Spletno poslovanje izboljša sodelovanje računovodje in stranke

Spletna programska oprema nudi boljšo uporabniško izkušnjo – tako stranki kot računovodji.

Zadnja dva meseca sta prinesla drastične spremembe na vseh področjih poslovanja. Tako mala podjetja kot računovodje in računovodski servisi so morali svoje delo prilagoditi novim razmeram. Digitalizacija računovodstva in brezkontaktna izmenjava dokumentov sta praktično čez noč postali realnost.

»Če se pred razglasitvijo epidemije podjetja niso zavedala ali morda niso verjela v moč in potrebo po digitalizaciji svojega poslovanja, se je njihovo mnenje v tem času spremenilo. Brezpapirno poslovanje je postalo imperativ, podjetja so se začela pospešeno odločati za najem naprednih storitev in programskih rešitev v oblaku. Te so tudi idealna kombinacija za delo med računovodskim servisom in podjetnikom,« ugotavlja Senka Šrot, tehnolog storitvenega oddelka v podjetju Datalab SI d.o.o..

 

Računovodstvo v oblaku

Računovodstva se za programske rešitve v oblaku najpogosteje odločajo zato, ker jim te nudijo možnost uporabe za več nepovezanih poslovnih subjektov v okviru enotne licenčne sheme. Večina naprednih programskih rešitev, npr. PANTHEON, imajo licence urejene na način, da računovodje lahko dostopajo do vseh baz svojih strank.. Večina licenčnih shem v oblaku je prilagodljivih, torej imajo računovodstva vedno možnost najema dodatnih licenc ali zmanjšanja števila licenc in tako plačujejo le tisto, kar dejansko potrebujejo in uporabljajo.

Ker računovodje skupaj s strankami delajo na isti bazi podatkov, ni potrebe po dvojnem vnašanju ali uvozu podatkov. To omogoča tudi učinkovitejšo izmenjavo dokumentov med računovodstvom in stranko, saj se zaradi virtualne izmenjave prihranita čas in denar. Vse dokumente, ki jih stranka uvozi v oblak, takoj vidi tudi računovodstvo. Na ta način se računovodja izogne tudi iskanju dokumentov po fasciklih, saj računovodska rešitev v oblaku predstavlja centraliziran sistem za hrambo vseh dokumentov, ki sicer krožijo po podjetju in so hranjeni na različnih lokacijah ali fasciklih.

Računovodska rešitev v oblaku računovodji in stranki omogoča dostop kadarkoli in s katerekoli naprave, ki ima internetno povezavo. To uporabnikom omogoča mobilnost in možnosti dela od koderkoli, torej tudi od doma in na daljavo. Rešitev v oblaku omogoča dostop do aktualnih podatkov in analiz, kar posledično pozitivno vpliva na sprejemanje odločitev in prispeva k večji transparentnosti poslovanja. Tako računovodja ali računovodski servis pa se izogne strošku vzdrževanja lastne strežniške infrastrukture in skrbi za urejanje nadgradenj, saj so nadgradnje avtomatske, za vse popravke in skladnost z zakonodajo pa skrbi ponudnik rešitve.

Zelo dobro je poskrbljeno tudi za varnost. »Varnost podatkov je še ena izmed prednosti. Ob uporabi rešitve PANTHEON Cloud ali Web v gostovanju so podatki podjetij varno hranjeni na Telekomovih strežnikih, prav tako pa se avtomatsko izdelujejo tudi varnostne kopije. Ni strahu, da bi podatke izgubili oziroma bi se ti uničili,« doda Šrotova.

eKnjiženje

Poslovni program PANTHEON obvlada najrazličnejše elektronske obdelave dokumentov, tudi t. i. eKnjižbe. eKnjiženje je sistem za samodejno prepoznavanje vsebine skeniranih računov oziroma dokumentov, ki omogoča zajem in razpoznavanje podatkov iz papirnatega dokumenta v obliko eRačuna, v nadaljevanju pa še avtomatsko knjiženje v saldakonte in glavno knjigo. Ob uporabi eKnjižb torej odpade potreba po ročnem vnosu oziroma pretipkavanju dokumentov, močno se zmanjša možnost napak. Poleg tega je eKnjiženje bistveno cenejše in hitrejše od ročnega vnosa podatkov. Računovodja na ta način svoje delo opravi hitreje, ustvarjene prihranke pa lahko prenese tudi do strank v obliki cenejših storitev.