Prihrani in poenostavi svoj delovni proces z uporabo bizBoxa in storitve eRačun v PANTHEON-u

Temelj za »pravo« digitalizacijo poslovanja oz. računovodstva se prične pri dokumentih – eDokumenti omogočajo avtomatizacijo postopkov za njihovo nadaljnjo obdelavo.

Dokumenti sodijo v dokumentni sistem

Številna podjetja in posamezniki so se že spoznali z digitalizacijo poslovanja in izzivi, ki jih ta prinaša. Tako ugotavljajo, da pri digitalizaciji ni pomembna le uporaba digitalnih dokumentov, ampak tudi pot teh dokumentov in postopkov. Prav zato zaznavamo vse več primerov prenosov dokumentov iz transakcijskih v dokumentne sisteme, ki so prijaznejši do uporabnikov, omogočajo natančnejše obvladovanje dokumentov, njihovihvsebinskih posebnosti dokumentov, podpirajo upravljanje delovnih procesov in revizijsko sledljivost ter se lažje prilagajajo spremembam v organizaciji, zakonodaji in informacijski podpori.

Digitalizacija in avtomatizacija računov

Uporaba eRačunov prinaša ogromno prednosti in prihranke, pa vendar naj se digitalizacija ne konča le pri uvedbi eRačunov. Elektronski dokumenti, kot so eRačuni, eDobavnice, eNaročilnice in drugi, niso blagoslov le za proizvodnjo in prodajo, ampak ima od dokumentov in podatkov v elektronski obliki veliko koristi prav računovodstvo.

Ne le da eDokumenti močno olajšajo komunikacijo in izmenjavo dokumentov med podjetji in računovodji, temveč poskrbijo tudi za varnost podatkov in prihranek pri stroških in času.

Mnogi k trendom digitalizacije in razvoja računovodstva stremijo že dalj časa, druge pa je v ta korak nekako prisilila situacija s pandemijo, ko so morali svoje računalnike preseliti domov in nemoteno delati od doma. Delo je bilo razdeljeno – nekaj ljudi v pisarni, nekaj od doma – in odobravanje klasičnih papirnatih računov je postalo težavno. Pomislite, koliko časa porabite za zbiranje vseh računov, odobritve in podpise. Uporaba eRačunov izboljša in posodobi sam proces in naredi korak naprej v smeri elektronskega arhiva računov in povezanih dokumentov.

Kaj je elektronski račun?

eRačun je strukturiran elektronski dokument, izdan skladno s standardi in zakonskimi zahtevami. To je račun, ki povsem nadomešča klasično papirno obliko, saj izdajatelj izda prejemniku račun za opravljene storitve ali prodano blago kar v elektronski obliki. eRačun ni skeniran ali PDF vizualiziran izpis klasičnega računa.

Katere so prednosti uvedbe elektronski računov?

• Zamenjava papirnih dokumentov z elektronskimi dokumenti
• Nižji stroški za podjetja
• Dostop do vseh podatkov in dokumentov podjetja na daljavo, praktično kjerkoli
• Hitrejša likvidacija računov
• Majhna možnost izgube dokumentov ob upoštevanju varnostnih ukrepov IT
• Ni več zamudnega iskanja dokumentov v fizičnem arhivu
• Enostavnejša kontrola dostopa do podatkov in revizijska sled v eHrambi

Kakšen je prihranek v računovodstvu?

• Prihranek časa in stroškov, če se skenirani dokumenti odložijo v oblak in ne več dostavljajo računovodji v papirni obliki.
• Popolnoma brezpapirno poslovanje, vsi podatki v oblaku.
• Manjši stroški pisarniškega materiala.
• Lažje sodelovanje med strankami in računovodskim servisom zaradi enostavnega uvoza v oblačno platformo, tudi če stranke uporabljajo programske rešitve, ki so povsem prilagojene njihovi dejavnosti.
• Izboljšana optimizacija poslovanja – elektronska izmenjava podatkov odpravi podvajanja dela, ker ni dvojnega vnosa podatkov in dokumentov, zmanjša se možnosti nastanka dodatnih napak pri ročnih vnosih.