Dejstva o izdajanju računov, ki jih mora vedeti mali podjetnik

Račun – tako vsakdanja stvar, s katero se srečujemo vsi, pa vendar tako pomembna, ko pride do financ in urejenega knjigovodstva , še posebej za vse, ki račune izdajajo in morajo poskrbeti za njihovo skladnost z zakonodajo. Pri tem je ključno, da imamo in upoštevamo nekatere temeljne informacije. Kaj mora biti na računu? Kakšne vrste računov obstajajo? Katero vrsto računa poslati?? Podajamo vam odgovore na vsa najosnovnejša vprašanja, ki si jih verjetno postavlja vsak mali podjetnik, predvsem na začetku svoje poslovne poti.

 

1. Kaj je račun?

Račun je zahtevek za plačilo. Navaja blago ali storitve, ki so bile dobavljene oz. opravljene, in prikazuje, kaj kupec dolguje v zameno.

Izdani račun je ena najpomembnejših izvirnih knjigovodskih listin, ki izkazuje poslovne dogodke in praviloma nastane na kraju in v času nastanka poslovnega dogodka. Hranjene kopij računov, ki prikazujejo prihodke in davek blaga oz. storitve, je obvezno.

 

2. Kakšne vrste računov poznamo?

Računi so na voljo v številnih oblikah. Ločimo jih glede na čas plačila v razmerju do časa opravljene storitve in glede na način plačila.

Način plačila določa, kaj vse mora biti na računu. V praksi poznamo gotovinske in negotovinske račune. Med njimi je kar nekaj razlik, tudi obvezni elementi na vrsti računa se nekoliko razlikujejo.  Negotovinski račun izdamo takrat, ko plačnik sredstva (denar) nakaže na TRR račun, torej ne gre za plačilo v gotovini. Za gotovinski račun (davčno potrjen račun) pa veljajo vsi računi, za katere je predviden način plačila z gotovino – to je plačevanje z bankovci in kovanci, pa tudi s plačilno ali kreditno kartico, čekom ali drugimi oblikami plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun (na primer plačilo z moneto, s kripto valutami ipd.).

Račune ločimo tudi po vrsti – poznamo:

(Prodajni) izdani račun: Če račun pošljemo, je to prodajni račun. Če pa ga prejmemo, je to račun za nakup.

Zapadli račun/opomin: Ko račun ni bil plačan, ga podjetje znova pošlje kot zapadli račun oz. opomin.

Vmesni račun: Pri večjih delih oz. zneskih se lahko plačilo izvede postopno v več delih in v tem primeru se izstavljajo vmesni računi. Običajno se izdajajo mesečno in zaračunavajo delo, opravljeno v tem obdobju.

Končni račun: Zadnji v nizu vmesnih računov, končni račun pomeni, da je delo opravljeno in da drugi računi ne bodo več sledili.

Ponavljajoči se račun: Če stranki vsakič zaračunamo enak znesek, lahko pošljemo ponavljajoči se račun. Ti so najprimernejši za naročnine ali zakupe.

Predračun oz. avansni račun: Predračun prikazuje elemente in stroške, vendar ni pravni zapis prodaje. Običajno se uporabljajo kot ponudba.

Dobropis: Razveljavi bremenitev prejšnjega računa. Dobropis se izdajo, ko je blago vrnjeno ali ko je bila kupcu zaračunana prevelika kupnina.

eRačun: To je oblika računa, ki povsem nadomešča klasično papirnato obliko računa, saj izdajatelj izda prejemniku račun za opravljene storitve ali prodano blago v elektronski obliki.

 

3. Kaj navesti na računu?

Račun mora identificirati kupca  (ali končni uporabnik v maloprodaji) in prodajalca, blago ali storitve, ki sta jih izmenjala, ter zaračunane stroške. Vsebovati mora tudi datum izdaje in enkratno številko računa, po kateri se razlikuje od vseh ostalih prodajnih računov. Več podrobnosti o obveznih elementih izdanega računa lahko najdete ob ogledu posnetka webinarja Obvezni elementi izdanega računa.

 

4. Kako lahko izdajamo račune?

Način izdajanja računov zakonsko ni določen, določeno pa je, kateri podatki morajo biti obvezno navedeni na računu. Tako lahko račune izdajamo »ročno«, s pomočjo Worda, Excela ali drugega orodja, da smo le pozorni na to, da so zapisani pravi podatki. To opravilo pa je enostavnejše s pomočjo programov za izdajanje računov, poleg tega njihova uporaba prinaša tudi druge prednosti in olajša celostno vodenje poslovanja, vključno z izmenjavo podatkov z računovodjo.

 

5. Ali je oblika računa pomembna?

Račun ne predstavlja le sredstva za plačilo našega dela, temveč tudi odnos podjetja do kupca, zato je koristno, da so računi ne le pravilni, ampak tudi lični.

Obstaja vrsta oblikovnih predlog, ki vsebujejo obvezne podatke, in moramo jih le spretno vplesti v celostno podobo in pripraviti ličen dokument. Če uporabljamo logotip ali barve, jih vključimo v podobo računa. Dopisne liste in račune lahko poenotimo tako, da na dopisni list zapišemo vse podatke, ki so nujni na računu.

 

6. Kdaj mora biti račun plačan?

Račun naj bi bil plačan do roka, ki ga postavi izdajatelj računa. Temu roku pravimo datum zapadlosti. V teoriji rečemo, da je račun plačan, ko zapade. Kdaj pa zapade je odvisno kakšen rok plačila nastavite na računu. V resnici tretjina strank s plačilom zamudi. Z vami delimo nekaj nasvetov, kako postopati, da se zaradi čakanja plačil izognemo temu, da bi nam zmanjkalo sredstev:

• Strankam dajte za plačilo manj časa (samo 7 dni je vse pogostejše).
• Pred dobavo pridobite strinjanje s plačilnimi pogoji.
• Če je delo opravljeno, pošljite račun takoj in ne čakajte do konca meseca.
• Poskrbite za evidence, da boste vedeli, kateri računi so bili plačani in kateri ne, ter takoj zaznajte in reagirajte na zapadle račune.

 

7. Ali so izdajanje računov in terjatve ista stvar?

Izdajanje računov in terjatve so v svoji osnovi enaka stvar. Oboje je povezano s spremljanjem tega, kar nam nekdo dolguje in pri obeh nastane zahteva, da kdo poravna obveznosti do plačila. To je proces, ki se začne, ko se s stranko dogovorimo o plačilnih pogojih, in konča šele, ko stranka plača. Na tej poti je več korakov, odvisno tudi od poteka konkretnega posla. Večina izdanih računov se plača, nekateri – upamo, da jih je zelo malo – ne. V slednjem primeru je vmes na primer še korak pošiljanja opomina in terjanja dolga. Ne glede na plačilo, pa se morajo izdani računi (in prejeta plačila) zabeležiti v knjigovodske knjige za spremljanje in poročanje poslovanja. Pri tem nam lahko pomaga računovodja in/ali nam postopek olajša računovodska programska oprema, ki veliko računovodskih vnosov izvede samodejno in prihrani čas.