Menite, da je »multitasking« dobro za poslovanje? Raziskave pravijo drugače …

Ste »multipraktik«?

Ali med delovnikom včasih poskusite izvajati več nalog hkrati v upanju, da bi tako postorili več? Če je tako, je večopravilnost verjetno na vrhu seznama vaših vrednot. V tem primeru se morate znova vprašati, ali tak način dela res koristi učinkovitosti? Obstaja veliko raziskav, ki kažejo, da večopravilnost ne pripomore k večji učinkovitosti, temveč ji pravzaprav škodi.

Za ljudi, ki zmorejo opravljati več opravil hkrati, pogosto rečemo, da so odlični »multipraktiki Multipraktik je vsekakor zelo priročen za uporabo v kuhinji, če pa za ljudi rečemo, da so multipraktiki, si v resnici predstavljamo drugačen način dela kot pri tem pripomočku. Namreč, kuhinjski multipraktik ima sicer res več nastavkov, vendar lahko uporabljamo le enega naenkrat. Če želimo uporabiti drug nastavek, moramo multipraktik izklopiti in zamenjati nastavek, da lahko nadaljujemo z drugim opravilom. To se nam zdi popolnoma jasno in logično. Multipraktiki kot osebe delujejo drugače kot naprave. V prenesenem pomenu bi lahko dejali, da imajo pri sebi nameščene vse nastavke naenkrat in opravljajo vsa opravila hkrati. Kako lahko ob takšni zmešnjavi sploh kar koli dokončajo? Preprosto ne morejo. Ideje jim švigajo po glavi prehitro, da bi jih lahko uresničili. Ker bi multipraktiki radi naredili vse naenkrat in se njihovi »nastavki« pri tem tepejo, se njihov sistem pogosto podre in opravila končajo nekje na pol poti, kar privede do manjše učinkovitosti.

 

Večopravilnost zmanjša učinkovitost

Mnogi ljudje so prepričani, da večopravilnost lahko izboljša njihovo učinkovitost in tako naredijo več. Če nam uspe med sestankom pošiljati e-pošto ali med poslušanjem spletnega seminarja skenirati poročila, smo bolj produktivni, kajne?

Ni nujno. Študija, objavljena v ameriškem zborniku eksperimentalne psihologije, je pokazala, da so študentje potrebovali veliko več časa za reševanje zapletenih matematičnih problemov, kadar so morali vmes preklopiti na druge naloge. Pravzaprav so bili 40 odstotkov počasnejši od tistih, ki jim ni bilo treba nenehno preklapljati med nalogami. Študija kaže, da te osebe dejansko niso opravljale več opravil hkrati, temveč so v resnici samo pogosto »preklapljale med opravili«.

Ko se premikamo od projekta do projekta, se morajo naši možgani na nek način znova zagnati. Ko z enega projekta preklopimo na drugega, bo pozneje potreben dodaten napor, da se bomo lahko vrnili k enakemu tempu dela, kot smo ga imeli prvotno. Takšno delo ima v splošnem ravno nasprotni učinek – izgubo učinkovitosti.

 

»Infomanija«, ki jo povzroči večopravilnost, lahko zniža IQ

Študija prav tako kaže na vse pogostejšo odvisnost od tehnologije, saj ljudje nenehno preverjajo e-pošto in besedilna sporočila, ko bi morali biti pozorni na nekaj drugega, kot je na primer sestanek.

Izkazalo se je, da je nenehna uporaba tehnoloških pripomočkov in pregledovanje sporočil, kar so raziskovalci poimenovali »infomanija«, zmanjšala IQ sodelujočih v raziskavi za 10 točk. Poleg tega izsledki študije kažejo, da je padec IQ, povezan z »infomanijo«, več kot dvakrat večji v primerjavi s padcem IQ, zabeleženim pri študiji o vplivu kajenja marihuane na zmanjšanje IQ.

 

Vaja dela mojstra?

Morda si mislimo: »Tako dolgo že opravljam več nalog hkrati, da delujem kot dobro naoljen stroj.« V tem primeru naj to ne bi držalo, saj raziskave ameriške nacionalne akademije znanosti kažejo, da osebe, ki v svojem delovnem dnevu usklajujejo več nalog hkrati, dejansko slabše poslujejo kot osebe, ki dajo na večopravilnost manj poudarka. Prve namreč v poplavi sočasno odprtih nalog zlahka zmotijo še tako nepomembne informacije. Osebe, ki so opravljale manj nalog hkrati, so bile bolj osredotočene in so lahko dosegle več. To je le en primer, v katerem pregovorna vaja ne dela mojstra. Obstaja kar nekaj preverjenih metod za izboljšanje učinkovitosti, vendar večopravilnost ni ena od njih.

 

Slabosti opravljanja več nalog hkrati

Večopravilnost prinaša kar nekaj negativnih posledic, ki lahko močno vplivajo na naše delo in s tem na poslovanje podjetja.

1. Slabša kakovost dela in zmanjšana osredotočenost

Če se hkrati ukvarjamo z dvema zadevama, nobeni od njiju ne posvečamo polne pozornosti. Zato je večja verjetnost, da bomo delali napake. Če na primer po telefonu poskušamo odpraviti težavo za stranko in istočasno odgovarjamo na e‑pošto, bodo v e‑pošti morda napake ali pa bomo stranko morali večkrat vprašati za opis težave, saj se zaradi pisanja sporočila ne bomo mogli osredotočiti na njeno pripoved. Če se osredotočimo na vsako nalogo posebej, je precej bolj verjetno, da bomo vsakemu opravilu namenili dovolj pozornosti in časa. Pogost spremljevalni pojav večopravilnosti je tudi občutek pomanjkanja časa in posledično hitenje, kar dodatno zmanjša osredotočenost pri delu in poveča možnosti za napake.

2. Manjša učinkovitost

Večopravilnosti škodi učinkovitosti. Naši možgani se preprosto ne zmorejo uspešno soočati z več nalogami hkrati. Namesto tega poskusimo izvajati eno opravilo naenkrat in mu namenimo primerno količino časa.

 

Drugi načini za izboljšanje učinkovitosti

Znano je, da so roki za določeno nalogo velikokrat (pre)kratki ali smo pod pritiskom pričakovanja strank ali nadrejenih. V takšnih primerih pogosto poskušamo biti večopravilni. Zdaj, ko smo pojasnili, da večopravilnost škodi našim poslovnim rezultatom in produktivnosti, se lahko vprašamo, kaj storiti, da se učinkovito spopademo s prenatrpanim e-poštnim nabiralnikom, prebiranjem kupov poročil in s klici strank? Z vami želimo deliti nekaj nasvetov za povečanje učinkovitosti brez sočasnega izvajanja več opravil.

1. Organizirajmo si dan

Na začetku dneva ustvarimo prednostni seznam nalog: zapišimo jih in organizirajmo po pomembnosti in potrebnem času. To nam olajša spremljanje izvajanja nalog. Včasih je lahko že samo zavedanje, da neka naloga zahteva veliko časa, dober prvi korak k osredotočenosti pri delovnem procesu.

2. Omejimo čas za prebiranje e-pošte

Je naše popoldne izgubljeno v nabiralniku za e-pošto? To je pogosta težava. Poskusimo si rezervirati določeno količino časa, ki ga bomo namenili prebiranju e-pošte. Ko se ukvarjamo s pomembno nalogo, zaprimo e-poštni brskalnik ali začasno izklopimo obvestila. Tako se bomo lahko osredotočili na to, kar dejansko počnemo, namesto da bi nas nekdo zmotil vsakič, ko prejmemo novo e-pošto. Ne dovolimo, da brezplodno iskanje po mapi »Prejeto« vpliva na naše trenutno opravilo.

3. Omejimo čas na nepomembnih spletnih mestih

Ali izgubljamo čas z bežnim prebiranjem različnih strani, mogoče celo na Facebooku ali LinkedInu? Čeprav se zdi, da nam to vzame le pet minut tukaj in deset minut tam, lahko na ta način v celotnem dnevu dejansko izgubimo veliko časa. Ne pozabimo, da za brskanje po spletu in pregledovanje različnih strani porabimo več časa, kot si morda mislimo.

4. Poskusimo delati v 90-minutnih intervalih

Kakšen je optimalen čas za delo na enem projektu? Glede na raziskavo ameriške univerze Florida State University je to devetdeset minut. Tisti, ki delajo v intervalih, daljših od 90 minut, preidejo v stanje telesne utrujenosti. Poskusno razčlenimo svoj čas in zaženimo časovnik. Poskusimo se z enim projektom ukvarjati samo 90 minut. Bodimo pozorni na to, kolikokrat se hočemo med delom podzavestno zamotiti s stvarmi, ki niso del trenutne naloge. Preverjanje e-pošte ali telefona sta dobra primera podzavestne prisile, ki se je komaj zavedamo, a resnično moti našo osredotočenost.

5. Vzemimo si odmor

Po 90-minutnem delu si vzemimo 10-minutni odmor. Ne poskušajmo pospešiti reševanja naloge tako, da bi za mizo zdržali dlje s pitjem kofeina ali mukotrpnim vztrajanjem. Najbolj učinkoviti so kratki intervali dela, ki jim sledijo redni kratki odmori.

 

Učinkovitost je pomemben sestavni del uspešnega poslovanja. Dobri zaposleni so predvsem tisti, ki imajo sposobnost, da svoj trud učinkovito pretvorijo v oprijemljiv izdelek ali storitev, ki ustvarja prihodke. Sodobno poslovanje prinaša veliko opravil. Večina zaposlenih poskuša opraviti več v krajšem času, zato se zatekajo k večopravilnosti. A študije kažejo, da pri večopravilnosti dejansko opravimo manjšo količino dela in pri tem storimo celo več napak, si zapomnimo manj in neugodno spremenimo način delovanja naših možganov. Morda je zdaj čas, da tehtno premislimo, ali smo s takšnim načinom dela res bolj produktivni?