Nič več ročnega vnašanja podatkov – Štiri rešitve, ki opravijo delo namesto vas

Ker je v današnjem hitro spreminjajočem se poslovnem okolju učinkovitost ključnega pomena vam bomo v tem članku predstavili štiri rešitve za avtomatizacijo obdelave dokumentov, ki jih lahko uporabljate znotraj PANTHEON modula eKnjižbe. To vam omogoči ogromen prihranek časa in zniža administrativne stroške.

Spodaj predstavljamo prednosti vsake storitve, ki poenostavljajo vaše delovne procese.

 

Težava: Visoki administrativni stroški

Ročna obdelava dokumentov predstavlja veliko breme za podjetja, še posebej tista, ki se vsakodnevno srečujejo z velikimi količinami dokumentov v fizični obliki.

Zanašanje na ročni vnos porablja dragocen čas zaposlenih in povečuje tveganje za napake, kar vodi do dragih popravkov in zamud. Vsak korak ročnega procesa – od razvrščanja in vnosa podatkov do odobritve – dodaja plasti kompleksnosti in neučinkovitosti celotnemu sistemu. Kot rezultat lahko administrativni stroški enormno narastejo, saj to onemogoča zaposlenim, da bi se posvetili bolj strateškim nalogam.

 

Rešitev: Avtomatizirajte zajem podatkov z modulom eKnjižbe

Avtomatizacija vašega procesa vnosa podatkov je znatno cenejša, hitrejša in učinkovitejša od ročnih metod. Obdelate lahko več dokumentov hkrati, potrebno jih je le pregledati in potrditi, brez da bi jih morali ročno vnašati. Naša rešitev prepozna in zajame vse potrebne podatke za vnos prejetih dokumentov v ERP sistem in povečuje hitrost obdelave za tudi do 50%. Z naprednimi modeli inteligentne obdelave dokumentov (IDP) se podatki prepoznajo s 95-odstotno natančnostjo, kar je ekvivalentno natančnosti pri ročnem vnosu, skupaj s pregledom pa skupna natančnost doseže tudi 99 %.

 

Pri računovodskih družbah to odpravi potrebo po prenosu fizičnih dokumentov s strani strank; vaše stranke lahko skenirajo dokumente na svoji lokaciji, podatki pa se avtomatsko pošljejo v eDokumentacijo PANTHEON za obdelavo.

 

Prednosti naših štirih rešitev

Naše rešitve zadostujejo različnim potrebam, saj ponujajo različne ravni avtomatizacije in prepoznavanja podatkov:

eText (OCR) je klasična rešitev za optično prepoznavanje znakov (OCR), ki vse skenirane dokumente prebere in jih pretvori v obliko, ki vam omogoča iskanje po njihovi vsebini. Podpira vse jezike, kot tudi različne pisave (cirilica, pismenke, latinica, …)

eText – praktični primer: v Pantheonu imate arhivirane vse dokumente. Ker pišete novo pogodbo, v kateri potrebujete enako klavzulo, kot v prejšnjih pogodbah. Ker ne morete najti njenega osnutka, lahko v iskalni niz v Pantheon-u vpišete besedo »klavzula« in eText vam bo našel vse dokumente, ki vsebujejo ta iskalni niz. Tako lahko dokument preprosto prenesete in kopirate vsebino klavzule, ki jo naknadno prilagodite.

Typless je rešitev za pametno prepoznavo računov s skeniranih ali tekstovnih PDF dokumentov. Z uporabo umetne inteligence prepozna podatke prejetega računa in samodejno izpolni predloge, pripravljene za knjiženje.

Typless – praktični primer: Typless prepozna vse metapodatke z računov (ime izdajatelja, ime prejemnika, davčne številke, datumi plačil, izdaje in opravljanja, IBAN, kodo, referenco ter davčne stopnje skupaj s končnim zneskom za plačilo)

Typless PRO je napredna različica Typless, ki ima razširjeno zmogljivost prepoznavanja katere koli vrste dokumenta, in ni omejen samo na račune. To omogoča prepoznavo poljubnega nabora podatkov, na primer številka naročilnice, dobavnice, interna številka partnerja, številka serije produkta itd. Tako lahko v celoti avtomatiziramo in prilagodimo zajem podatkov za vaš poslovni proces obdelovanja dokumentov.

Typless PRO – praktični primer: Poleg osnovnih prepoznav, ki jih nudi Typless, Typless PRO prepozna še postavke na računu ali drugem dokumentu skupaj s poljubnimi polji znotraj ali izven njih (lahko prepozna samo količino in znesek ter ime postavke, lahko pa tudi številko naročila, šifro izdelka ipd.)

Z Accountless priporočilnim sistemom bo knjiženje faktur postalo enostavnješe kot še nikoli! Prilagojen model se iz vaših preteklih knjižb nauči vaših vzorcev in specifik za posamezna podjetja. Model vam nato ponudi več kombinacij kontov, ki vam bodo olajšale postopek knjiženja. Sami boste predlog le še potrdili ali ga ustrezno dopolnili. Hitrejši izbor in boljše knjižbe. Osredotočite se na strateške dejavnosti in prihranite do 84 % časa, ki se običajno porabi za ročno knjiženje računov.

 

Povezovanje vseh vaših sistemov: eText (OCR), Typless in Accountless

Integracija vseh omenjenih rešitev ustvari brezhiben delovni proces – od skeniranja dokumentov do vnosa podatkov, brez ročnega posredovanja. Integracija teh rešitev naslavlja pogoste izzive in prinaša revolucionarno spremembo v načinu obdelave dokumentov.

 

Za koga?

Rešitev je koristna za veliko področij, od računovodskih družb, ki želijo izboljšati svoje delovne procese, podjetij, ki želijo avtomatizirati vnos prejetih dokumentov, kot so računi, potnih nalogi, dobavnice, pogodbe in podobno, do vseh, ki se želijo izogniti zamudnemu opravilu ročnega vnosa podatkov.

 

Koristi: Znatni prihranki in povečanje produktivnosti

Z zmanjšanjem dela pri ročnem vnosu tako poskrbite za poenostavitev vaših procesov. Zaposlene pa prerazporedite na naloge, ki prinašajo dodano vrednost. To pomeni neposredne prihranke pri administrativnih stroških kot tudi povečanje splošne učinkovitosti.

Ne gre za nadomeščanje delovnih mest – gre za nadgradnjo vlog in omogočanje zaposlenim, da prispevajo k delu z višjo dodano vrednostjo.

 

Rezultat? Večje zadovoljstvo pri delu, povečana motivacija in produktivnost med zaposlenimi. Dodatno pa tudi izboljšana poslovna uspešnost ter možnost sodelovanja z več strankami, kar vodi do večjih prihodkov vašega podjetja.

 

Ste pripravljeni na preobrazbo svojega delovnega procesa?
Ne dovolite, da vas ročno vnašanje podatkov ovira. Poenostavite obdelavo dokumentov in znižajte stroške z eKnjižbami. Naj naši inteligentni sistemi opravijo monotono delo, da se lahko osredotočite na tisto, kar je res pomembno – rast vašega podjetja.

Stopite v stik z nami še danes, da izveste, kako lahko naše rešitve prilagodimo vašim potrebam. Avtomatizirajte svoje delovne procese z eKnjižbami in opazujte rast vaše produktivnosti!