Kako se izogniti katastrofi ob izgubi podatkov
Se vam je že kdaj zgodilo, da ste ob menjavi telefona izgubili celoten imenik? Zoprno, kajne? Ali pa se vam je pokvaril računalnik in je v trenutku izginil vaš celoten arhiv: od e-sporočil do datotek, vse pogodbe, dokumenti, slike. Verjetno bi v tistem trenutku dali vse, da bi lahko zavrteli čas nazaj in si uredili kopijo vseh podatkov. Zdaj pa pomislite, kako bi se počutili, če bi izgubili podatke in informacije na ravni celotnega podjetja. Blago rečeno bi to pomenilo popolno katastrofo. Delovni procesi bi se ustavili in kar nekaj časa bi trajalo, da bi se vaš vsakdan vrnil v ustaljene tirnice. Čas je denar, kar pomeni, da bi izgubili velike vsote denarja. Da ne omenjamo tega, da nekatere informacije in dokumenti ne bi bili povrnjeni, s čimer bi bili izgubljeni za vedno.
»To se pa meni že ne bo zgodilo« in Murphyjev zakon
Informacije so srce vašega poslovanja. E-sporočila, podatki o strankah, dokumentacija, računi, pogodbe, podatki o zaposlenih ipd. so podatki, brez katerih si ne morete predstavljati vodenja podjetja.
Če lahko gre kaj narobe, bo narobe tudi šlo. – Edward Aloysius Murphy
Brezbrižnost pri upravljanju z dokumenti lahko ogrozi vaše poslovanje
- Kaj bi storili, če bi nepričakovano izgubili velik del podatkov v podjetju zaradi vdora v informacijski sistem, naravne nesreče, požara ali okvare?
- Kako imate urejeno arhiviranje ključnih podatkov?
- Kako bi povrnili podatke v primeru izgube?
- Kakšen učinek bi to imelo na vsakodnevno poslovanje vašega podjetja?
Verjetno ste že slišali za varnostne kopije in kako pomembne so, niste pa mnenja, da se bo karkoli slabega lahko zgodilo vašemu podjetju, vašim podatkom. Roko na srce, taka brezbrižnost vas lahko drago stane. Pomislimo samo, kaj vse lahko gre narobe, kar vam lahko popolnoma ohromi – če ne celo onemogoči – poslovanje: nedelovanje strežnikov, tehnične napake, izguba arhivov, nenadgrajene baze, ki niso v skladu z veljavno zakonodajo, hekerski vdori, udari strele in požari, poplave, kraja podatkov itd. Verjetnost, da takšne nevšečnosti doletijo tudi vas, niso ravno velike, posledice pa so lahko za vaše podjetje usodne. Vsaka prekinitev toka podatkov in informacij igra zelo veliko vlogo pri kakovosti dela in donosnosti podjetja. Proaktivnost pri varovanju podatkov in ustrezna pripravljenost v primeru nezgod je zato ne le priporočljiva, temveč nujna.
Kako lahko sami poskrbite za varnost podatkov
Mnogo podjetij se še vedno ni podalo na pot popolne digitalizacije in veliko število dokumentov ter informacij še vedno hranijo v mapah, arhivih po podjetju, na internih strežnikih itd. V kolikor pri svojem delu uporabljate poslovni informacijski sistem PANTHEON, imate možnost, da na povsem enostaven način poskrbite za varnost svojih podatkov – uredite lahko varnostno kopijo (backup) baze podatkov prav tako pa lahko vse dokumente, ki »krožijo po vašem podjetju«, prenesete v dokumentni sistem (DMS), s čimer si prihranite mnogo časa, frustracij in nepotrebnih skrbi, saj bodo vaši podatki varno shranjeni na najbolj varovanih strežnikih v Sloveniji – strežnikih Telekoma Slovenije.
Zagotovite si varnostno kopijo baze podatkov
Smisel kopiranja podatkov na varno je v tem, da lahko enostavno, hitro in brez motenj obnovimo izgubljene podatke. Varna hramba, dostopnost do podatkov in hitra obnova podatkov so ključne prednosti, ki bodo zagotovile, da boste poslovali brez skrbi in strahu pred izgubo podatkov, obenem pa boste v najslabšem primeru vse podatke enostavno obnovili in hitro nadaljevali z delom.
Ko se boste odločali o kreiranju varnostnih kopij podatkovnih baz, se bodo pojavila vprašanja o tem, kakšne so vaše možnosti, kdo naj bi delal varnostne kopije in kako, kje v programu se to uredi ipd. Predlagamo, da skupaj z našimi svetovalci ugotovimo, kakšna so vaša pričakovanja, koliko prostora za shranjevanje potrebujete in kako varnostno kopiranje naročite. Več informacij o paketih in cenah varnostnega kopiranja lahko pridobite na povezavi ali pri naših svetovalcih (01 252 89 50, prodaja@datalab.si).
Shranite vso dokumentacijo v eDokumentacijo
Dokumentni nered je glavni vzrok za organizacijski kaos in brez orodja za optimizacijo in upravljanje z informacijami bodo podjetja težko, če sploh, pridobila vse informacije, ki jih potrebujejo za uspešno poslovanje v dobi digitalne preobrazbe.
eDokumentacija je skladišče vse dokumentacije, ki se uporablja v podjetju. V dokumentacijo shranjujemo prejeto in izdano pošto (skupaj z vodenjem poštne knjige), vso računovodsko dokumentacijo (kontne izpiske, zaključke let, opomine itd.), komercialno dokumentacijo (npr. pogodbe in anekse) tehnično dokumentacijo (npr. navodila za uporabo, garancijske liste). Skratka VSE dokumente, ki smo jih vlagali v mape, ali pa papirje, ki so krožili po podjetju. S pomočjo elektronske hrambe dokumentov torej avtomatizirate in centralizirate vse podatke, ki se nahajajo v podjetju. Gre za organizacijo, varovanje, zajem, digitalizacijo, označevanje ter urejanje dokumentacije.
Zakaj potrebujete eDokumentacijo – elektronsko hrambo dokumentov
- Ker želite poslovati pregledno, hitro in učinkovito.
- Ker želite hitreje in učinkoviteje upravljati z dokumenti.
- Ker želite imeti podatke in informacije varno shranjene.
- Ker želite centralizirati zbirko podatkov na enem mestu.
- Ker želite znižati stroške upravljanja z dokumenti.
Brez vzpostavljenega sistema za avtomatizacijo, varovanje in okrepitev varnosti dokumentov kot nujnih sredstev podjetja, informacij v teh dokumentih ne boste mogli v celoti izkoristiti oz. vam informacije zaradi svoje razdrobljenosti ne bodo dale polne vrednosti.
S tem, ko boste uredili, organizirali in digitalizirali dokumente in informacije v svojem podjetju, bo delo v podjetju lažje steklo, manj bo zmede in založenih dokumentov. Hitrejše, lažje in digitalizirano operiranje z dokumenti bo pozitivno vplivalo na vaše zaposlene, saj manj papirologije pomeni več časa, ki ga lahko posvetite svojemu primarnemu delu.
Če želite dokumentni sistem vzpostaviti tudi za svoje podjetje, se obrnite na naše svetovalce (01 252 89 50, prodaja@datalab.si) oziroma si pakete eDokumentacije oglejte na povezavi. Poskrbite, da bodo vaši neprecenljivi podatki varno shranjeni in enostavno dostopni.
