Novi predlog zakona o evidencah na področju dela

Ministrstvo za delo je ta mesec dalo v javno obravnavo predlog novele zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-1). Ta med drugim na novo opredeljuje pojem zaposlenega, predvsem pa želi nadgraditi trenutno veljavni zakon v smeri preprečitve zlorab, še posebej na področju vodenja evidenc. Iz predloga izhaja, da so cilji novele naslednji:

• jasnejša določitev razmerij, za katera je treba voditi jasno evidenco o izrabi delovnega časa;
• zagotovitev možnosti zaposlenega, da se seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa;
• zagotovitev učinkovitejšega inšpekcijskega nadzora in
• zagotovitev spoštovanja določb o delovnem času in zagotavljanju počitkov in odmorov.

 

Kaj to pomeni v praksi? Doslej je podjetje za vsakega zaposlenega lahko vodilo evidenco tako, da sta se vpisala le navzočnost zaposlenega na delovnem mestu in podatek, da je opravil določeno število ur dela na dan. Po novem predlogu zakona bo treba vpisovati tudi točne podatke o času prihoda delavca na delo in odhoda z dela, o obsegu izrabe odmora med delovnim časom in podobno. Vse to pa bo obvezno v elektronski obliki, pri čemer se bodo morali beležiti tudi vsi morebitni posegi v evidenco.

Prav tako se morajo po novem beležiti podatki za vsakega zaposlenega, ki dela na podlagi pogodbe o zaposlitvi, in tudi za vsakega, ki pri delodajalcu opravlja delo na kakršnikoli drugi pravni podlagi, pod pogojem, da je vključen v delovni proces delodajalca ali uporablja predvsem delovna sredstva, ki so del delovnega procesa delodajalca. V to kategorijo sodijo tudi študenti, zaposleni prek avtorskih in podjemnih pogodb idr.

Kako pravilno voditi evidenco o delovnem času?

Trenutna zakonodaja že zapoveduje beleženje delovnega časa, vendar se v predlogu novega zakona dodaja nekaj sprememb, s čimer bi lahko inšpektorji učinkoviteje nadzirali spoštovanje zakonodaje. Zakon predlaga, da se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo tudi:

• točen čas prihoda na delo in odhoda zaposlenega z dela;
• izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom (npr. odmora za malico);
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela (zlasti nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa);
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času;
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu in letu.

Predlog zahteva tudi obvezno vodenje evidence v elektronski obliki, da bi zagotovili boljšo verodostojnost te evidence, hkrati pa bo ta predstavljala podlago za lažji inšpekcijski nadzor. Tako mora biti na voljo tudi vsa sledljivost: beležiti se bodo torej morali vsi posegi v evidenco in vsaka naknadna sprememba podatka bo morala vsebovati tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe. Delodajalec bo moral delavcu zagotavljati vpogled v podatke iz evidence, prav tako pa ga bo moral do konca plačilnega dne pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za prejšnji mesec. Torej bo po novem treba poleg pisne plačilne liste izdati tudi obvestilo, v katerem bodo navedeni podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.

 

---

PANTHEON Web Light 

PANTHEON Web Light je spletna in uporabniku prijazna rešitev za vodenje celotnega poslovanja. Predstavlja enostaven način za spremljanje evidence delovnega časa od doma ali iz podjetja, za izdajanje in prevzem računov, naročil, predračunov ter potnih nalogov, za vodenje zaloge v skladiščih, inventure in za celostni pregled poslovanja.

VEČ

---

Lahkotno izpolnjevanje zakonskih pogojev s PANTHEON Web Light

Enostaven nadzor delovnega časa

Zaposleni ima pregled nad dejanskim delovnim časom in časom, ki se upošteva v obračunu plače za poljubno časovno obdobje z viški (nadurami) in manki ur. V evidenci delovnega časa zaposleni spremlja tudi svoje odsotnosti in ima pregled nad dodeljenim, koriščenim in preostalim dopustom.

Pregled prisotnosti zaposlenih v realnem času

Vodja lahko za vse zaposlene v realnem času preverja status prisotnosti, na primer, na kateri delovni obveznosti je trenutno: ima redno delo, službeni izhod (ter pri kateri stranki) ali je na malici ter preveri saldo ur.

Pripravljeno za izpis

Vsak zaposleni kot tudi vodja ali kadrovik lahko v .pdf formatu izpiše dejanske in plačane ure za poljubno obdobje.

Povezano s programom PANTHEON

Vsi podatki iz evidence časa se zapisujejo v PANTHEON-ovo podatkovno bazo v modul Kadri | Personalna mapa | Opravila, zato jih je možno pri pripravi prenesti v obračun plač preko gumba Prenos iz opravil. Poleg omenjene možnosti prenosa ur v plače je v Evidenco delovnega časa dodana še funkcionalnost izvoza delovnega časa v Excelovo datoteko, ki pa se ravno tako lahko uporabi za uvoz v PANTHEON pri pripravi obračuna plače preko čarovnika za uvoz podatkov.

Avtorizacija za vsakega uporabnika

Ker Evidenca delovnega časa po GDPR velja za občutljive podatke, so na tem področju urejene tudi avtorizacije. To pomeni, da lahko zaposleni vidi le svoje podatke, vodja pa vidi samo podatke tistih zaposlenih, ki jim je nadrejen. Preko avtorizacij je možno v PANTHEON-u nastaviti tudi časovno omejitev vpogleda, pisanja, spreminjanja in brisanja delovnega časa. Tako lahko zaposlenemu določimo avtorizacije, da lahko briše oz. spreminja podatke samo za trenutni dan ali pa za poljubno število dni za nazaj.

Zakonska skladnost pri evidenci delovnega časa

Rešitev Evidenca delovnega časa v PANTHEON Web Light omogoča delodajalcu, da enostavno dostopa do vseh podatkov za obračun plač in pripravi verodostojne podatke v primeru inšpekcijskega pregleda, saj ima takojšen vpogled v delovne ure in morebitne nadure zaposlenih.

 

Z uporabo PANTHEON Web Light granul enostavno kreirajte potne naloge, vodite evidenco delovnega časa in varno shranjujte dokumente na enem mestu. Trenutno velja akcijska ponudba treh granul za samo 1,99 €/uporabnika.

Granula Evidenca delovnega časa – Enostaven sistem načrtovanja in evidentiranja dela ter odsotnosti zaposlenih. Poleg evidentiranja delovnih ur zaposlenih s strani podjetja program vsakemu zaposlenemu omogoča dostop do lastnih delovnih ur, kontrole dopustov, bolniških odsotnosti ipd.

Poudarki:

• Kjerkoli in kadarkoli (delo od doma)
• Pregled v realnem času
• Spremljanje nadur in manjkajočih ur
• Časovna omejitev vnosa, pregleda in brisanja
• Nastavitev avtorizacij