Ali ste pripravljeni na spremembe zakona o vodenju evidenc delovnega časa?
Vodenje evidenc o izrabi delovnega časa je ena od ključnih nalog za vsako podjetje. Pravilna evidenca delovnega časa ne zagotavlja le skladnosti s predpisi, ampak omogoča tudi boljši nadzor večjo preglednost nad delovnim procesom. V poslovnem svetu in v zakonodaji v zadnjem času prihaja do sprememb, ki – če še niso – zelo verjetno še bodo vplivale na način, kako podjetja vodijo te evidence. Ste pripravljeni na spremembe?
Spremembe v zakonodaji, spremembe zaradi načina dela in v zahtevah zaposlenih postavljajo delodajalcem nove izzive in obveznosti. Nedavno je začela veljati nova novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki prinaša številne spremembe in poostruje sankcije za neupoštevanje zakonodaje.
Obveznost vodenja evidenc delovnega časa za vsa podjetja
Nova zakonodaja širi obveznost vodenja evidenc o izrabi delovnega časa na različne kategorije zaposlenih. Poleg redno zaposlenih oseb se mora zdaj voditi evidence tudi za osebe, ki delo opravljajo občasno ali začasno, kot so študenti, dijaki ali osebe, ki delajo preko pogodb. To pomeni, da mora imeti podjetje natančne in ažurirane evidence za vse osebe, ki sodelujejo v delovnem procesu. Edina izjema so podjetja, ki imajo izključno samo enega zaposlenega (s.p.).
Povečanje obsega podatkov v evidenci
Nova zakonodaja zahteva, da evidenca o izrabi delovnega časa vsebuje več podatkov kot prej. Poleg števila opravljenih ur morajo biti zabeleženi tudi vrsta delovnega časa (polni delovni čas, krajši delovni čas), ure nadurnega dela, neopravljene ure in drugo. Te podatke bo treba dnevno beležiti in vzdrževati.
Pravica delavcev do vpogleda v evidence
Nova zakonodaja daje zaposlenim pravico, da zahtevajo vpogled v evidence o izrabi delovnega časa. Delodajalci morajo zagotoviti, da so ti podatki zaposlenim dostopni bodisi v pisni obliki bodisi preko elektronskega sistema.
Elektronsko vodenje evidenc
V primeru predhodnih ali novo ugotovljenih kršitev lahko nadzorni organi naložijo delodajalcu obveznost elektronskega vodenja evidenc o izrabi delovnega časa. To pomeni, da mora biti podjetje pripravljeno na morebitno uvedbo elektronskega sistema za sledenje in evidentiranje delovnega časa.
Sankcije za kršitve
Nova zakonodaja prinaša višje globe za kršitve v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa. Delodajalci se lahko soočajo s kaznimi od 1.500 do 20.000 EUR, odgovorne osebe v podjetju pa so prav tako lahko kaznovane z globami od 150 do 2.000 EUR. Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc so globe še višje.
Kako se pripraviti na spremembe in zagotoviti zakonito vodenje evidenc o izrabi delovnega časa?
- Preučite obstoječe procese – Temeljito preučite svoje obstoječe procese vodenja evidenc o izrabi delovnega časa in identificirajte morebitne pomanjkljivosti.
- Jasno definirajte pravila delovnega časa – Določite jasna in pregledna pravila delovnega časa za vse zaposlene, vključno z razporeditvijo urnika, nadurami in odmori.
- Prilagodite sisteme in tehnologijo – Če še nimate uvedenih elektronskih sistemov za evidenco delovnega časa, razmislite o njihovi implementaciji. Uporaba teh sistemov lahko olajša sledenje in beleženje podatkov.
- Zagotovite dostop zaposlenim – Poskrbite, da bodo zaposleni lahko enostavno dostopali do svojih evidenc in jih pregledovali.
- Usposobite svoje kadre – Delodajalci in odgovorne osebe v podjetju naj bodo dobro seznanjeni s spremembami zakonodaje in obveznostmi glede vodenja evidenc.
- Redno pregledujte in posodabljajte evidence – Redno preverjajte, posodabljajte in vzdržujte svoje evidence, da bodo vedno skladne z zakonodajo.
Spremembe v vodenju evidenc o izrabi delovnega časa zahtevajo nekaj pozornosti in prilagoditev, vendar lahko pravilno ravnanje predstavlja tudi priložnost za izboljšanje delovnih procesov in boljše upravljanje zaposlenih. Ne pozabite, da je odgovornost za spoštovanje zakonodaje glede delovnega časa vedno na strani delodajalca, zato je ključnega pomena, da se pravočasno pripravite na spremembe.
