena?

Paket eKnjiženja lahko naročite preko uporabniškega strežnika; na Moji podatki |  Naročanje dodatnih storitev | eKnjižbe.

Paketi so naročniški, kar pomeni, da paket najamete in ga uporabljate dokler ne porabite vseh 150 dokumentov – brez časovne omejitve.

Uporabniki, ki ob naročilu uporabljajo PANTHEON vsaj od različice 10.0.26.00 dalje, prejmejo prvi paket eKnjižb brezplačno in tako lahko sami preizkusijo, ali lahko “robot” deluje tudi pri njih.

In kakšna je razlika med eKnjižbe in eKnjižbe PRO?

Standardna storitev eKnjižb ponuja uvoz vnaprej določenih podatkov za knjiženje računa (kot so datum računa, številka računa, datum opravljene storitve, artikli, cene, rabati…).
Premium storitev – eKnjižbe PRO – se uči in tako uporabnikom omogoča branje dodatnih podatkov iz računa, kot npr. seznam telefonskih številk na računu za telekomunikacije, ki samodejno vodi te stroške po oddelkih. Podobno je z računom za gorivo za določeno registrsko številko.
Premium paket je pripravljen tako, da ga je možno maksimalno prilagoditi.

Za več informacij vas vabimo, da si ogledate našo ponudbo TUKAJ ali pa kontaktirate naše svetovalce za prodajo na 01 252 89 50 ali prodaja@datalab.si.

 

Najina naslednja tema se dotika računovodstva oziroma računovodskih storitev. Te lažje obvladujemo s pomočjo orodja Računovodska konzola. Nam jo lahko podrobneje predstaviš?

Računovodska konzola je orodje za delo z večimi bazami. Namenjena je predvsem računovodskim servisom, ki imajo več baz na svojem strežniku.

Ideja je bila pridobiti različne uporabniške podatke v enem koraku iz različnih baz podatkov. Izpostavila bi dve ključni prednosti uporabe računovodske konzole:

– operacije se lahko izvajajo na več bazah hkrati
– opravila se lahko samodejno izvajajo izven delovnega časa

 

Sliši se malo abstraktno. Bi nam pojasnila, kaj to pomeni v praksi?

To v praksi pomeni, da moramo, če nimamo Računovodske konzole, za obdobje, za katero želimo obračunati amortizacijo, v vsaki bazi ustvariti pozicijo v obračunu, vnesti datumski kriterij, začeti obračun, ga potrditi in knjižiti.

Torej služba, ki vodi 10 podjetij in obračunava mesečno amortizacijo, mora postopek ponoviti 120-krat na leto.

V spodaj pripetem video posnetku* vam predstavljamo, kako izgleda obračun amortizacije z uporabo računovodske konzole:

 

Kaj pa avtomatski zagon in izvedba opravil izven delovnega časa. Tudi to si omenila kot eno izmed glavnih prednosti?

Računovodska konzola omogoča knjiženje in preverjanje knjižb v več bazah hkrati.
Ti procesi so lahko zamudni, zato imamo možnost nastavitve avtomatskega zagona opravil. To nam omogoča izvedbo kontrol in avtomatskih knjiženj kadarkoli mi to želimo.

Poleg tega lahko določimo prejemnika rezultatov, ki bo o zakjučenih opravilih, obveščen po elektronski pošti.

Delo pa olajšajo tudi hitre bližnjice za računovodje in druge funkcionalnosti. To torej resnično uporabna funkcionalnost, ki vam jo predstavljamo v spodaj pripetem video posnetku*:

 

Mnogi računovodski servisi vodijo kadrovske evidence in obračun plač za več podjetij. Ali ste v kadrovskem modulu naredili korak naprej, da bi pospešili te dokaj standardne postopke?

Delo s kadrovsko evidenco in izdelava obračuna plač ter nato preverjanje pravilnosti izračunov je običajno pogojeno s podrobnejšim pregledom »ena na ena«.

V ta namen smo poleg izboljšav dodali še nekaj orodij, ki bi omogočala hitrejše obvladovanje procesov pri obračunu plač in vodenju kadrovskih evidenc. Najprej pa naj naredim korak nazaj, da bomo razumeli izboljšave, ki jih uvajamo.

V starejših različicah računovodske konzole smo lahko plačo obračunavali v več bazah hkrati. Priprava plačilnega naloga in izpis plačilne liste obstoječih obračunov je bila možna samo v aktivni bazi. Vse skupaj je bilo zelo togo in pomanjkljivo.

Sedaj smo Računovodsko konzolo za kadrovsko evidenco in obračun plač umestili v modul Kadri

To nam omogoča, da kreiramo nov obračun, prenesemo odsotnosti in prisotnosti v obračun ter obračunamo plače praktično z enim klikom.

Iz izvorne baze podatkov bomo lahko hitreje dostopali do posameznih obračunov, pregledovali napake, jih popravljali ali preprosto nadaljevali z računovodskimi obračuni, kreiranjem plačilnih nalogov in tiskanjem položnic.

V spodaj pripetem video posnetku* vam predstavljamo, kaj je pomembno pred delom v računovodski konzoli;

Računovodski servisi, ki vodijo obračune plač, za veliko število podjetij uporabljajo v ta namen Koncernske šifrante.
V Koncernskih šifrantih vzpostavijo osnovno bazo, iz katere sinhronizirajo šifrante, ter baze, v katere se prenašajo podatki iz šifrantov.

 

Eden od prihrankov je torej že v sami izmenjavi podatkov, če jo le uporabljamo. Dejala pa si, da bomo lahko praktično z enim klikom prenašali odsotnosti in odsotnosti na obračun plač, obračunali plačo in popravljali napake?

Tako je. Za vsa izbrana podjetja lahko v izbranem obdobju enostavno izdelamo nove obračune, uvozimo odsotnosti iz koledarja in uvozimo prisotnost iz evidence ur ter nato začnemo z obračunom.

Če pri pregledu napak odkrijemo kritične napake, lahko z enim klikom odpremo izračun za izbrano podjetje, ki zahteva ročni poseg ali pregled.
Po ustreznem posegu v pripravo obračuna odpravimo napake, se vrnemo v računovodsko konzolo in pripravimo knjiženje plač za vsa podjetja. 
Plačilne liste lahko nato preprosto izvozimo ali jih pošljemo zaposlenim po e-pošti.

V spodaj pripetem video posnetku* vam predstaljvamo kako deluje računovodska konzola za obračun plač.

 

Ali ste razmišljali tudi o rešitvah v zvezi s Kadrovsko evidenco?

Da. Običajno računovodski servis vodi kadrovsko evidenco za več podjetij hkrati.

Po obvestilu o spremembi, na primer delovnega razmerja, mora odgovorna oseba hitro dostopati do personalne mape zaposlenega iz določenega podjetja in vnesti spremembo. To je sedaj, s pomočjo Računovodske konzole, mogoče urejati hitreje in lažje.

V spodaj pripetem video posnetku* vam predstavljamo delo na personalnih mapah zaposlenih skozi računovodsko konzolo:

 

Odlično. Kakšni pa so vaši načrti za prihodnost?

Predvidene so izboljšave kadrovskega dela.
V začetku leta moramo zaposlenim izdati odločbe o letnem dopustu, sredi leta pa se dopust iz prejšnjega leta črta.
V ta namen bomo v računovodsko konzolo dodali možnost obračuna letnega dopusta, za več podjetij, ter možnost enostavnega brisanja.
V prihodnosti bi želeli računovodsko konzolo dopolniti z zakonodajnimi procesi, kot je npr. izdelava zakonsko predpisanih obrazcev.

 

*Video posnetki so pripravljeni v jeziku avtorja, kot so bili predstavljeni na PANTHEON konferenci, Opatija 2022.