Avtomatiziranje poslovanja od eNaročanja do eRačuna

Avtomatizirani računovodski procesi in vključevanje celotne dobavne verige v avtomatizirane procese postajajo vse pomembnejši del poslovanja. Elektronska izmenjava vsakdanjih poslovnih dokumentov – od eNaročilnic do eRačuna – prinaša večje prihranke in zagotavlja boljši izkoristek časa pri urejanju vhodnih in izhodnih računov ter vsakodnevnem poslovanju z dobavitelji.

eIzmenjava omogoča izmenjavo eNaročila, eDobavnice, eRačuna in drugih eDokumentov, standardiziranih po globalnih standardih za elektronsko izmenjavo podatkov (angl. Electronic Data Interchange, EDI), v digitaliziranem procesu nabave in dostave blaga med partnerji iz različnih dejavnosti (trgovina, distribucija, proizvodnja, spletna trgovina in druge).

 

Prednosti avtomatizirane obdelave naročil

Avtomatizirana obdelava naročil je nepogrešljiva v dejavnosti trgovine na drobno, torej pri dobaviteljih, prevoznikih in pošiljateljih. Avtomatiziranje postopkov naročanja zagotavlja natančno obdelavo naročil, zmanjša število morebitnih napak in skrajša čas obdelave v primerjavi z ročno obdelavo naročil.

eIzmenjava dokumentov v procesu naročanja po EDI standardih prav tako postaja vedno pomembnejša zahteva v različnih panogah. V mnogih podjetjih ne pomislijo na to, da avtomatiziran proces naročanja močno pripomore k uspešnosti poslovanja. Te prednosti so vidne zlasti pri avtomatizaciji ključnih poslovnih procesov, kot so izdajanje dokumentov od naročilnice do računa.

Pomislimo na vse prednosti, ki jih avtomatizacija prinaša:

• zmanjšanje stroškov
• hitrejše poslovanje s krajšimi odzivnimi časi
• integracija posameznih postopkov, povezanih z eNaročanjem
• hitrejša in varnejša hramba
• večja varnost
• večja učinkovitost in manjše število človeških napak
• boljša sledljivost procesov
• večja centralizacija informacij

 

Če ne moremo učinkovito obdelovati naročil za stranke ali dobavitelje, bomo izgubili veliko časa in zapravili vso konkurenčno prednost. Marsikatera organizacija je odvisna od materialov in storitev, ki jih dobavljajo druga podjetja ali organizacije. Zato je nabava eden od osnovnih procesov v vsakem podjetju. Če je naš postopek nabave počasen in podvržen pogostim napakam, nas bo konkurenca zagotovo prehitela. Cilj nabave je priskrbeti prave materiale ali storitve v pravi količini in ob pravem času na pravo mesto, iz pravega vira in po pravi ceni. V zadnjih letih se nabavni procesi v gospodarstvu spreminjajo. Pri upravljanju proizvodnih verig se vedno bolj uveljavljajo načela vitke proizvodnje. To pomeni, da se zaloge zmanjšujejo, saj dobavitelji svoje izdelke dostavljajo dejansko na proizvodne linije, zato se skrajšuje čas med naročilom in dobavo. Z avtomatizirano storitvijo, kot je eNaročanje, je mogoče poceniti in poenostaviti poslovanje, pospešiti dostavo, odpraviti ročno delo in zagotoviti, da so procesi v preskrbovalnih verigah standardizirani in sledljivi. Pri tem ni treba, da podjetje eNaročanje uvede v vseh procesih hkrati. Ena od prednosti eNaročanja je ravno v tem, da podjetje eDokumente in njihovo izmenjavo v procesih naročanja in dostave lahko uvede postopoma glede na svoje potrebe ter zahteve partnerjev in zakonodaje.

 

Kakšen je avtomatiziran proces eNaročanja v praksi?

V avtomatiziranem procesu večina postopkov naročanja poteka samodejno, saj informacijski sistem samodejno prepozna zmanjšanje zaloge, pripravi naročilo in ga pošlje dobavitelju za dotično zalogo. Da ta proces lahko teče samodejno, morata naročnik in dobavitelj poleg cen in drugih poslovnih parametrov predhodno uskladiti še nekatere druge podatke, kot so na primer kode artiklov, oznake lokacij, merske enote idr.

Celoten avtomatizirani proces obsega naslednje standardizirane dokumente:

1. Elektronsko naročilo

To je elektronski dokument, ki ga kupec pošlje dobavitelju in običajno vsebuje specifikacijo zahtevanih materialov oz. storitev, zahtevane količine, roke in lokacije dobave ter druge parametre, ki so potrebni za ustrezno izvedbo dobave.

2. Elektronska potrditev naročila

Po izdanem naročilu se pripravi dokument, ki ga dobavitelj pošlje kupcu kot potrditev naročila oz. v katerem kupcu sporoči morebitne spremembe pri dobavi.

3. Elektronska dobavnica

S tem eDokumentom dobavitelj ob dobavi kupcu pošlje podatke o dejanski dobavi, zato da se kupec lahko pripravi na prevzem blaga na določen dan in ob določeni uri na dogovorjenem prevzemnem mestu.

4. Elektronski račun

Proces naročanja se konča z izdajo eRačuna za opravljeno storitev ali dobavljeno blago.

 

eNaročanje za kupca

1. Na podlagi podatkov v poslovnem informacijskem sistemu se samodejno ustvari eNaročilo in pošlje dobavitelju prek EDI rešitve.
2. Sistem samodejno prejme in obdela dobaviteljevo potrditev naročila.
3. Ob prejemu eDobavnice (lahko) program samodejno primerja dobavljene artikle s podatki ob potrditvi naročila.
4. Ob prejemu eRačuna lahko program samodejno zažene likvidacijo glede na podatke na eNaročilu in eDobavnici
5. Omogočena je stalna sledljivost izvedbe naročila, pogodbenih obveznosti, dobav in plačil.
6. Odpravijo se papirni dokumenti, s čimer se zmanjša obseg ročnega dela ter s tem povezanih stroškov obdelave dokumentov in prenosa v sisteme.

 

eNaročanje za dobavitelja

1. Poslovni informacijski sistem avtomatizira zajem in preverjanje prejetega eNaročila brez ročnega vnosa ali prepisovanja.
2. Na podlagi podatkov v sistemu se lahko za posamezno naročilo avtomatizira izdajanje potrditve naročila, ki se prek EDI rešitve pošlje kupcu.
3. eDobavnice in eRačuni se lahko samodejno izpolnijo na podlagi podatkov v eNaročilnici.
4. Skrajša se plačilni cikel, saj sistem samodejno izda eRačun, ko je naročilo izpolnjeno.
5. S tem se zmanjša število morebitnih napak, hkrati pa se izboljšata storitev in podpora strankam.
6. Odpravijo se papirni dokumenti, s čimer se zmanjša obseg ročnega dela ter s tem povezanih stroškov obdelav in prenosa v sisteme. Z zmanjšanjem potrebe po ročnem delu lahko odgovorne osebe posvetijo več pozornosti rasti podjetja in gradnji dobrih odnosov s kupci.