Potrebni koraki za uspešno implementacijo poslovnega programa
Že večkrat smo omenjali ključne dejavnosti, ki so nujne, da je lahko implementacija poslovnega programa uspešna. Govorili smo o ključnih korakih implementacije ob dveh priložnostih, in zdaj je na vrsti, da se lotimo nečesa, kar bi lahko preprosto imenovali napisani načrt implementacije.
Čemu je pisni načrt namenjen? V prvi vrsti daje seznam vsega, kar se v podjetju dogaja (poslovni procesi, resursi, ljudje, dejavnosti …). Nato je treba v načrtu opisano poiskati, tako seznam želenih ciljev kot pričakovanj od implementacije poslovne rešitve ERP-kategorije, nato seznam potrebnih podatkov, obveznih in želenih poročil in, na koncu, seznam konkretnih dejavnosti in zadolžitev, ki vodijo do cilja: uspešne implementacije ERP-ja.
Na koncu je potrebno načrt deliti vsem zainteresiranim in vključenim v proces implementacije poslovnega programa, kot svojevrstni vodnik in opomnik k uspešnemu cilju!
Poslovne zahteve in seznam procesov
Kaj želite doseči z implementacijo ERP-ja? Izboljšanje procesa? Dvig produktivnosti? Učinkovitost in predmetnost procesa? Enostavnejše delo? Standardizacijo poslovanja? Lažje usposabljanje novih ljudi? Ciljev in zahtev je lahko veliko, kateri pa so pomembni za vas, se odločate v tem koraku.
Zaradi tega je pomembno, da temu koraku posvetite dovolj časa, da boste lahko na podlagi zadanih ciljev in zahtev ustrezno postavili oceno in načrt dejavnosti. Zakaj? Enostavno zato, ker ni vse na isti ravni prioritet, ko pa veste, kaj je za vas pomembno in kakšen je vaš cilj, se boste lažje odločili, katere stvari morate najprej narediti.
Nadalje, v tem koraku je treba narediti tudi oceno obstoječega stanja. To se najpogosteje opravlja tako, da se zabeležijo trenutno dejavni poslovni procesi in zatem se ocenjuje, kaj je možno izboljšati. Bodite pozorni na to, da na tem mestu ni nujno, da kar koli izboljšujete. Enostavno napišite, kako trenutno delate in zabeležite procese. Prav tako zabeležite tudi povezave med procesi. Oziroma poskusite ugotoviti, kdaj se en proces konča in kdaj se drugi začne. Še boljše, skicirajte (na papirju) procese in tokove dejavnosti znotraj teh procesov. Na ta način boste kasneje lahko zelo učinkovito izkoristili vse prednosti funkcionalnosti PANTHEON Workflow s katero boste avtomatizirali in organizirali poslovne procese v podjetju.
Strategija migracije in nadgradnje podatkov
Pisali smo že o pomenu podatkov za kakovostno poročanje v enem od predhodnih besedil. Eden izmed največjih izzivov sodobnega poslovanja je identificiranje in zbiranje relevantnih podatkov, nujnih za ustrezno poročanje. Pogosto se pozablja, da je ta faza ena izmed najpomembnejših, da pa je možno v fazi priprave implementacije zelo elegantno opraviti revizijo obstoječih potreb po podatkih in poročilih.
Podatki so ključ. Podatki so premoženje podjetij. Podatki so osnova za informacije. Od kakovosti podatkov je odvisna kakovost informacij, ki jih bo podjetje pridobivalo iz informacijskega sistema.
In pogosto je kakovost podatkov na zelo nizki ravni. Razlogi so številni, eden izmed najpogostejših pa je ta, da se podatki ne upoštevajo. Podatki se ne opazujejo na isti način kot drugo premoženje podjetja. Zato je zelo pomembno v načrt implementacije vključiti tudi strategijo migracije in nadgradnje podatkov.
Preverite, katere podatke potrebujete, katere ste podedovali iz starega sistema, »ker je tako moralo biti«, in preverite, kateri morajo ostati. Najpomembnejše, preverite in ugotovite, kateri novi podatki so za vas pomembni pri prihodnjem delu.
Nujna in želena poročila
Poročanje je za menedžment ena izmed ključnih komponent uspešnega upravljanja podjetja. Na podlagi podatkov in informacij vodstva sprejemajo poslovne odločitve, načrtujejo poslovne dejavnosti, organizirajo in nadzorujejo. Vsi ti podatki in informacije so najpogosteje predstavljeni v nekakšnih poročilih. Zaradi tega je poročanje zelo pomembno za učinkovito in predmetno upravljanje podjetja. Na podlagi poročil se sprejemajo razne odločitve – od rutinskih dnevnih operativnih odločitev, prek reševanja kratkoročnih težav in srednjeročnih odločitev na menedžerski ravni ter vse do strateških dolgoročnih odločitev in nadzora rezultatov in dejavnosti.
V načrtu je zelo pomembno definirati, katera poročila so za vas obvezna, katera pa za usmerjevalce, poleg tega definirajte, katerih poročil zdaj nimate, a bi jih želeli imeti. Bodite pragmatični in to dejavnost »povežite« s strategijo migracije podatkov. Ker če nimate podatkov, ne boste imeli niti poročil.
Zato imejte zanesljive, pravočasne in točne informacije kot osnovo za poslovno odločanje.
Ocena časa in načrt dejavnosti
Na koncu je pomembno narediti okvirno oceno časa in načrt dejavnosti za implementacijo ERP-sistema. Za začetek okvirna ocena identificira ključne točke med samo implementacijo, načrt dejavnosti pa »razbija« te ključne točke na konkretne dejavnosti s konkretnimi zadolžitvami ljudi, ki bodo te dejavnosti opravljali skupaj z njihovim trajanjem.
Gre lahko za Gantogram ali kateri drugi sistem za spremljanje dejavnosti projekta, vendar je zelo pomembno, da takšna ocena in načrt obstajata. Kako boste sicer spremljali napredek implementacije?
Pomembno je omeniti, da ni nujno, da vnesete vse možne dejavnosti, temveč je pomembno, da vnesete tiste dejavnosti, ki se jih lahko v danem trenutku spomnite, to pa pomeni tudi razmišljanje in preučevanje korakov, ki vas čakajo med samo implementacijo.
Vsekakor se bodo pojavila odstopanja od tega načrta in to je v praksi normalno, vendar pa je zelo nevarno, če nimate nobenega načrta, saj na takšen način implementacija skoraj zagotovo dobi neki svoj tok, ki ga je težko upravljati, tega pa ne želite.
