PANTHEON Workflow – kaj vam lahko doprinese?

Vam je naslednja situacija znana: vsak dan počnete ene in iste dolgočasne, ponavljajoče se aktivnosti in naloge, ki vam vzamejo večji del dneva, medtem ko za »prave« stvari nikoli nimate časa? Vsak od nas se je zagotovo srečal s takšnimi kradljivci dragocenega časa. Mar ne bi bilo idealno – glede na to da pri poslovanju že tako ali tako uporabljamo računalnike – da bi mukotrpna rutinska opravila prepustili prav njim?

»V svoji osnovi je poslovni proces (workflow) enostaven recept za opravljanje določenih aktivnosti in nalog. Za vsak dober recept so potrebni vhodni podatki (sestavine), aktivnosti s katerimi se ti podatki obdelujejo (mešajo, kuhajo) in na koncu proizvod oz. rezultat (okusen obrok). Vse, kar morate narediti je, da PANTHEON »napolnite« z recepti svojih poslovnih procesov.«

Kaj je PANTHEON Workflow in kaj omogoča?

PANTHEON Workflow je nova funkcija rešitve PANTHEON ERP, ki vsem uporabnikom omogoča naslednje: vizualizacijo funkcij in procesov, merjenje, analizo, izboljšavo ter nadzor vseh procesov. Poleg tega  omogoča tudi enostavno vpeljavo uredbe GDPR v poslovanje, brezpapirno potrjevanje dokumentov v celotni organizaciji, avtomatsko posredovanje delovnih nalog odgovornim osebam, avtomatsko obveščanje po e-pošti o statusu in aktivnosti v procesu, izvrševanje specifičnih akcij nad podatki v bazi podatkov ter analiza uspešnosti izvršenih nalog. Na voljo je tudi robusten sistem spremljanja trajanja vseh nalog in aktivnosti, da bi lažje ugotovili, kaj se je tekom izvrševanja aktivnosti procesa »zataknilo«.

Z uporabo elektronskih računov (e-računov) bo enostavno avtomatizirati tudi pošiljanje elektronsko podpisanih računov kupcem z uporabo tehnologije OCR (Optical Character Recognition – optična prepoznava znakov), ki je trenutno v PANTHEON-u v pripravi, pa bo v prihodnje omogočeno prepoznavanje ključnih elementov računa. To pomeni, da bo z OCR mogoč avtomatski »prepis« podatkov z dokumentov v program, kar bo nadomestilo ročno prepisovanje. To je zagotovo še ena izmed zoprnih nalog, kjer lahko programska oprema zamenja človeški napor.

Vizualizacija omogoča grafično predstavitev (v obliki diagrama) toka poslovnega procesa in z njim povezanih aktivnosti. Merjenje omogoča potrjevanje ustreznih vrednosti ciljnih rezultatov. Analiza omogoča primerjavo med različicami korakov istega poslovnega procesa, s čimer lahko te korake optimiziramo. Izboljšanje kot posledica analize pomeni, da izberemo najučinkovitejši način opravljanja nekega procesa in da se ta način uporabi na analiziranem procesu oziroma procesih. Nadzor oziroma kontrola omogoča preverjanje, ali se vse aktivnosti odvijajo v skladu z definiranim procesom.

To predstavlja prednost analize in optimizacije poslovnih procesov, ki temeljijo na podatkih, pridobljenih med vsakodnevnim delom.

Nevidni procesi in podatki

Če pogledate katerokoli podjetje, ne boste videli ne procesov in pogosto tudi nobenih podatkov; videli boste ljudi, ki opravljajo svoje vsakodnevne aktivnosti. Te aktivnosti generirajo podatke, odvijajo pa se po določenih pisnih (in tudi nezapisanih!) pravilih in zakonitostih. Poslovni procesi so torej prisotni povsod, vendar so nekako očem nevidni. Ta problem se rešuje z uporabo poslovnih standardov, pisanjem navodil, procedur, internih pravilnikov ipd.  Opisi in diagrami tokov procesov so do sedaj bili shranjeni izven poslovnega programa v dokumentih, internih mapah na strežnikih ali v internih navodilih na spletnem portalu za zaposlene. Takšne dokumente zaposleni redkokdaj preberejo, večinoma le takrat, ko je to neizogibno oziroma ko želijo dokazati, zakaj nekaj je oziroma ni narejeno.

Ker so se sami procesi odvijali po pravilih, ki niso bila nikjer opisana, korake pa so poznali le nekateri posamezniki, je bila možnost nadzora – še posebej pa možnost izboljšanja procesov – zelo omejena. Z uporabo orodja PANTHEON Workflow lahko takšni in podobni problemi postanejo preteklost. Kako?

Praktična uporaba v PANTHEON-u

V svoji osnovi je poslovni proces (workflow) recept za opravljanje določenih aktivnosti in nalog. Za vsak dober recept potrebujemo vhodne podatke (sestavine), aktivnosti, s katerimi se ti podatki obdelujejo (mešajo, kuhajo), in na koncu proizveden rezultat (okusen obrok). Vse, kar morate narediti, je to, da PANTHEON napolnite z recepti svojih poslovnih procesov.

V PANTHEON-u lahko vsak poslovni proces predstavimo vizualno kot diagram izvrševanja nalog. Naloge so lahko različne: odpiranje obrazcev, potrjevanje dokumentov, pošiljanje elektronske pošte, izvrševanje programske kode ali dodeljevanje nadaljnjih nalog in navodil, kako izvršiti naslednje korake. Na ta način vnaprej definirani procesi olajšajo in pohitrijo delo, hkrati pa tudi zmanjšajo stroške dela.

Vizualno prikazani poslovni procesi  so preglednejši – tudi tisti najkompleksnejši. Grafični prikaz nam omogoča, da novim zaposlenim hitro in enostavno pojasnimo, kaj in kako. Pravzaprav nam niti ni treba veliko pojasnjevati (v teoriji seveda), saj PANTHEON z avtomatizacijo vsakega uporabnika vodi čez vnaprej definiran diagram toka poslovnega procesa. Na ta način se izognemo problemu »površnega branja navodil«.

S pomočjo PANTHEON-a in v PANTHEON-u definiranih poslovnih procesov program enostavno preverja zaporedje korakov,  pri tem pa se na naslednji korak preide le v primeru, da so izpolnjeni vsi pogoji (pravilno izvršeni prejšnji koraki). Tako so uporabniki lahko prepričani, da se bo proces vedno odvijal na isti način brez nepotrebne improvizacije.

Malo tehnike – brez tega danes ne gre

Vsaka naloga se začne kot posebna instanca in avtomatsko izvršuje naloge ali uporabniške naloge, pošilja pojasnila na vnaprej določen e-naslov o predhodnih in sledečih korakih, izvršuje spremembe v bazi glede na definicijo naloge. To, kar je pomembno je, da spremembe poslovnega procesa ne vplivajo na naloge, ki se že izvršujejo. Definicije poslovnih procesov so shranjene v PANTHEON-ovi bazi podatkov. Tako je vse shranjeno na enem mestu. Na kratko: Prednosti, ki jih podjetjem ponuja PANTHEON Workflow so večji nadzor, nižji stroški, enostavnejši in hitrejši dostop do podatkov.

PANTHEON Workflow – prvi koraki

Najprej moramo pripravit poslovni proces. To pomeni, da je potrebno pripraviti seznam dokumentov, ki se uporabljajo ali kreirajo v nekem poslovnem procesu in njihovo premikanje po podjetju. Namig: najbolje je, da najprej na papirju skiciramo, kako poteka poslovni proces, kateri koraki so potrebni in kakšne so naloge. Po tem je potrebno definirati, kje se proces začne in kje konča.

V dem delu se najpogosteje ugotovi, da vsi vpleteni delujejo podobno, vendar ne enako, kar pomeni, da so si v skladu s svojimi navadami prilagodili poslovni proces svojim zahtevam. Zaradi tega je prvi korak zelo pomemben, saj se na tem mestu zgodijo že prve spremembe in optimizacije, ki vam bodo v prihodnje olajšale delo.

Četudi vam v prvem poskusu definiranje idealnega toka procesa ne uspe, to ni nič drastičnega, saj lahko v PANTHEON-u tudi kasneje spreminjate in prilagajate vse v PANTHEON-u predhodno definirane procese.

Morda se vam na prvi pogled zdi popis poslovnega procesa enostaven, vendar boste hitro spoznali, koliko malih korakov je potrebnih, da se izvrši preprost proces, kot je recimo sprejem vhodnega računa.

Kaj pa podatki? Kaj pa GDPR?

Če imate arhiv, papirne dokumente, opise procesov ali podatke izven sistema ERP, potem je skrajni čas, da te podatke počistite, prostor, namenjen arhivu, pa posvetite nečemu drugemu.

Zakaj je to pomembno? Konec maja 2018 je v veljavo stopila nova Splošna uredba EU o varstvu podatkov (GDPR). Uredba med drugim ureja tudi izbris podatkov. Da uporabnik ne bi rabil razmišljati kdaj brisati podatke, se lahko v ta namen pripravi poslovni proces, ki se bo začel na dan brisanja podatkov.

Vnesen predračun je enostavno spremeniti ali izbrisati, problem pa nastane pri osebnih podatkih, ki se nahajajo povsod v sistemu in so povezani z neštetimi aktivnostmi in operacijami. Če vzamemo najpreprostejši primer, recimo, da želimo odstraniti podatke o komercialistu, ki je pripravljal dokumente in bil zaposlen v podjetju pred 10 leti. Kako najlažje zagotoviti izbris njegovih podatkov; obstaja enostavna rešitev? Obstaja, če uporabljate PANTHEON.

Pri podobnih zahtevah v veliki meri pomaga klasifikacijski načrt. Ko pripravljamo klasifikacijski načrt, je pomembno, da za vse dokumente in podatke določimo obdobje hranjenja podatkov, ki je določen z zakonom, kot tudi lokacijo shranjevanja podatkov.

Opozoriti moramo na to, kar je tudi v skladu z idejo varnega upravljanja z informacijami, da se v klasifikacijskem načrtu eksplicitno določi, kje se hranijo podatki v vsakem poslovnem procesu. To je še posebej pomembno, če skenirate dokumente ali jih prejemate preko e-pošte, kar pomeni, da je kraj nastanka dokumenta izven PANTHEON-ove baze podatkov, kot je to na primer pri prejetih računih.

Niti en sam proces ni otok

Vse poslovne procese se da med seboj povezati, torej je mogoče uporabljati več procesov znotraj enega procesa. To pomeni, da se lahko ustvarijo kompleksni procesi, ki so sestavljeni iz več pod-procesov. Zato je izredno pomembno, kdaj se procesi definirajo, saj moramo najprej razumeti in razdelati osnovne operacije, ki jih lahko pozneje uporabimo tudi v drugih, kompleksnejših procesih.

Če smo recimo definirali poslovni proces skeniranja računa, ga lahko priključimo kateremu koli drugemu drugem procesu, ki vključuje skeniranje računov. Zelo enostavno kateri koli račun (vhodni ali izhodni) obdelamo na enak način: skeniramo, klasificiramo in shranimo na za to odrejenemu mestu. Hitro lahko opazimo, da je klasifikacija nov podproces, ki vsebuje svoje aktivnosti. Vsak skenirani in klasificirani dokument se bo moral (vsaj na začetku) pregledati iz preprostega razloga, da se tudi ročno potrdi, da je vse potekalo tako kot mora. Tudi proces pregleda dokumenta je diskreten proces, ki se lahko zopet uporabi v drugih poslovnih procesih.

Medsebojna povezanost vseh »stvari«

Ideja je jasna: Vse procese je potrebno popisati, ugotoviti, kateri procesi se ponavljajo tudi v vseh ostalih procesih in tudi njih definirati kot procese. Vsi procesi so namreč medsebojno povezani, podprocesi pa se aktivirajo na za to določenih mestih. Vse procese lahko zaženete ročno ali avtomatično ob določenem času v skladu z definiranimi dogodki, aktivnostmi in nalogami.

Vse je povezano, le da je to sedaj s PANTHEON Workflowom jasno razvidno – gre za t. i. holistični pristop k poslovanju, podatkom in procesom. Tudi vi lahko na ta način uredite svoje poslovanje, kakorkoli želite. Ostaja le vprašanje: katere procese želite avtomatizirati s pomočjo PANTHEON Workflowa?

 

Vir: PC Press/Maj 2018